As ameaças de invasões em sistemas digitais de informação de facility management (FM) são uma preocupação cada dia maior. Com a crescente necessidade de digitalização dos processos e o armazenamento de grandes volumes de informação, é mais importante do que nunca que os gestores de manutenção prestem especial atenção à segurança dos dados. Neste artigo, vamos explorar o que são roubos de dados no FM, porque acontecem, e o que os gestores de instalações podem fazer para evitá-las.

No contexto da manutenção e FM, o que são os roubos de dados?

No âmbito da manutenção e do facility management, um roubo de dados se refere ao acesso não autorizado ou ao roubo de informações sensíveis relacionadas com o funcionamento de determinado espaço ou equipamento. Isto pode incluir dados sobre funcionários, fornecedores, clientes ou mesmo sobre as próprias ações de manutenção. Exemplos de informação confidencial que pode ser comprometida em um roubo de dados desta natureza incluem informação de identificação pessoal (Personal Identifiable Information — PII), dados financeiros e protocolos de segurança de edifícios.

Por que os dados de manutenção estão sujeitos a esse tipo de exposição?

Quando falamos em manutenção e gestão de instalações, as invasões e roubos de dados podem ocorrer por várias razões. Essas são algumas das causas mais comuns:

  • Erro humano: os colaboradores da empresa, ou os fornecedores externos, expõem acidentalmente dados sensíveis ao não cumprirem protocolos de segurança adequados;
  • Ataques virtuais: hackers tentam obter acesso aos sistemas de informações digitais de uma empresa para roubar dados confidenciais;
  • Malware: softwares maliciosos são utilizados para obter acesso não autorizado aos sistemas de informações de uma empresa ou infraestrutura;
  • Ameaças internas: colaboradores ou fornecedores com acesso a informações confidenciais, de forma intencional, roubam ou divulgam esses dados;
  • Roubo físico: os registros físicos ou os dispositivos eletrônicos que contêm informações sensíveis desaparecem.

Consequências do roubo de dados no FM

Prejuízos financeiros

Um roubo de dados pode resultar em perdas financeiras significativas para as empresas de FM. Além dos custos de reparação ou substituição dos sistemas digitais e de reposição da segurança, podem também existir encargos legais, multas e pedidos de indemnização por parte dos lesados.

Risco de reputação e imagem

Um roubo de dados pode prejudicar a imagem e a reputação das empresas de FM. Os clientes podem perder a confiança na capacidade da empresa em preservar os seus dados, resultando em perda de negócios e de receitas.

Consequências legais

As empresas de manutenção e instalações que não cumprem as leis de proteção de dados podem enfrentar consequências legais, incluindo multas e ações judiciais movidas pelas partes lesadas.

Ruptura operacional

Um roubo de dados em empresas de manutenção e FM pode causar perturbações operacionais significativas. A perda de dados ou a falta de acesso a sistemas críticos, ainda que temporária, podem resultar em atrasos na prestação do serviço, downtime e redução da produtividade.

Perda de confidencialidade

As empresas de manutenção e FM lidam com informações sensíveis, incluindo registros financeiros, dados pessoais e informações comerciais confidenciais. Um roubo de dados pode causar a perda destas informações, o que pode provocar consequências graves não só para as empresas, como também para os seus clientes.

Aumento dos custos de segurança

Um roubo de dados pode resultar em um aumento dos custos de segurança — pode ser necessário investir em novas tecnologias de proteção de dados, contratar pessoal adicional e disponibilizar formação extra aos funcionários sobre as melhores práticas de cibersegurança.

Moral dos funcionários

Uma falha no sistema de proteção de dados pode ter ainda impacto no estado de espírito dos colaboradores. Estes podem começar a se sentir inseguros sobre a segurança das suas informações pessoais e da própria empresa.

Como uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção pode evitar o roubo de dados

É essencial que as empresas de manutenção e FM implementem fortes medidas de segurança para se protegerem contra acessos indevidos ao seu sistema de informações. Estas providências podem incluir auditorias de segurança regulares, formação dos funcionários em boas práticas de cibersegurança e investimento nas mais recentes tecnologias de proteção de dados. Ao implementar estas medidas, as empresas estão se protegendo, como também os seus clientes das consequências negativas de um roubo de dados.

Neste sentido, uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) pode desempenhar um papel significativo no dia a dia das empresas de manutenção e FM, ao disponibilizar uma forma segura e eficiente de gerir a informação.

Conheça os atributos de uma IMMP que ajudam a prevenir roubo de dados:

Características de segurança robustas

As IMMP oferecem vigorosas características de segurança, como verificação de dois fatores, encriptação e controle de acesso baseado nas funções de cada colaborador, para assegurar que apenas indivíduos autorizados possam acessar dados confidenciais.

Atualizações do sistema regulares

Ao oferecerem atualizações do sistema de forma frequente, as IMMP ajudam a mantê-lo seguro e em conformidade com os mais avançados protocolos de segurança.

Gestão de dados centralizada

Ao utilizar um sistema de gestão de dados centralizado, uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção pode ajudar a prevenir roubos de dados, reduzindo o risco de duplicação de informação e assegurando que esta é armazenada de forma segura e organizada.

Monitoramento em tempo real

Estas plataformas inteligentes proporcionam o monitoramento em tempo real da atividade do(s) usuário(s), permitindo detectar e responder rapidamente a potenciais ameaças à segurança.

Cópias de segurança automatizadas

As IMMP permitem automatizar as cópias de segurança dos dados, assegurando que os dados críticos são sempre guardados e podem ser restaurados após um ataque virtual.

Formação dos usuários

Uma IMMP pode dar formação aos respectivos usuários sobre as melhores práticas de cibersegurança, incluindo gestão de senhas, prevenção de phishing, e ainda identificação e comunicação de potenciais ameaças à segurança.

Gestão de compliance

As IMMP ajudam as empresas de manutenção e FM a cumprir as normas de proteção de dados, como as que constam no Regulamento Geral de Proteção de Dados (General Data Protection Regulation — GDPR).

Por fim, uma IMMP como a Infraspeak permite às empresas gerirem os seus dados de forma segura e eficiente, reduzindo o risco de verem os seus sistemas de informações atacados.

Dotada de características de segurança robustas e oferecendo atualizações regulares do sistema, gestão centralizada de dados, monitoramento em tempo real, backups automatizados, formação de colaboradores e gestão de compliance, a Infraspeak ajuda os profissionais de manutenção e facility management a evitar roubos de dados, mantendo protegidas as informações confidenciais dos seus clientes.