O que é a gestão da relação com os fornecedores?

Provavelmente, a parte mais influente e importante da gestão de fornecedores é a gestão de relações com fornecedores (SRM). SRM é a abordagem estratégica para gerir a relação entre a sua empresa e os seus fornecedores. É, em partes iguais, gestão de fornecedores, gestão de risco e gestão de contratos. Tanto analiticamente como criativamente, um gestor de relações com fornecedores deve lidar com relações entre empresas — várias partes em busca de valor acrescentado e crescimento do negócio.

Em manutenção, os fornecedores são parceiros. Ao ter de lidar com vários, uma parceria com um fornecedor pode ser a diferença entre ter uma pedra no sapato das operações da sua empresa ou uma empresa bem calibrada. A gestão do ciclo de vida dos contratos é uma parte fundamental da gestão de fornecedores.

Toda empresa precisa de estratégias específicas para realizar e desempenhar suas funções de mercado, assim como prosperar e se desenvolver. A gestão de fornecedores está diretamente relacionada com a gestão de estoque. É este relacionamento que irá garantir o fluxo de pedido, compra, entrega e pagamento entre o empreendedor e seus stakeholders.

Saber como gerir e adotar boas práticas de relacionamento com os fornecedores, independente do tipo de negócio, é essencial para se tornar referência. O cenário competitivo de mercado exige que as empresas se destaquem. Principalmente para com o cliente final, que precisa sentir que trata-se de um empreendimento de confiança e com qualidade.

A gestão de fornecedores na cadeia de suprimentos

O SRM (em inglês, Supplier Relationship Management), é a forma com que a empresa irá se relacionar, assim como a abordagem que adotará frente aos stakeholders. Ou seja, a interação entre a empresa que oferece os produtos (fornecedores externos), tais como matérias-prima ou suprimentos necessários para a produção ou realização de serviços (internos).

Essa prática empresarial visa tornar os processos (burocráticos) mais eficazes, simplificando o fluxo para que o cliente possa ser beneficiado. No caso da cadeia de suprimentos (supply chain), existem ferramentas tecnológicas (softwares) que partilham as informações necessárias para que esse o fluxo se complete.

A empresa que adota o SRM, cria uma espécie de comunicação direta com seus fornecedores, com o objetivo de aumentar a eficiência das atividades realizadas (compra de materiais, bens ou serviços).

Um software eficiente, assim como o da Infraspeak é capaz, não apenas de organizar e facilitar a rotina diária com os fornecedores, mas também de reduzir custos, sem perder a qualidade final do produto.

Faz parte da Gestão de Fornecedores avaliar os serviços prestados, no que diz respeito ao preço, pontualidade de entrega e qualidade dos produtos. Manter o padrão elevado, com análises periódicas é fundamental para a gestão empresarial.

Esse acompanhamento também facilita a tomada de decisões, como por exemplo, buscar por novos fornecedores externos. Esta decisão, não necessariamente deve estar relacionada com a qualidade dos serviços prestados.

Mas sim, como parte de uma estratégia para determinar escolhas assertivas do tipo de stakeholder que agrega mais benefícios associados à parceria. Esta é, inclusive, uma das premissas e conceitos apresentados pela Indústria 4.0. Considerar fornecedores que se preocupam com o meio ambiente e a sustentabilidade, por exemplo, pode refletir positivamente na marca.

Tipos de fornecedores

Cada empresa deve avaliar os tipos de fornecedores que vão precisar para desempenhar uma gestão eficiente. Para defini-lo é preciso considerar os produtos necessários. A produção final depende de um ou mais produtos? Dependem ou não de intermediários?

Perguntas como estas devem ser realizadas, em conjunto com o setor de compras e estoque, para determinar qual (ou quais) devem ser os tipos de fornecedores. A seguir realiza-se a pesquisa de mercado e, por fim, é possível estabelecer o relacionamento:

  • Single Sourcing: empresas que fornecem produtos específicos (únicos);
  • Multiple Sourcing: várias empresas que fornecem o mesmo produto (similares);
  • Global Sourcing: fornecedores internacionais (produtos diferenciados).

Essa é uma diretriz importante para determinar quem serão os parceiros de negócio.

Fluxo de gerenciamento

A partir do momento que é estabelecido quais serão os tipos, inicia-se o processo de estruturação do fluxo para a Gestão de Fornecedores. Essa estruturação facilitará o processo, orientando o profissional responsável.

