¿Qué es la gestión de las relaciones con los proveedores?
La gestión de las relaciones con los proveedores (SRM – del inglés Supplier Relationship Management) es la relación entre empresas –el proveedor y el suministrado– y es absolutamente fundamental para el crecimiento, la innovación y el control de presupuesto de tu empresa.
Piensa en tus proveedores como los monarcas piensan en su personal de cocina. Si alguna vez sientes que no son importantes, recuerda que son ellos quienes preparan tu próxima comida. ¿Por qué crees que los reyes y reinas solían tener catadores de comida?
Sin embargo, muchos profesionales luchan con ello. Se enfrentan a barreras de comunicación, a la complejidad de los contratos y al reto de fomentar la colaboración.
De hecho, según Procurement Tactics, el 63% de las empresas minoristas estadounidenses tienen problemas con sus procesos de gestión de suministros, lo que provoca retrasos considerables y pesadillas de reposición de existencias. Pesadilla en Elm Street parecería una película para niños comparada con el horror que puedes sufrir si no mejoras tu gestión de proveedores.
Como es evidente, una buena gestión de SRM beneficia a las empresas desde un punto de vista financiero, ya sea porque reduce las interrupciones del suministro o simplemente porque se pueden negociar mejores acuerdos cuando se tiene una visión holística del suministro.
Un estudio de Deloitte sobre las cadenas de suministro muestra que las empresas con una mejor gestión de los proveedores tienen un crecimiento de los ingresos y unos márgenes EBIT significativamente superiores a la media en comparación con sus homólogas. La mejora de los resultados –o la capacidad de alcanzar al líder del mercado– es otra de las ventajas de una buena estrategia de gestión de proveedores.
Comprender la gestión de las relaciones con los proveedores
La gestión de las relaciones con los proveedores consiste en generar valor a largo plazo. SRM es un mercado en verdadero crecimiento y su tasa de crecimiento anual compuesta prevista es del +14% hasta 2026, pero tres cuartas partes de los jefes de adquisiciones (CPO del inglés Chief Procurement Officer) afirman que no disponen de métricas suficientes para medir el éxito y la salud de su cadena de suministro.
Una SRM eficaz implica algo más que la gestión de transacciones; una estrategia de SRM robusta incluye comprender las capacidades de los proveedores y alinearlas con los objetivos de la organización.
Los elementos clave de SRM son:
- Comunicación: Garantizar la transparencia y la claridad en todos los tratos.
- Colaboración: Trabajar juntos para alcanzar objetivos comunes.
- Innovación: Animando a los proveedores a aportar nuevas ideas y soluciones.
SRM en la gestión de instalaciones
SRM tiene un impacto significativo en las operaciones diarias, influyendo en todo, desde los programas de mantenimiento hasta la eficiencia de costes.
Un enfoque SRM eficaz garantiza que los facility managers reciban un servicio de alta calidad de sus proveedores, lo que es crucial para mantener los estándares de seguridad y garantizar la continuidad operativa. Con una SRM eficaz, los facility managers pueden agilizar las interacciones con los proveedores, reduciendo la complejidad y ahorrando tiempo.
Además, la SRM en el facility management ayuda a alinear las prácticas de los vendedores con los objetivos de sostenibilidad de la organización. Al fomentar relaciones sólidas con los proveedores, los facility managers se aseguran de que sus operaciones sean a la vez eficientes y responsables.
Evaluación de las relaciones actuales con los proveedores
El primer paso para mejorar las relaciones con los proveedores es evaluar su estado actual. Esto implica una revisión detallada de todas las interacciones y acuerdos existentes con los proveedores.
Para empezar, recopila datos sobre el rendimiento de los proveedores. Esto incluye los plazos de entrega, la calidad de los bienes o servicios y la eficacia de la comunicación. Estos parámetros proporcionarán una imagen clara de la contribución de cada proveedor a tus operaciones.
A continuación, evalúa la importancia estratégica de cada proveedor. Determina qué proveedores son fundamentales para tus operaciones y cuáles aportan menos valor estratégico. Una vez evaluado el panorama actual de proveedores, busca los obstáculos comunes que dificultan la eficacia de los proveedores.
Por último, solicita la opinión de las partes interesadas internas. Habla con tu equipo para conocer sus interacciones y experiencias con cada proveedor. Sus puntos de vista pueden revelar retos ocultos u oportunidades para fortalecer las relaciones.
Utiliza la siguiente lista de comprobación para evaluar tus prácticas de SRM:
- Revisar los protocolos de comunicación: Garantizar canales de comunicación claros y coherentes con los proveedores.
- Evaluar el rendimiento de los proveedores: Realizar revisiones periódicas del rendimiento y recoger opiniones de todas las partes interesadas.
- Evaluar la utilización de la tecnología: Comprobar si los sistemas y herramientas actuales apoyan eficazmente las actividades de SRM.
- Analizar la gestión de contratos: Examinar las condiciones contractuales para comprobar si son justas y se ajustan a los objetivos estratégicos.
- Examinar la gestión de riesgos: Evaluar la eficacia con la que se abordan los posibles riesgos con los proveedores.
