Se chegou até ao blog da Infraspeak, certamente já ouviu falar de facility management, ou gerenciamento de instalações. Mas num campo tão vasto quanto esse, nem sempre é fácil perceber exatamente a que nos referimos. Por isso, hoje vamos diretamente ao cerne da questão — afinal, o que é o gerenciamento de instalações?
Que tarefas engloba o facility management?
O trabalho de um facility manager engloba a manutenção de infraestruturas e edifícios — o que inclui a organização do espaço, a manutenção de equipamentos e a gestão de tarefas do dia a dia, entre outras —, mas também a gestão de organizações e das pessoas, que abrange o catering, a limpeza, os recursos humanos e as tecnologias da informação e comunicação.
Através da manutenção do património da empresa e da otimização as tarefas do dia a dia, o facility management permite aumentar as margens de lucro da empresa. Mas, mais do que isso, também é essencial para prestar um serviço melhor ao cliente. A partir daí, claro, é sempre a somar: clientes satisfeitos voltam, recomendam e fazem com que o seu negócio cresça de forma sustentada.
Agora vamos à prática: o que muda no dia a dia?
As vantagens que mencionamos acima são capazes de suscitar a curiosidade de qualquer gestor. Mas o que significam na prática, que implicações terá um sistema de gerenciamento de instalações no dia a dia? Depende da sua empresa e das suas necessidades, claro. Vamos imaginar, por um momento, que tem um hotel com 300 quartos. Suas equipes de limpeza têm que saber quais os quartos que vão ficar desocupados, onde é preciso substituir uma lâmpada e quem é que pediu mais um cobertor.
Geralmente, isso implica que o cliente comunique cada pedido à receção. Depois, a receção passa a informação ao chefe da equipe de manutenção, que tem que transmitir o pedido à pessoa encarregada de cada ala e, por sua vez, esta comunicará a um funcionário. Ao todo, são pelo menos 4 passos, 3 oportunidades de haver uma falha na comunicação e obriga cada elo na linha de comunicação a perder tempo. Pelo contrário, com um sistema de gestão de infraestruturas informatizado, a informação pode entrar diretamente no sistema e calendarizar as tarefas automaticamente.
Vejamos agora o exemplo de um centro comercial. Quando está em jogo o funcionamento de uma infraestrutura onde trabalham centenas de pessoas, nada pode falhar. As equipes de manutenção precisam controlar as escadas rolantes, os elevadores, a limpeza das zonas comuns, o funcionamento dos alarmes e as inspeções periódicas, entre tantas outras tarefas. Já imaginou monitorizar tudo isto de forma manual, com base no papel, na caneta e na memória?
À medida que as empresas crescem, investem em mais equipamento e expandem as suas equipes, a margem de erro diminui. O facility management é essencial para garantir que tudo funciona sobre rodas e que há uma sinergia real entre os diferentes membros da equipe de manutenção. Tudo sob o olhar atento do gestor de manutenção, claro, que consegue perceber como “olear” melhor a máquina da sua empresa.
O que faz um facility manager?
Um gerente de instalações (facility manager) é responsável por supervisionar e gerir a infraestrutura física e os serviços de um edifício ou facility. Seu principal objetivo é garantir que as instalações funcionam de forma eficiente e sem problemas para satisfazer as necessidades dos seus ocupantes. Eis algumas das principais responsabilidades de um gerente de instalações:
- Manutenção e reparações: Os facility managers coordenam e supervisionam a manutenção, as reparações e as renovações das instalações. Desenvolvem calendários de manutenção, realizam inspeções e asseguram que as reparações são efetuadas de forma rápida e eficiente.
- Planeamento e atribuição de espaços: Gerem a disposição e a utilização eficiente do espaço dentro das instalações. Isso envolve a reconfiguração de espaços para acomodar necessidades em mudança e a otimização da atribuição de espaço para maximizar a produtividade e a relação custo-eficácia.
- Segurança e proteção: Os gerentes de instalações são responsáveis por manter um ambiente seguro e protegido dentro das instalações. Asseguram o cumprimento dos regulamentos, implementam medidas de segurança e coordenam os planos de resposta a emergências.
