A gestão de instalações (ou facility management — FM) está passando por uma mudança significativa em direção a práticas sustentáveis e impulsionadas pela tecnologia, com uma ênfase crescente nos edifícios inteligentes, na eficiência energética e na responsabilidade ambiental.
A integração de tecnologias avançadas, como a Internet das Coisas (ou IoT, do inglês ‘Internet of Things’), a inteligência artificial (AI, na abreviatura em inglês) e a análise de dados, está se tornando essencial para otimizar as operações em infraestruturas e melhorar a experiência dos usuários.
No entanto, esses avanços trazem uma série de desafios, incluindo riscos de cibersegurança e a necessidade de requalificação da força de trabalho e de interoperabilidade entre diversos sistemas. À medida que as organizações procuram alinhar as estratégias de gestão de instalações com os objetivos empresariais mais amplos, o setor se encontra na linha da frente para se adaptar ao cenário global em mudança, impulsionar a inovação e garantir instalações resilientes e preparadas para o futuro.
Uma coisa é certa: para onde quer que a gente olha, parece que os ‘dados’ são a chave.
Gestão inteligente da cadeia de fornecedores
A gestão de fornecedores está se tornando cada vez mais importante. A manutenção ficou mais cara por conta, especialmente, da escassez de mão de obra e da inflação.
Colabore com os seus prestadores de serviços, encare-os como parceiros e desbloqueie todo o potencial colaborativo na nova era das relações B2B, ou business to business. A gestão de fornecedores já não é um jogo ganho — ambas as partes ganham ou perdem ao mesmo tempo, se não se concentrarem na colaboração, inovação e transparência.
As equipes de gestão de instalações de hoje constroem alianças estratégicas com os fornecedores, que vão além do ato de compra e venda: eles são encarados como parceiros colaborativos que podem ajudar a inovar e a sustentar as operações. Ao se alinhar com os fornecedores para garantir preços transparentes, controle de qualidade e disponibilidade de recursos, as instalações podem amenizar as pressões inflacionárias e evitar interrupções.
Flexibilidade, diversidade e inclusão
Estas já não são apenas palavras da moda. Você se lembra de quando se dizia que os consumidores do futuro exigiriam que as empresas e instalações fossem mais diversas e inclusivas? Bem, esses consumidores do futuro cresceram e já representam uma parte significativa do mercado atual.
Os gestores de instalações precisam estar atentos a elementos como linguagem inclusiva nos seus espaços, acolhendo a diversidade de crenças e orientações sexuais, e até mesmo projetando e gerindo banheiros neutros em termos de gênero.
As empresas que priorizam a inclusão aumentam a satisfação dos usuários e o cumprimento das normas, promovendo uma reputação de diversidade. Esta capacidade de resposta às expectativas sociais em mudança demonstra uma vantagem competitiva, construindo confiança entre colaboradores e visitantes.
Trabalho híbrido e utilização do espaço
É justo dizer que já não somos os mesmos após a pandemia da COVID-19. Provavelmente, os dias de trabalho nunca mais serão como antes, e todos os sinais levam para o fortalecimento do trabalho híbrido. Os trabalhadores continuam a ir ao escritório algumas vezes por semana e trabalham remotamente no resto do tempo. Desde que as pessoas deixaram de ir trabalhar todos os dias, as empresas precisam de menos espaço de escritório e podem adotar uma política de “mesas compartilhadas”ou hot-desk, na expressão em inglês.
Na verdade, os trabalhadores não são os únicos a se beneficiar com estas mudanças. Um relatório recente da Deloitte destaca que a redução do espaço imobiliário traz vários benefícios, incluindo a redução dos custos de deslocação, consumo de energia e pegada de carbono. No entanto, otimizar estes espaços é um desafio para os gestores de instalações. E há apenas uma maneira de resolver isso: monitorar como o espaço é usado.
Isso nos leva a uma nova tendência: a consciencialização do local e a tecnologia de sensores. Estes sensores devem ser imperceptíveis, podendo ser utilizados para monitorar a ocupação, temperatura e umidade das salas, por exemplo. Estes dados permitem aos gestores ajustarem as decisões ao uso real do espaço, otimizando-o e proporcionando conforto em todos os momentos.
Digitalização do local de trabalho
Os dados dos sensores podem ser recolhidos diretamente pelo sistema de gestão do edifício (BMS) ou pelo software de gestão de instalações (FMS). Mas esta não é a única tendência digital com que os gestores de instalações terão que lidar. A experiência do usuário é a maior trend da última década, e a gestão de instalações e a manutenção centrada no ser humano vão crescer ainda mais com a Indústria 5.0. A questão é: como proporcionar uma ótima experiência em locais e trabalho híbridos?
