O que é a gestão da relação com os fornecedores?
Provavelmente, a parte mais influente e importante da gestão de fornecedores é a gestão de relações com fornecedores (SRM). SRM é a abordagem estratégica para gerir a relação entre a sua empresa e os seus fornecedores. É, em partes iguais, gestão de fornecedores, gestão de risco e gestão de contratos. Tanto analiticamente como criativamente, um gestor de relações com fornecedores deve lidar com relações entre empresas — várias partes em busca de valor acrescentado e crescimento do negócio.
Em manutenção, os fornecedores são parceiros. Ao ter de lidar com vários, uma parceria com um fornecedor pode ser a diferença entre ter uma pedra no sapato das operações da sua empresa ou uma empresa bem oleada. Bem vistas as coisas, a gestão do ciclo de vida dos contratos é uma parte fundamental da gestão de fornecedores.
A gestão de fornecedores está diretamente relacionada com a gestão de stock. É este relacionamento que permite garantir o fluxo de pedidos, compra, entrega e pagamento entre o empreendedor e seus stakeholders.
Saber como gerir e adotar boas práticas de relacionamento com os fornecedores, independentemente do tipo de negócio, é essencial para se tornar uma referência no mercado. O cenário competitivo do mercado exige que as empresas se destaquem, principalmente perante o cliente final, que precisa de sentir confiança e um serviço de qualidade.
A gestão de fornecedores na cadeia de fornecimento
O SRM (em inglês, Supplier Relationship Management), define a forma com que a empresa se relaciona com os stakeholders, assim como a abordagem que adotará frente aos mesmos. Ou seja, a interação entre a empresa e quem oferece os produtos (fornecedores externos), tais como matérias-prima, ou materiais necessários para a produção ou realização de serviços (internos).
Esta prática empresarial visa tornar os processos burocráticos mais eficazes, simplificando o fluxo para que o cliente possa ser beneficiado. No caso da cadeia de fornecimento, existem ferramentas que permitem partilhar as informações necessárias para que o fluxo se complete.
A empresa que adota o SRM cria uma espécie de comunicação direta com seus fornecedores, com o objetivo de aumentar a eficiência das atividades realizadas (compra de materiais, bens ou serviços).
Com um software SRM eficiente para este efeito, é possível organizar e facilitar a rotina diária com os fornecedores, além de reduzir custos, sem perder a qualidade final do produto.
Faz parte da gestão de fornecedores avaliar os serviços prestados, no que diz respeito ao preço, pontualidade de entrega e qualidade dos produtos. Manter o padrão elevado, com análises periódicas, é fundamental para a gestão empresarial.
Esse acompanhamento também facilita a tomada de decisões, como, por exemplo, na procura de novos fornecedores externos. Esta decisão não está necessariamente relacionada com a qualidade dos serviços prestados — é necessária uma estratégia para determinar que tipo de stakeholder agrega mais benefícios associados à parceria. Esta é, inclusive, uma das premissas e conceitos apresentados pela Indústria 4.0. Considerar fornecedores que se preocupam com o meio ambiente e a sustentabilidade, por exemplo, pode refletir-se positivamente na marca.
Tipos de fornecedores
Para uma gestão eficiente, cada empresa deve avaliar os tipos de fornecedores de que precisa. Para isso, é preciso considerar os produtos necessários — a produção final depende de um ou mais produtos? Dependem, ou não, de intermediários?
Perguntas como estas devem ser feitas em conjunto com os departamentos de compras e stock, para determinar qual ou quais devem ser os tipos de fornecedores. Em seguida, vem uma pesquisa de mercado e, por fim, é possível estabelecer o relacionamento:
- Single Sourcing: empresas que fornecem produtos específicos (únicos);
- Multiple Sourcing: várias empresas que fornecem o mesmo produto (similares);
- Global Sourcing: fornecedores internacionais (produtos diferenciados).
Esta é uma diretriz importante para determinar quem serão os parceiros de negócio.
Fluxo de gestão
A partir do momento que é estabelecido quais serão os tipos, inicia-se o processo de estruturação do fluxo para a gestão de fornecedores. Essa estruturação facilitará o processo, orientando o profissional responsável.