- Gestão de fornecedores: Gerem as relações com prestadores de serviços e fornecedores externos, tais como empresas de limpeza, empresas de manutenção e empresas de segurança. Os facility managers negoceiam contratos, supervisionam SLAs e asseguram a entrega atempada de bens e serviços.
- Orçamentação e controlo de custos: Desenvolvem e gerem o orçamento das instalações, controlando as despesas e assegurando operações rentáveis; identificam áreas de poupança de custos e negoceiam contratos.
- Gestão ambiental: Os facility managers promovem práticas sustentáveis e a gestão ambiental nas instalações. Implementam medidas de eficiência energética, programas de gestão de resíduos e outras iniciativas para reduzir o impacto ambiental das instalações.
- Conformidade e requisitos regulamentares: Asseguram que as instalações cumprem todos os códigos, regulamentos e normas relevantes. Os gestores de instalações mantêm-se atualizados sobre códigos de construção, regulamentos de segurança, regulamentos ambientais e outros requisitos legais para garantir a conformidade.
- Gestão de equipas: Os gerentes de instalações podem supervisionar uma equipa de pessoal de manutenção, pessoal de segurança, pessoal administrativo e outras funções relacionadas com as instalações. Fornecem orientação, formação e avaliações de desempenho para garantir uma força de trabalho eficiente e motivada.
Para que uma empresa funcione bem no dia-a-dia, existem inúmeras tarefas que devem ser gerenciadas para satisfazer as necessidades e expectativas. E um empresário inteligente sabe que ninguém consegue fazer tudo sozinho. Introduzimos assim o papel das empresas de facility management. As funções destas empresas de assistência às operações diárias das companhias são frequentemente ignoradas.
No entanto, com a crescente conscientização e preocupação com os riscos, as organizações cada vez se voltam para as empresas de facility management. E ao levar em conta o fator custo-eficácia, estas empresas são uma escolha óbvia.
Fazer delas uma parte dos seus objetivos estratégicos, incluí-las no processo e reconhecer o seu papel significa tempo e dinheiro bem gastos. Poder contar com o trabalho de pessoas altamente qualificadas e soluções inovadoras é importante para manter o seu negócio eficiente, seguro e confiável.
Qual é o papel das empresas de facility management?
Para compreender a sua importância, é melhor conhecer primeiro a sua função. O Facility Management é o processo de criar e manter um ambiente saudável, seguro e produtivo para as pessoas trabalharem. Envolve o planejamento, desenvolvimento e implementação de uma grande variedade de atividades, que vão desde a concepção e layout do local de trabalho até à manutenção do edifício e gestão de serviços públicos.
O âmbito das operações e responsabilidades específicas das empresas de facility management dependem das necessidades do cliente, dimensão do negócio, estrutura operacional e orçamento.
Para ter uma ideia mais clara das funções específicas destas empresas, aqui estão alguns dos tipos de facility management:
A. Gestão Globalizada
Inclui a supervisão e o tratamento de inúmeros aspectos do negócio. Desde tarefas de manutenção preventiva até à verificação da legislação para as infraestruturas, estão ao seu dispor para assegurar muitas necessidades e ajudar a manter a sua empresa funcionando sem atritos diários.
B. Controle de Qualidade
As empresas de facility management asseguram que os produtos ou serviços satisfazem sempre os mais elevados padrões. Isto pode ser alcançado através de vários métodos como a análise de processos e inspeções de rotina.
C. Serviços de Limpeza
Muitas empresas de FM oferecem serviços de limpeza para manter tudo arrumado. Os serviços podem incluir serviço de limpeza diária ou limpeza profunda ocasional.
D. Projetos de manutenção
A equipe de manutenção de uma empresa de FM supervisiona uma variedade de tarefas para assegurar que tudo dentro das suas instalações esteja funcionando corretamente. A responsabilidade deles é planejar, avaliar e gerenciar upgrades ou pequenas reparações. Estes projetos podem ser feitos através de software para ajudar nos planos de manutenção preditiva.
