As expectativas são altas. O mercado Europeu de Facility Management (FM) deverá aumentar 14.1% ao ano até 2023. Países como a Alemanha, o Reino Unido (aumento projetado de 12.5% ao ano), França (estimativas de aumentos anuais de 16%), Rússia, Espanha (13.2% ao ano) e Itália estão ao leme desta onda. Mas porque é que o crescimento do mercado de Facility Management é tão inevitável?

 

Usando a expressão Facility Management como um grande guarda-chuva, a expectativa que recai sobre o FM é a de gerir custos sem comprometer a experiência dos trabalhadores. Ou seja, dar uma resposta a empresas que devem ser cada vez mais eficientes, tanto financeiramente como a nível de energia, ao mesmo tempo que satisfazemos equipas cada vez mais multiculturais e intergeracionais. Há quem resuma isto isto em duas palavras: “smart workplace”, o local de trabalho inteligente. Excelente poder de síntese, não contestamos.

 

Se está satisfeito com esta resposta, pode parar de ler aqui. Mas se quer saber como é que este “smart workplace” vai funcionar, continue. Prometemos que não vamos deixar nada de fora: alterações climáticas, Inteligência Artificial, modelação digital de edifícios, blockchain. Todos eles vão alterar o seu trabalho num futuro bem próximo e estão nas principais tendências e desafios para Facility Managers em 2020. 

 

1º – Monitorização da equipa e centralização de informação.

Alguns dos maiores desafios para os facility managers portugueses são rastrear as tarefas de cada técnico e lidar com a burocracia. O problema, na grande maioria dos casos, é comum: a equipa não usa um software de gestão, ou usa um software desadequado.  Mesmo nos Estados Unidos, num estudo feito pela Plant Engineering, sugere que 53% das empresas usa um CMMS, o que significa que 47% usa outros meios, como o Excel ou o papel.

 

Aqui na Infraspeak não somos inimigos das folhas de cálculo (nem sempre, pelo menos!), mas talvez seja pertinente contar uma pequena história sobre o Excel (pequeno aviso: não leia antes de ir dormir). Em 2013, a JP Morgan perdeu 6 mil milhões de dólares devido a um erro de Excel. Não foi caso único. As folhas de Excel não são suficientemente eficazes no armazenamento de informação e na centralização de vários aspectos da operação de uma equipa. 

 

Depender do Excel para organizar as tarefas de Facility Management não é uma solução viável em 2020. O nosso coração parte-se um bocadinho de cada vez que temos de relembrar que existem sistemas de gestão de manutenção e infraestruturas que os seus técnicos podem ter no telemóvel e usar durante todo o dia. Os Facility Managers que não façam uso de um software de gestão adequado correm risco de ver a concorrência ganhar terreno em 2020.

 

2º – Aumento do outsourcing em Facility Management. 

Outra das grandes tendências em Facility Management é o aumento do outsourcing. Isto é, cada vez mais empresas fazem outsourcing destas tarefas – já em 2017, o outsourcing de tarefas de FM atingiu 50.5% do volume de negócios a nível global, embora no mercado Europeu o FM in-house ainda fosse ligeiramente superior. O outsourcing é uma maneira de contornar avarias inesperadas, compensar a falta de mão-de-obra e cortar custos. 

 

Não é por acaso que uma das coisas que contribuiu para o aumento do outsourcing na Europa foi a austeridade. A manutenção de edifícios e infraestruturas públicas, hospitais e escolas depende cada vez mais de empresas externas, já que não há capacidade para contratar mais profissionais a tempo inteiro. Por outro lado, o avanço tecnológico também tornou mais fácil controlar tudo à distância. É possível ter acesso a dados em tempo real via cloud, reportar avarias e acompanhar o progresso de cada tarefa. E a cereja no topo do bolo: esse controlo remoto não tem custos elevados.

 

3º – Big data e análise de dados.

Há anos que a big data é uma das grandes buzzwords no mundo do Facility Management. Finalmente, com o aparecimento de tecnologia cada vez mais avançada e graças à Internet das Coisas, a promessa cumpriu-se. Mas desengane-se quem pensa que o assunto “fica arrumado” com a recolha de mais dados do que nunca. 

 

A big data também traz desafios acrescidos para o Facility Management. Ter demasiada informação exige saber filtrá-la, processá-la e analisá-la. É preciso distinguir o que é “ruído” daquilo que nos traz verdadeiros insights sobre como gerir cada ativo. Esse é o primeiro desafio para lidar com a big data em 2020. O segundo é armazenar todos os dados que recolhemos de forma segura, para assegurar a privacidade dos clientes e cumprir todas as leis de proteção de dados. 

 

4º – Experiência das equipas e dos clientes.

A tecnologia deve trabalhar a nosso favor – e não o contrário. Uma das maiores tendências dos últimos anos é privilegiar a experiência do utilizador com interfaces cada vez mais user-friendly e intuitivas. É importante que os seus funcionários sintam que não estão “enterrados” em burocracia e que conseguem organizar o seu próprio dia facilmente. 

 

Da mesma forma, é essencial que os seus clientes possam reportar avarias com facilidade e pedir assistência. Antes de adotar qualquer sistema de gestão ou outra uma nova ferramenta, tenha em consideração se só o serve a si ou se realmente tem vantagens para as pessoas com quem trabalha. Lembre-se das palavras de ordem: smart workplace e bem-estar. Não é por acaso que o local de trabalho do futuro é um dos principais temas para as conferências sobre Facility Management em 2020.