Primeiro, recomendamos a integração do software de gestão de instalações com outras ferramentas ou apps usados pela empresa. Por exemplo, integre o seu software de gestão de instalações com um app para reservar salas de reunião, utilize ferramentas de comunicação para receber feedback, e assim por diante. Depois, deve também simplificar os pedidos de serviço (ex.: relatórios sobre impressoras, máquinas de café estragadas e outros equipamentos comuns).
Sustentabilidade, eficiência dos edifícios e práticas de economia circular
Outro tópico importante para 2025 é a sustentabilidade. Esta se tornou um componente essencial da FM, abrangendo os princípios da economia circular que minimizam o desperdício e promovem a eficiência de recursos. Ao reutilizar materiais e reduzir o consumo de energia, os gestores de instalações ajudam a minimizar o impacto ambiental e apoiam metas de sustentabilidade a longo prazo.
Adotar fontes de energia renováveis, otimizar o uso da água e investir em infraestruturas eficientes são fatores cruciais. Estas práticas também alinham as estratégias de gestão de instalações com os objetivos organizacionais de responsabilidade social corporativa, atraindo partes interessadas e clientes sensibilizados com a sustentabilidade.
Além da economia circular, a eficiência dos edifícios é outro pilar dos esforços de sustentabilidade em gestão de instalações. Sensores inteligentes, como já mencionado, ajudam a monitorar os padrões de uso de energia, permitindo que os gestores de instalações identifiquem e resolvam ineficiências. Soluções simples como luzes com sensores de movimento e sistemas HVAC automatizados reduzem significativamente os custos de energia. Quando a otimização atinge os seus limites, comparar o gasto de energia com outras soluções pode justificar a remodelação dos sistemas ou a instalação de melhor isolamento. Estes passos garantem que os edifícios não são apenas amigos do ambiente, mas são igualmente financeiramente sustentáveis a longo prazo.

Manutenção proativa
Os benefícios da manutenção proativa (seja preventiva ou preditiva) são claros. Não há outra maneira de resolver problemas antes que os clientes percebam que eles existem! Mas, é mais fácil falar do que fazer, certo? Por incrível que pareça, a manutenção proativa pode finalmente ser um produto derivado de todas as tendências que vimos até agora. Se os gestores de instalações adotarem a tecnologia mais recente e começarem a recolher dados, irão alcançar algum tipo de previsibilidade.
E, com essa previsibilidade, o plano de manutenção pode se tornar mais proativo e até mais preciso. Há menos manutenção excessiva e menos reparações. Em uma conversa que tivemos recentemente com Cláudio Celino, engenheiro especializado em manutenção de edifícios, concluímos que é necessário usar dados e software para, simultaneamente, “estabilizar a quantidade de manutenção preventiva” e “reduzir o número de reparações”.
No entanto, estas não são as únicas vantagens da recolha e análise de dados. Como sabemos, em tempos de crise, a gestão de instalações pode ser uma das primeiras áreas a sofrer cortes de orçamentos. Isto significa que é mais importante do que nunca ter previsibilidade e descobrir quais as tarefas de manutenção que podem ser adiadas até que o orçamento o permita.
Gestão de instalações inteligente com AI
As tecnologias de inteligência artificial e IoT estão permitindo que os gestores alcancem níveis inéditos de eficiência e adaptabilidade. Os edifícios inteligentes utilizam a manutenção preditiva impulsionada por IA para prevenir danos de alto custo, o que permite tratar os problemas antes que estes aconteçam. Por outro lado, os dados em tempo real dos sensores IoT fornecem informações acionáveis, permitindo um uso mais eficiente do espaço e uma gestão de recursos otimizada.
Materiais e equipamentos avançados
Os materiais e equipamentos utilizados na gestão de instalações estão evoluindo, promovendo a construção de edifícios mais fortes e sustentáveis. Inovações como o concreto autorregenerativo, o isolamento avançado e os sistemas HVAC de alto desempenho, proporcionam durabilidade e eficiência, reduzindo as necessidades de manutenção a longo prazo. As técnicas de construção modular reduzem o desperdício e os custos de mão de obra, permitindo que as instalações se adaptem rapidamente às necessidades organizacionais ou se expandam quando necessário.