E. Serviços de TI e Networking
Os serviços de facility management são ideais para manter a sua infraestrutura de TI segura e funcionando corretamente. A equipe de FM vai monitorar e manter a sua rede, resolvendo qualquer problema que possa enfrentar.
Além disso, as funções que desempenham evoluem em função da situação. Por exemplo, a pandemia COVID-19 e as suas consequências resultaram em muitos desafios devido ao “novo normal” que está sendo adotado por empresas em todo o mundo. O aumento de horários flexíveis e a implementação de trabalho híbrido forçaram as empresas de facility management a fazer alterações na forma como funcionavam antigamente.
O trabalho com outras pessoas proporciona uma nova dinâmica. Gerenciar um negócio não é algo que se faz sem apoio. Portanto, muitos trabalhos e operações devem ser delegados, incluindo a gestão dos ativos da empresa.
Pense no facility management como um jogo de tabuleiro. Ninguém gosta de perder. Nem contra amigos e certamente não contra concorrentes comerciais. Ter uma equipe de facility management ao seu lado é como ter bons parceiros no jogo. Você pode melhorar todos os aspectos das suas operações comerciais com a vasta gama de recursos e conhecimentos que possuem.
Os 4 pilares do facility management
Para ser bem-sucedido, o facility management requer uma abordagem estratégica e sistemática ao tratamento dos ativos de uma empresa. Os quatro principais pilares do facility management são:
I. Estabelecimento de processos de trabalho eficazes
O papel do facility manager é ajudar a simplificar as operações do escritório para que os funcionários possam trabalhar de forma mais eficiente. Isso é possível criando processos de trabalho padronizados para cada departamento dentro de uma organização, assegurando que cada processo siga diretrizes rigorosas, eliminando passos desnecessários.
Dessa forma é possível melhorar a coordenação entre departamentos, bem como a comunicação entre eles. A simplificação do fluxo de trabalho também reduz a curva de aprendizagem dos novos funcionários, uma vez que estes não têm que gastar tanto tempo aprendendo os processos de cada departamento. Desta forma, a eficiência operacional pode ser alcançada.
II. Apoio às pessoas
As pessoas que trabalham nas suas instalações são ativos críticos, e investir no seu bem-estar é importante. Ao proporcionar boas condições e espaços de trabalho, você pode assegurar que a sua força de trabalho seja feliz e produtiva.
Para não falar que ter uma empresa de FM também significa proporcionar um local de trabalho seguro e protegido, seja segurança física ou proteção contra ameaças como incêndios ou danos. É também imperativo se assegurar de que eles têm o equipamento e as instalações adequadas para trabalharem eficazmente.
III. Integração tecnológica
As empresas de facility management integram a tecnologia na sua metodologia sempre que possível, utilizando-a como um instrumento para melhorar a eficiência em vez de apenas acrescentar mais um nível de complexidade às suas operações comerciais.
Consideremos, por exemplo, um negócio de telessaúde sênior. Para este negócio ser bem-sucedido, a integração de tecnologia no terreno é crucial para ligar os profissionais de saúde a idosos. É aqui que as empresas de facility management podem desempenhar um papel vital, permitindo que os idosos e os profissionais de saúde se comuniquem facilmente.
Para permitir o contato e cuidados a longa distância para os idosos, as empresas de FM podem ajudar a empresa de telessaúde sênior na criação de um software, protegendo os dados dos idosos, e na resolução de problemas, se necessário. As empresas de facility management podem também ajudar na instalação dos sistemas nas casas dos doentes, o que descomplica todo o processo, especialmente porque os idosos podem precisar de mais assistência.
Além disso, as empresas de FM dispõem de muitas ferramentas que permitem o acesso a soluções tecnológicas de ponta. Elas podem utilizar software concebido para melhorar a programação das atividades de manutenção, permitindo identificar ângulos mortos nas suas infraestruturas e fazer alterações para os resolver.
Adicionalmente, um programa de manutenção preventiva pode ajudar a identificar quando um equipamento específico estraga, para que as reparações possam ser efetuadas antes que o problema se agrave.