Portanto, se você é um Técnico ou Gestor de Manutenção encarregado desta função, considere analisar e elaborar esta rotina:

  1. Analisar e elaborar um relatório com a descrição das necessidades e produtos;
  2. Selecionar a fonte de suprimento (com pesquisa prévia da concorrência);
  3. Informar-se dos preços praticados, assim como as características do produto;
  4. Criar as ordens de compra e o follow up dos pedidos realizados;
  5. Verificar a entrega, assim como as notas fiscais emitidas;
  6. Fazer a manutenção de arquivos e registros (histórico de atividades);
  7. Criar e manter o bom relacionamento com os fornecedores.

Consequências da má gestão de fornecedores

Este tipo de gerenciamento acarreta diversas vantagens para a empresa. Em contrapartida, a má gestão de fornecedores, ou até mesmo a inexistência, pode provocar alguns prejuízos (financeiros ou não) para o negócio. São exemplos destes:  

  • Interrupção da cadeia de produção devido ao não fornecimento de determinados produtos essenciais;
  • Atraso de produção e/ou lançamento de um determinado produto ou serviço, pelo mesmo motivo que o mencionado no tópico anterior;
  • Insatisfação por parte do cliente, que não recebeu o seu produto na data programada e/ou esperada, enfraquecendo a força de mercado da marca;
  • Penalidades previstas em lei por parte das entidades reguladoras, dependendo do tipo de negócio.

A importância da gestão de fornecedores

Estabelecer relações duradouras e eficientes com fornecedores externos, há algum tempo, não era prioridade dos empresários. Mas as “regras” de mercado mudaram e cada vez mais exige-se padrões elevados de qualidade.

Uma das formas de garantir esse padrão, assim como reduzir os custos (custo-benefício) e garantir a satisfação do cliente, é realizando a gestão de fornecedores de forma harmoniosa. Daí a importância desse relacionamento, cada vez mais direto.

Na cadeia de suprimentos a necessidade e importância é ainda mais elevada, por se tratar de múltiplas gestões de fluxo (informações, bens, finanças e serviços). Por isso, para cumprir com os objetivos organizacionais e as metas estabelecidas, realizar essa gestão é o cenário ideal. As vantagens também são diversas, tais como:

  • Valor agregado dos produtos / serviços / matéria-prima torna-se mais elevado;
  • Garantia de competitividade de mercado (graças aos preços reduzidos);
  • Acompanhamento dos avanços tecnológicos;
  • Otimização do ciclo de vida do produto (reduzindo o tempo médio de aquisição por parte dos clientes).

Quais são as vantagens da gestão de fornecedores?

Segundo a Procurement Tactics, 63% das empresas de varejo americanas têm problemas com os processos de gestão de fornecedores, o que resulta em atrasos substanciais e pesadelos de fornecimento. O filme A hora do Pesadelo é um filme para crianças em comparação com o terror que você pode sentir se não melhorar a sua gestão de fornecedores. Não é preciso dizer que se trata de um processo que beneficia as empresas de um ponto de vista financeiro, seja reduzindo as disrupções de fornecimento, seja apenas porque você pode negociar melhores acordos quando tem uma visão holística do fornecimento.

Um estudo da Deloitte sobre cadeias de abastecimento mostra que as empresas com melhor gestão de fornecedores têm um crescimento de receitas e margens EBIT significativamente acima da média quando comparadas com os seus correspondentes. Melhores resultados — ou a capacidade de se aproximar de um líder de mercado — são outro benefício de uma boa estratégia de gestão de fornecedores.

Finalmente, quando os fornecedores são tratados como parceiros e são desenvolvidas relações a longo prazo, seguem-se geralmente a inovação e a melhoria da qualidade dos serviços e bens. Na verdade, é uma situação vantajosa para ambas as partes.

Porque uma plataforma de gestão de fornecedores é essencial

Os dados estão em todo lugar. Big data, small data, todas as análises e estatísticas. Mas há uma razão para isso: é uma mão na roda na hora de tomar decisões fundamentadas e a diminuir as margens de erro.

O SRM é um mercado em grande expansão e a sua taxa de crescimento anual composta esperada é de +14% até 2026. Apesar disso, três quartos dos Chief Procurement Officers (CPO) dizem sentir que não têm métricas suficientes para avaliar o sucesso e a saúde da sua cadeia de abastecimento.

No entanto, isto não se acaba apenas nas métricas. O tempo gasto ao telefone com fornecedores, a constante perda de tempo, as tarefas repetitivas que acabam por bloquear a eficiência da operação e, em último ponto, os contratempos orçamentais.

📝 Pensando nisso, leia este artigo se quiser saber como fazer um orçamento de manutenção eficaz. 