Ao adotar equipamentos e métodos de construção de última geração, os gestores de instalações podem construir infraestruturas resilientes e preparadas para o futuro, que vão ao encontro de objetivos de sustentabilidade, minimizando o impacto ambiental.
A requalificação como nova estratégia de contratação
A crise de escassez de mão de obra atual é a mais grave desde as duas Grandes Guerras. O rápido envelhecimento da população ocidental, a popularização do trabalho remoto e da aposentadoria antecipada com a COVID-19 formaram a ‘tempestade perfeita’, agravada por tendências emergentes como o ‘quiet quitting’, que em português podemos traduzir para algo como ‘demissões silenciosas’ e que consiste na tendência de trabalhadores cumprirem apenas o estritamente necessário, saindo sempre no horário, por exemplo.
De acordo com um relatório da GlobalData, a escassez de mão de obra está custando bastante às empresas em aumento de salários, assim como em interrupções na cadeia de fornecimento. Cada vez mais empresas estão preocupadas com o problema e o mencionam em pesquisas e conferências de líderes.
Se você não quiser pagar muito antes de saber se um novo colaborador é a escolha certa, a resposta é simples: requalifique ou capacite as suas equipes atuais. Pense nisto por um segundo: em uma era em que os colaboradores querem se sentir valorizados e estão cada vez mais exigentes, o que é melhor do que dar formação e capacitar a sua equipe atual para trazer valor agregado e suprir uma necessidade?
Sempre que tiver dúvidas, olhe para dentro, para aqueles em quem já confia. Capacite-os, valorize as suas carreiras e aumente os níveis de bem-estar e produtividade na sua empresa. E isto nos leva à última grande tendência para 2025…
Abordagem ativa à escassez de talentos em gestão de instalações
A tecnologia está ajudando a reduzir a lacuna de mão de obra em FM, automatizando tarefas rotineiras e agilizando fluxos de trabalho, permitindo que as equipes de manutenção se concentrem em projetos estratégicos. Além disso, parcerias com empreiteiros e outros fornecedores permitem que as empresas de gestão de instalações tenham acesso a competências especializadas conforme necessário, sem o compromisso com contratações em tempo integral.
Esta abordagem flexível ajuda as empresas a dimensionar as suas operações, garantindo que a qualidade do serviço se mantenha elevada. Ferramentas digitais que contribuem com o trabalho remoto e permitem a colaboração e o desenvolvimento de competências, estão também contribuindo para uma força de trabalho mais versátil, essencial no restrito ambiente laboral dos dias de hoje.
📝 Acesse aqui o nosso relatório completo sobre Remuneração e Benefícios em FM e Manutenção.
Como uma plataforma colaborativa de gestão de instalações pode ajudar?
Uma plataforma colaborativa e centralizada de FM, como a Infraspeak, permite que a equipe acesse a recursos de formação e guias de tarefas, capacitando-os para desenvolver novas competências, resolver problemas de maneira autônoma e enfrentar tarefas mais complexas com confiança.
O histórico de dados sobre necessidades de manutenção fica sempre disponível, ajudando os gestores de instalações a tomar decisões baseadas em dados quando se trata de atualizar equipamentos ou modificar infraestruturas.
Além disso, a Infraspeak Network™ conecta clientes, fornecedores e técnicos, melhorando a colaboração e a comunicação em todas as frentes. Esta rede permite o acesso, com autorização, a fornecedores de confiança e a uma comunidade de pares, facilitando oportunidades de desenvolvimento de competências e compartilhamento de conhecimentos que melhoram o desempenho da equipe. Ao se conectar com prestadores de serviços com a mesma visão, com fornecedores de equipamentos inovadores e com empreiteiros experientes, os gestores de instalações podem otimizar o fornecimento de recursos e se adaptar às exigências dos locais de trabalho híbridos.
Adicionalmente, a Infraspeak se integra com outros apps e ferramentas, ao mesmo tempo que apoia iniciativas de sustentabilidade — os gestores de instalações podem monitorar o uso de energia, o consumo de água e a gestão de resíduos, planejando práticas de economia circular, como a reciclagem de recursos ou o prolongamento do tempo de vida dos equipamentos.
— A importância das tecnologias de IA, IoT e manutenção preditiva para simplificar operações e reduzir custos.
— Como gerenciar uma operação guiada pela eficiência sem comprometer a sustentabilidade.
— Abordagens colaborativas para promover a inclusão, integrando práticas de gestão de instalações centradas no ser humano.
— Desafios da força de trabalho, a necessidade de requalificação e o equilíbrio entre prioridades ambientais e restrições orçamentais.