IV. Manutenção e melhoria das instalações/equipamentos
O quarto pilar do facility management envolve a manutenção das infraestruturas existentes e do patrimônio físico da empresa para fazer melhorias onde for necessário. Isto pode incluir a realização de reparações após um dano do equipamento ou a modernização do sistema de AVAC do edifício. É possível ainda envolver a instalação de novos equipamentos para melhorar a eficiência das operações existentes ou a construção de novas estruturas para acomodar o crescimento.
Em alguns casos, isto requer a identificação da abordagem mais rentável para a modernização das instalações existentes, como, por exemplo, sobre investir na renovação de uma estrutura existente ou na construção de algo novo. A limpeza e manutenção de rotina das áreas comuns é também da responsabilidade das empresas de FM.
Uma empresa de FM pode propor modernização de equipamentos ou projetar novas estruturas para acomodar mais pessoal, à medida que a marca continua a crescer.
Com isso, vamos passar às razões pelas quais ter empresas de facility management a bordo deve estar na sua lista de prioridades.
Porque você deve contratar uma empresa de facility management?
Agora que sabe o que as empresas de facility management fazem e os tipos de serviços que oferecem, é o momento de saber por que razão você deve contratar uma.
1. Mantém os seus custos baixos
Não importa qual a sua indústria, um dos objetivos centrais é economizar dinheiro. Você poderá se questionar por que razão deve contratar uma empresa de facility management se quer manter os custos baixos.
A resposta é simples: os custos de NÃO manter as suas infraestruturas adequadamente podem ser maior
Claro, você pode simplesmente fazer internamente. Se contratar o seu próprio pessoal, terá que oferecer todas as regalias, incluindo os benefícios dos empregados e o pagamento de férias. Além disso, escolher funcionários existentes para gerir estas responsabilidades provavelmente daria origem a contratempos, uma vez que faltam conhecimentos necessários para estas tarefas.
Por outro lado, a subcontratação é mais benéfica, já que custa menos. Além disso, você pode ficar descansado sabendo que são especialistas em facility management e que vão ajudar a minimizar os riscos e erros. Isso conduz eventualmente a custos mais baixos, já que não é preciso desembolsar dinheiro para continuar a corrigir os erros e a refazer as tarefas.
2. Poupa muito tempo
A contratação de uma empresa de facility management também pode te ajudar a poupar tempo, muito tempo. Em regra geral, iria passar pelo processo de anúncios de emprego, entrevistas a candidatos, formação de novos funcionários e gestão de todo um departamento responsável pelas funções de facility management.
Por que acrescentar mais coisas à sua já longa lista de responsabilidades quando pode compartilhar a carga de trabalho através da sua subcontratação de uma empresa de FM?
Todo o processo de construção da equipe de facility management é extenso. É muito menos moroso entregar tudo o que é relacionado com FM a uma empresa especializada. Comunique o que quer que seja especificamente feito, e eles vão tratar disso.
3. Mantém os seus espaços limpos
Ninguém quer trabalhar em um escritório descuidado e sujo, especialmente depois do que o mundo passou com a pandemia. É por isso que manter as suas instalações limpas e desinfetadas não deve ser negligenciado. As empresas de facility management podem fornecer à sua empresa funcionários de limpeza, assim como o material de limpeza.
Ao fazer isso, você mantém a limpeza e a esterilidade das suas instalações. Também incentiva os seus colaboradores a serem higiênicos e reduz o risco de ficarem doentes devido a germes ou pó. Você vai ajudar a reduzir o número de faltas por doença, tendo como resultado mais pessoas trabalhando permanentemente.
Mas isso não é tudo. O papel das empresas de FM se torna ainda mais importante em certas indústrias onde as práticas higiênicas são uma prioridade máxima, especialmente nos setores da saúde e da medicina. Por exemplo, as empresas de facility management podem ajudar as empresas que fabricam medicamentos, suplementos alimentares, máscaras faciais e outros produtos de saúde e bem-estar cumprindo a legislação governamental e as normas de higiene da indústria. Desta forma, é possível garantir que os produtos são seguros para uso do público.