Creación de asociaciones más sólidas con los proveedores
Comunicación clara y objetivos comunes
Los cimientos de estas asociaciones se basan en la confianza y el entendimiento mutuo, por lo que es fundamental establecer líneas de comunicación abiertas. Las comprobaciones y actualizaciones regulares mantienen a ambas partes informadas sobre el progreso y los desafíos, y garantizan que todos estén en la misma página.
📝 Sobre este tema, lee nuestra opinión sobre cómo la comunicación también impulsa un mejor mantenimiento y facilities management. También te puede interesar conocer las principales tendencias y retos del FM en 2025.
Los objetivos compartidos también desempeñan un papel importante en el fortalecimiento de las asociaciones con los proveedores. Cuando los proveedores y las organizaciones persiguen objetivos comunes, se produce una alineación de prioridades. Las relaciones sólidas con los proveedores a menudo conducen a una mayor calidad del servicio, ya que los proveedores que se sienten valorados son más propensos a priorizar las necesidades de su negocio y ofrecer excelencia.
“Todavía tendemos a ver el facilities management ‘desde este lado y desde aquel otro’. Es necesario integrar todas las áreas implicadas y comunicar eficazmente lo que se está haciendo exactamente. En otras palabras, comunicar a las personas y asegurarse de que entienden lo que se espera de ellas y lo que pueden aportar como resultado del trabajo conjunto. Pero ésta es una influencia que debe existir desde arriba.” — Juliane Sena Favrin, Fundadora y Directora Ejecutiva de Ybira
Negociar contratos beneficiosos para todos
Los contratos deben considerarse una base para la colaboración, no sólo una salvaguarda legal. Ambas partes deben sentirse valoradas y justamente tratadas en el acuerdo contractual.
Un contrato justo garantiza que el riesgo se reparte equitativamente entre ambas partes. Esto crea un sentimiento de colaboración, en lugar de una relación de confrontación. Además, unos términos contractuales flexibles favorecen la adaptabilidad en circunstancias cambiantes.
Revisiones periódicas del rendimiento y comentarios
Durante las revisiones, asegúrate de destacar los logros, no sólo las áreas que generan preocupación. El refuerzo positivo anima a los proveedores a seguir prestando servicios de calidad.
Recuerda: los comentarios deben ser bidireccionales. Anima a los proveedores a compartir sus experiencias y sugerencias.
Apuesta por la colaboración a largo plazo
Una investigación de Deloitte sobre CPOs descubrió que “los profesionales de alto rendimiento y los maestros de la agilidad obtienen mejores resultados con una mayor calidad de influencia [de las partes interesadas] en lugar de sólo con la cantidad de influencia centrada en el suministro [de gasto]”.
Identifica a tus principales proveedores y desarrolla una estrategia a largo plazo para mantenerlos a tu lado con valor añadido para ambos. No hagas como Boeing, cuya estrategia de separarse constantemente de los proveedores acabó retrasándolos años en los pedidos.
Recuerda: al igual que el hombre, ninguna empresa es una isla.
Trabaja de modo colaborativo con tus proveedores utilizando Infraspeak Network™
SRM ya no se limita a hojas de cálculo y correos electrónicos
Una tendencia significativa es el creciente interés por las colaboraciones estratégicas. Las empresas van más allá de los tratos transaccionales para formar alianzas más estratégicas con sus proveedores. Este cambio fomenta la innovación y ayuda a alcanzar objetivos a largo plazo.
Una de las mayores ventajas de la tecnología es la automatización de las tareas rutinarias. La automatización reduce los errores humanos, ahorra tiempo y permite centrarse en actividades estratégicas.
La tecnología también fomenta una mejor gestión de los datos. El almacenamiento y acceso a los datos en sistemas digitales permite un nuevo nivel de transparencia, que ayuda a tomar decisiones informadas de forma rápida y eficiente. Por otro lado, las plataformas digitales permiten hacer un seguimiento en tiempo real del rendimiento de los proveedores, de modo que se pueden controlar fácilmente los indicadores clave de rendimiento (KPI), garantizando el cumplimiento y la calidad.
Por último, cada vez se hace más hincapié en la sostenibilidad. Las empresas están dando prioridad a los proveedores que se alinean con sus objetivos medioambientales y, mediante la adopción de soluciones como Infraspeak Network™, las empresas pueden realizar un mejor seguimiento y gestión de su impacto medioambiental, garantizando un suministro responsable.
Diseñada como una solución de gestión colaborativa de las relaciones con los proveedores, la Network conecta a clientes y proveedores en un único espacio de trabajo, reduciendo la carga administrativa, agilizando los flujos de trabajo y proporcionando información en tiempo real para mejorar la eficiencia y el rendimiento generales.
Si estás comprando, puedes:
- Crear solicitudes de presupuesto y compartirlas directamente, sin salir de la plataforma Infraspeak.
- Procesar todos los presupuestos recibidos y asociarlos sin problemas con la orden de trabajo o la orden de trabajo planificada a la que se refieren.
- Comparar los presupuestos recibidos y aprobar la mejor propuesta.
- Convertir la mejor propuesta en una compra, que podrás gestionar en Infraspeak.
Si estás vendiendo, puedes:
- Utilizar Infraspeak para crear y enviar presupuestos.
- Asociarlos a órdenes de trabajo existentes y a órdenes de trabajo planificadas.
- Centralizar todos los presupuestos enviados.
- Convertir el presupuesto aprobado en una venta, que podrás gestionar en Infraspeak.