Portanto, se é um técnico ou gestor de manutenção encarregado desta função, considere analisar e elaborar esta rotina:
- Analisar e elaborar um relatório com a descrição das necessidades e produtos;
- Selecionar a fonte de fornecimento (com pesquisa prévia da concorrência);
- Informar-se dos preços praticados, assim como as características do produto;
- Criar as ordens de compra e o follow up dos pedidos realizados;
- Verificar a entrega, assim como as notas fiscais emitidas;
- Fazer a manutenção de arquivos e registos (histórico de atividades);
- Criar e manter o bom relacionamento com os fornecedores.
Consequências da má gestão de fornecedores
Este tipo de gestão acarreta diversas vantagens para a empresa. Em contrapartida, a má gestão de fornecedores, ou até mesmo a sua inexistência, pode provocar alguns prejuízos (financeiros ou não) para o negócio, como:
- Interrupção da cadeia de produção devido ao não fornecimento de determinados produtos essenciais;
- Atraso de produção e/ou lançamento de um determinado produto ou serviço, pelo mesmo motivo que o mencionado no tópico anterior;
- Insatisfação por parte do cliente, que não recebeu o seu produto na data agendada e/ou esperada, enfraquecendo a força de mercado da marca;
- Penalidades previstas em lei por parte das entidades reguladoras, dependendo do tipo de negócio.
📝 Leia também: Os 10 melhores softwares de gestão de fornecedores
Quais são as vantagens da gestão de fornecedores?
Estabelecer relações duradouras e eficientes com fornecedores externos não era prioridade dos empresários até algo recentemente. Mas as “regras” de mercado mudaram e cada vez mais são exigidos padrões elevados de qualidade.
Uma das formas de garantir esses padrões, assim como reduzir os custos e garantir a satisfação do cliente, é fazer uma gestão de fornecedores harmoniosa, pelo que o relacionamento cada vez mais direto com os fornecedores é importante.
Na cadeia de fornecimento, a necessidade e importância é ainda mais elevada, por se tratar da gestão de mútliplos fluxos (informações, bens, finanças e serviços). Por isso, para cumprir com os objetivos organizacionais e as metas estabelecidas, fazer essa gestão é o cenário ideal.
Segundo a Procurement Tactics, 63% das empresas de retalho americanas têm problemas com os processos de gestão de fornecedores, o que resulta em atrasos substanciais e pesadelos de fornecimento. O Pesadelo em Elm Street é um filme para crianças em comparação com o terror que pode sentir se não melhorar a sua gestão de fornecedores. Escusado será dizer que beneficia as empresas de um ponto de vista financeiro, quer reduzindo as disrupções de fornecimento, quer apenas porque pode negociar melhores acordos quando tem uma visão holística do fornecimento.
Um estudo da Deloitte sobre cadeias de abastecimento mostra que as empresas com melhor gestão de fornecedores têm um crescimento de receitas e margens EBIT significativamente acima da média quando comparadas com os seus homólogos. Melhores resultados — ou a capacidade de se aproximar de um líder de mercado — são outro benefício de uma boa estratégia de gestão de fornecedores.
Finalmente, quando os fornecedores são tratados como parceiros e são desenvolvidas relações a longo prazo, seguem-se geralmente a inovação e a melhoria da qualidade dos serviços e bens. Na verdade, é uma situação vantajosa para ambas as partes.
Porque é que uma plataforma de gestão de fornecedores é essencial
Os dados estão em todo o lado. Big data, small data, todas as análises e estatísticas. Mas há uma razão para tal — ajuda a tomar decisões informadas e a diminuir as margens de erro.
O SRM é um mercado em franco crescimento e a sua taxa de crescimento anual composta esperada é de +14% até 2026, mas três quartos dos Chief Procurement Officers (CPO) dizem sentir que não têm métricas suficientes para avaliar o sucesso e a saúde da sua cadeia de abastecimento.
No entanto, isto não se esgota em métricas. O tempo gasto ao telefone com fornecedores, a constante perda de tempo, as tarefas repetitivas que acabam por bloquear a eficiência da operação e, em última análise, os contratempos orçamentais.
📝 A propósito, leia este artigo se quiser saber como fazer um orçamento de manutenção eficaz.