4. Assegura um local de trabalho seguro
Para a maioria das pessoas, o seu local de trabalho é a segunda casa. Ter um local de trabalho seguro e confortável é extremamente importante. Com a ajuda de uma empresa de facility management, você pode garantir que a sua empresa e os seus funcionários aderem às normas de segurança.
A empresa de FM é responsável por avaliar e verificar que todos os equipamentos e componentes elétricos estão em boas condições de funcionamento e seguros para utilização.
E como mencionado anteriormente, algumas empresas de facility management tratam da formação do pessoal em situações de emergência. Isto pode incluir como lidar com incêndios, estratégias de saída em caso de emergência ou manuseamento adequado do equipamento.
5. Acesso a melhores recursos
Ao contratar uma empresa de facility management, você tem acesso aos seus peritos, tecnologia e ferramentas que podem fazer com que o seu negócio funcione de forma mais eficiente. Dependendo de quem contrata, a equipe de FM pode tratar de múltiplos aspectos da sua empresa. Contratar uma significa uma ajuda para alcançar o seguinte:
- Educar os colaboradores
- Obter apoio diário
- Organização do escritório
- Melhorar os sistemas
6. Aumentar a produtividade dos colaboradores e impulsionar o negócio
Na esfera dos negócios, tempo é dinheiro. Se ficar muito tempo parado ou inativo, vai perder dinheiro. Para impulsionar as suas vendas, os colaboradores têm que ser produtivos. Há vários fatores que afetam a produtividade, no entanto, ter um espaço de trabalho limpo e um ambiente de trabalho seguro certamente ajuda muito.
É impossível ficar motivado quando o escritório cheira mal, as mesas estão sujas e a cadeira está prestes a colapsar a qualquer momento. Isso só vai acrescentar estresse desnecessário. Quando os seus funcionários estão confortáveis, são capazes de produzir resultados de forma eficiente.
As suas instalações podem sempre se manter limpas, seguras, organizadas e eficazes com uma empresa de FM. Colaboradores felizes significam o cumprimento de prazos, o que mantém os clientes satisfeitos e melhora os seus resultados.
7. Ativos e dados seguros
O mundo digital tem uma montanha de regalias, Mas, apesar disso, também tem as suas desvantagens. Uma delas é a constante ameaça de hackers. A violação de dados é um grande problema, independentemente da indústria. Ela pode levar a uma quebra de confiança dos seus clientes e provocar grandes perdas de dinheiro em pouco tempo.
As empresas de facility management podem ajudar a aliviar as suas preocupações a este nível. Podem proteger os seus ativos e dados online com tecnologia, bem como os conhecimentos de TI e de redes que possuem.
Uma empresa de facility management pode ajudar a prevenir violações de dados, aplicando software, construindo firewalls e criando sistemas, garantindo que a sua empresa e os seus clientes estão protegidos.
Podem também ajudar com estratégias de encriptação de dados para garantir uma segurança de alto nível cobrindo todas as atividades dentro do website. Além disso, uma empresa de facility management pode educar o pessoal sobre o cibercrime e o que podem fazer para preveni-lo. A formação dos colaboradores é especialmente importante, uma vez que os hackers podem usar os seus descuidos para atacar.
Considerações finais
Há uma série de coisas que você mesmo pode fazer para manter as suas infraestruturas e negócios funcionando sem problemas. Mas, se estiver atolado em trabalho, é fácil deixar estas tarefas passarem despercebidas.
Então, por que tornar as coisas ainda mais difíceis para você mesmo quando existe uma solução simples?
A subcontratação de uma empresa de facility management aumenta os seus resultados e o valor do seu negócio ao fornecer uma abordagem prática e personalizada aos seus ativos. As experiências, conhecimentos, dados, tecnologia e outros recursos de uma empresa de FM permitem operações simplificadas e confiáveis.
Seja tratando da limpeza de balcões, fazendo planos de emergência, fornecendo apoio ao pessoal, melhorando sistemas ou mesmo fazendo edifícios smart, ter uma equipe de facility management experiente significa que pode ficar tranquilo e colher os benefícios.