 

5º – Substituir equipamentos obsoletos e/ou em mau estado

Temos uma certa ideia de que o que é bom “dura para sempre”. Spoiler alert: não dura. Se assim fosse, as nossas séries favoritas não se arrastavam no tempo com plot twists dignos de novela; não havia histórias de amor a acabar em divórcios dramáticos e talvez nem o botox tivesse sido descoberto – todo um universo alternativo!

 

Com os edifícios, acontece exatamente a mesma coisa. Por melhor que sejam os materiais e a tecnologia originais, o tempo acaba por pregar as suas partidas. Um estudo da Plant Engineering em 2018 descobriu que a principal causa de downtime não planeado é a idade dos aparelhos. Em 44% dos casos, os equipamentos obsoletos foram a causa do downtime – portanto, substituir equipamentos “decrépitos” é certamente um desafio para 2020. 

 

Comece por fazer uma avaliação do risco para determinar que ativos precisa de substituir primeiro. No caso de se tratar de um edifício, os facility managers devem começar a pensar em reabilitações profundas quando atingem a marca dos 30 anos, nomeadamente no que diz respeito a coberturas, canalização, iluminação, elevadores, sistemas de aquecimento e arrefecimento, janelas e sistemas inteligentes. 

 

6º – BIM & Facility Management

A sigla BIM significa “Building Information Modelling”. De forma simplificada, podemos descrever o BIM como uma ferramenta de modelação digital que permite aos construtores e arquitetos ter uma visão completa do projeto e recolher toda a informação sobre o edifício – plantas, áreas, materiais usados, etc. Não se trata de algo novo, mas é uma tecnologia que só agora estamos a pôr em prática no mundo do Facility Management. 

 

Em alguns países, como o Reino Unido, já é obrigatório ter modelos BIM para todos os edifícios públicos desde 2016. Mas os edifícios novos são uma minoria. É em edifícios antigos, que precisam de mais manutenção, que a modelagem da informação pode ser mais útil para tarefas de Facility Management. Um estudo feito em 32 edifícios de uma universidade no Reino Unido concluiu que associar BIM e FM melhora a eficiência das equipas de manutenção porque é mais rápido aceder à informação e localizar o problema. 

 

Exemplo: pense que uma parede e um rodapé de um determinado espaço precisam de ser pintados. Sabe qual é a referência da tinta usada nesse quarto, para ficar igual às outras paredes? Qual foi o tratamento dado à madeira do rodapé? Se vai ser preciso arrastar mobília para fazer a remodelação? A sua equipa sabe exatamente qual é o sítio que precisa de ser remodelado? Se associar a modelagem BIM às ordens de serviço, a sua equipa terá todas as respostas. 

 

7º – Blockchain

Tal como o BIM, a Blockchain não é uma tecnologia nova. Surgiu com as primeiras criptomoedas e, na sua essência, é uma “corrente” de informação encriptada que não pode ser conspurcada – é isso que garante que a compra e venda de moedas é fidedigna. Para já, o uso de Blockchain continua a limitar-se sobretudo ao mundo das criptomoedas, mas não faltam ideias para aplicar esta tecnologia na indústria, no comércio a retalho, no setor hoteleiro e, claro, na gestão de infraestruturas. 

 

O objetivo é que tudo passe a ser rastreável, desde as transferências de propriedades às atividades no sistema, passando pela origem de tudo o que compramos. Ou seja, todo o processo da ordem de serviço ficaria gravado de forma transparente e eficaz. É possível que a tecnologia de blockchain venha a integrar-se com os softwares de manutenção num futuro próximo… talvez, já em 2020. 

 

8º – Sustentabilidade & Eficiência Energética 

Conquistar uma maior eficiência energética é, sem dúvida, um dos maiores desafios no futuro imediato. Por um lado, as perdas de energia contribuem para o desperdício e para aumentar a nossa pegada ecológica. Por outro, elevam os custos das empresas com o aquecimento e o arrefecimento dos edifícios. 

 

Os softwares de CAFM (Computer Aided Facilities Management, ou Facility Management Auxiliado por Computadores), os sensores e a Internet das Coisas permitem automatizar a que temperaturas o aquecimento liga e desliga, reduzir recursos em salas que não estão a ser utilizadas, diminuir os gastos com luz e até definir a frequência indicada para as ações de manutenção e de limpeza, conforme o uso habitual de cada ativo. 

 

O objetivo é que todos os edifícios tenham uma pegada de carbono neutra – tal como já acontece no The Edge, a sede da Deloitte em Amesterdão, que aplica a Internet das Coisas para ser o “edifício mais sustentável do mundo”. O sistema de iluminação está ligado via Ethernet a sensores que registam a luminosidade, a ocupação de cada sala, a humidade, a temperatura e o teor de CO2. Não é um futuro longínquo ou ficção científica: é algo que já está ao nosso alcance. 

Tal como dissemos na abertura do artigo, as expectativas para 2020 são altas. É importante manter-se a par das tendências e tomar as medidas necessárias para ultrapassar os desafios que aqui se prevêem . Fale com um dos nossos especialistas e saiba como o Infraspeak pode impulsionar a sua operação e ajudá-lo a superar estes desafios!