A gestão de fornecedores pode ser um pesadelo sem as ferramentas certas para o ajudar. Uma plataforma que o ajuda a encontrar e gerir fornecedores e a gerir múltiplos orçamentos de modo a tomar melhores decisões de compra, que reduzem os custos e, consequentemente, tornam a sua vida mais fácil, inserindo-o numa comunidade de compradores e vendedores num mercado partilhado.
Como melhorar a gestão de fornecedores?
Tomar decisões mais inteligentes
Os diretores de compras e facility managers podem passar demasiado tempo ao telefone e email sem terem soluções adequadas.
A complexidade da gestão de orçamentos, compras e vendas é assustadora e é por isso que existem departamentos dedicados às compras nas empresas. Gestão de contratos, ciclos de vida de fornecedores e orçamentos competitivos – tudo pode ser feito sem problemas com a plataforma e organização certas.
Contratar um especialista em SRM ou requalificar a sua equipa
É necessário um tipo especial de pessoa para gerir as relações com os fornecedores. Alguém que seja suficientemente duro para negociar o melhor acordo, mas suficientemente sensível para compreender o outro lado e os seus próprios processos e objetivos.
Não só isso, mas ter uma pessoa inteiramente dedicada à estratégia de gestão de fornecedores é uma necessidade — uma área tão crítica para o seu negócio não deve ser deixada à deriva.
No mercado de trabalho atual, contratar pode tornar-se uma grande dor de cabeça, por isso, dê uma oportunidade a um dos seus colaboradores atuais e requalifique-o. Forme a sua equipa para se tornarem especialistas e ajude-os a evoluir nas carreiras sem o incómodo de um período de adaptação ou preocupações de integração.
Quer outras dicas sobre gestão do local de trabalho? Consulte esta checklist que preparámos para si.
Comunicação e colaboração são as chaves do sucesso
A gestão de fornecedores segue um protocolo B2B. Ambas as empresas têm objetivos, expectativas e o seu próprio fluxo de trabalho. Uma perturbação na cadeia de fornecimento não beneficia nenhuma das partes, pelo que a comunicação é vital para manter a confiança e evitar perdas de dinheiro. A transparência e os canais de comunicação abertos devem estar sempre no topo das prioridades.
Resume-se tudo à colaboração. Se ambas as partes se considerarem parceiros comerciais, há espaço para a inovação, crescimento e valor acrescentado. Portanto, lembre-se: é sempre uma conversa de dois sentidos. Seja razoável e prático.
O futuro da gestão de fornecedores em FM e Manutenção
A gestão de fornecedores é um mercado em crescimento e o futuro é promissor.
Em primeiro lugar, a tecnologia vai assumir um papel fundamental neste mercado. As ofertas tecnológicas vão evoluir e adaptar-se melhor às necessidades tanto dos fornecedores como dos fornecidos. A gestão da informação dos fornecedores será mais fácil, as ferramentas analíticas mais complexas e as soluções para resolver o problema da procura de fornecedores vão ficar disponíveis.
Num mundo pós-pandémico, onde a cooperação é primordial, a gestão de fornecedores vai também tornar-se mais inteligente e o know-how partilhado vai torná-la mais fácil e aberta. Como consequência, vai aumentar a produtividade, bem como a inovação e a criatividade na indústria.
Apresentamos… a Infraspeak Network™
Uma tarefa complexa e por vezes enfadonha não tem de continuar assim para sempre. A gestão de fornecedores pode ser bastante criativa e excitante quando se remove a parte mais desgastante.
A Infraspeak Network™ é uma rede de trabalho integrada que coloca a colaboração no centro do mundo das compras e ajuda a ligar os técnicos de manutenção e facility managers e vendedores, fornecedores e prestadores de serviço.
A Infraspeak Network™ simplifica os velhos processos de pedidos de orçamento e apresentação de propostas, partilha de ordens de serviço e monitorização do trabalho levado a cabo pelos fornecedores. Com as nossas soluções colaborativas, pode fazer tudo isto a partir do conforto da sua plataforma Infraspeak:
✔️ Expandir a sua lista de Clientes/Fornecedores e rede de contatos.
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