A gestão de fornecedores pode ser um pesadelo sem as ferramentas certas para te ajudar. Como, por exemplo, uma plataforma SRM que te ajuda a encontrar e gerenciar tanto fornecedores, como múltiplos orçamentos para tomar melhores decisões de compra. Decisões essas que reduzem os custos e, consequentemente, tornam a sua vida mais fácil, te inserindo em uma comunidade de compradores e vendedores em um mercado compartilhado. Parece um sonho? Até o fim deste artigo você vai ver que está mais perto do que imagina!

Como melhorar a gestão de fornecedores?

Tomar decisões mais inteligentes

Os diretores de compras e facility managers podem passar muito tempo ao telefone e e-mail sem terem soluções adequadas. 

A complexidade da gestão de orçamentos, compras e vendas é assustadora e é por isso que existem departamentos dedicados às compras nas empresas. Gestão de contratos, ciclos de vida de fornecedores e orçamentos competitivos – tudo pode ser feito sem problemas com a plataforma e organização certas.

Contratar um especialista em SRM ou requalificar a sua equipe

É necessário um tipo especial de pessoa para gerenciar as relações com os fornecedores. Alguém que seja suficientemente duro para negociar o melhor acordo, mas suficientemente sensível para compreender o outro lado e os seus próprios processos e objetivos.

Não só isso, mas ter uma pessoa inteiramente dedicada à estratégia de gestão de fornecedores é uma necessidade. Afinal, uma área tão crítica para o seu negócio não deve ser deixada à deriva.

No mercado de trabalho atual, contratar pode se tornar uma grande dor de cabeça. Por isso, dê uma oportunidade a um dos seus colaboradores atuais e requalifique-o. Forme a sua equipe para que todos se tornem especialistas e os ajude a evoluir nas carreiras sem o incômodo de um período de adaptação ou preocupações de integração.

Quer outras dicas sobre gestão do local de trabalho? Consulte este checklist que preparamos para você. Talvez esteja também interessado em conhecer as principais tendências e desafios de FM para esse ano.


Comunicação e colaboração são as chaves do sucesso

A gestão de fornecedores segue um protocolo B2B. Ambas as empresas têm objetivos, expectativas e o seu próprio fluxo de trabalho. Um problema na cadeia de fornecimento não beneficia nenhuma das partes, já que a comunicação é vital para manter a confiança e evitar perdas de dinheiro. A transparência e os canais de comunicação abertos devem estar sempre no topo das prioridades.

Tudo se resume à colaboração. Se ambas partes se considerarem parceiros comerciais, há espaço para a inovação, crescimento e valor agregado. Portanto, lembre-se: é sempre uma conversa de dois lados. Seja razoável e prático.

Deseja também melhorar o seu facility management? Por que não contratar uma empresa para o fazer?

O futuro da gestão de fornecedores em Manutenção

A gestão de fornecedores é um mercado em crescimento e o futuro é promissor.

Em primeiro lugar, a tecnologia vai assumir um papel fundamental neste mercado. As ofertas tecnológicas vão evoluir e se adaptar de maneira mais eficiente às necessidades, tanto dos fornecedores como dos clientes. A gestão de informações dos fornecedores será mais fácil, as ferramentas analíticas mais complexas e as soluções para resolver o problema da procura de fornecedores vão ficar disponíveis.

Em um mundo pós-pandêmico, onde a cooperação é primordial, a gestão de fornecedores também se tornar mais inteligente e o know-how compartilhado vai torná-la mais fácil e aberta. Como consequência, a produtividade, a inovação e a criatividade na indústria aumentam.

Apresentamos… a Infraspeak NetworkTM 

Uma tarefa complexa e muitas vezes entediante não precisa continuar sendo assim para sempre. A gestão de fornecedores pode ser bastante criativa e excitante quando removemos a parte mais desgastante. 

A Infraspeak Network™ é uma rede de trabalho integrada que coloca a colaboração no centro do mundo das compras e ajuda a conectar os técnicos de manutenção, facility managers, vendedores, fornecedores e prestadores de serviço.

A Infraspeak Network™ simplifica os velhos processos de pedidos de orçamento, apresentação de propostas, compartilhamento de chamados e monitoramento do trabalho realizado pelos fornecedores. Com as nossas soluções colaborativas, você pode fazer tudo isto a partir do conforto da sua plataforma Infraspeak:

  • Expandir a sua lista de Clientes/Fornecedores e rede de contatos.
  • Gerenciar pedidos de orçamento e fechar propostas para chamados ou compra de estoque.
  • Executar as suas necessidades de manutenção de forma mais eficiente

A gente disse que esse sonho estava mais perto do que imaginava, não foi? Saiba como a Infraspeak Network™ pode ser a resposta para um fluxo de trabalho com os seus fornecedores mais sincronizado, intuitivo e transparente.