O objetivo da manutenção de edifícios é garantir que o edifício se mantém confortável e seguro para todos os seus utilizadores. Cumprir este objetivo implica cuidados constantes, como a manutenção de rotina, mas também cuidados de manutenção preventiva, que pretendem preservar os equipamentos e as infraestruturas. Com o passar do tempo, quando já não é possível proporcionar o mesmo nível de conforto, é necessário proceder à reabilitação do edifício.
Onde se aplica a manutenção de edifícios
- Edifícios públicos
- Centros comerciais
- Edifícios de escritórios
- Hotéis, lares, condomínios
Porquê implementar a manutenção de edifícios
- Mantém o valor do edifício
- Melhora as condições do edifício
- Conserva a segurança do edifício e a confiabilidade no mesmo
- Evita o desgaste excessivo dos seus equipamentos
Quem é responsável pela manutenção predial?
Conhece a expressão em inglês “It takes a village”? Por norma, esta frase surge associada à educação das crianças e de como é importante estas serem cuidadas e inspiradas por uma comunidade, mas poderíamos adaptar à área da manutenção. De facto, para que a manutenção de edifícios seja bem sucedida, é necessário todo um departamento de manutenção, onde todas as funções estão bem definidas. Para além disso, é importante que todos os utilizadores do edifício façam um esforço para o manter no melhor estado possível. Ou seja, todos os que de alguma forma utilizam ou estão relacionados com o edifício acabam por participar na sua manutenção. Mas foquemo-nos no Departamento de Manutenção:
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Gestores de manutenção
Os gestores de manutenção são os responsáveis pelo plano de manutenção. É sua função planear, atribuir tarefas, gerir a equipa técnica e decidir como reagir perante uma avaria. No caso das empresas que subcontratam diversos serviços de manutenção, os gestores internos também precisam de verificar se o contrato está a ser cumprido nos termos estabelecidos.
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Técnicos de manutenção
Os técnicos de manutenção fazem inspeções regulares e tarefas de manutenção preventiva, e respondem às avarias (manutenção corretiva). Podem ser polivalentes ou especializar-se num tipo de manutenção, como manutenção elétrica, manutenção AVAC, canalização, etc.
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Supervisores, auxiliares de limpeza & housekeeping
Os supervisores fiscalizam e mantêm o bom funcionamento das áreas comuns do edifício. Além dos supervisores, as equipas de limpeza e housekeeping são responsáveis pelos muitos cuidados que mantêm o edifício limpo e agradável.
Que tipos de intervenção estão incluídos na manutenção predial?
Manutenção de rotina
A manutenção de rotina engloba as tarefas diárias, semanais e periódicas que mantêm o edifício nas condições ideais para os utilizadores, como a limpeza, a gestão de resíduos ou a gestão de pragas. Apesar do foco estar neste tipo de soft facility management, também inclui inspeções visuais ou pequenas intervenções — substituição de lâmpadas fundidas, por exemplo. Geralmente, este tipo de manutenção está a cargo dos supervisores de manutenção.
Manutenção preventiva
A manutenção preventiva de edifícios tem o objetivo de manter a estrutura confortável e segura para os utilizadores. Muitas vezes, rege-se por Manuais de Operação e Manutenção.
A manutenção preventiva em edifícios contempla vários serviços diferentes. Primeiro, existe a manutenção de equipamentos elétricos, instalações de gás, AVAC, elevadores, escadas rolantes e outros ativos usados diariamente por quem usufrui do edifício. Depois junta-se a manutenção da estrutura e da zona exterior, que inclui o isolamento do edifício, as coberturas e sistemas de segurança.
Portanto, o segredo para uma excelente manutenção predial é planear e encaixar todos os trabalhos no mesmo cronograma. Felizmente, grande parte do plano de manutenção preventiva consiste em ordens de trabalho que se repetem com uma certa periodicidade, daí ser possível automatizar fluxos de trabalho com a ajuda de um software de gestão de manutenção inteligente.
Em alternativa, a manutenção preventiva pode ser substituída por manutenção baseada na condição ou manutenção preditiva.
Manutenção corretiva
A manutenção predial não é exceção: a manutenção corretiva deve ser usada como último recurso. O ideal é que os equipamentos do edifício nunca fiquem fora de serviço. Ainda assim, os erros acontecem: veja aqui como pode reduzir o MTTR.
Obras de reabilitação e renovação
Nos últimos anos, a União Europeia tem feito um esforço para aumentar a eficiência energética de edifícios mais antigos, incluindo escolas, prédios de escritórios e edifícios públicos. Apesar de uma manutenção adequada contribuir para reduzir o consumo de energia e o desgaste dos edifícios, na maioria dos casos são necessárias obras de remodelação profundas.
Depois de obterem uma certificação energética A+ ou emissões de carbono nulas, não é expectável que os edifícios necessitem novamente de obras intensivas a curto e médio-prazo. No entanto, os manuais de operação e utilização devem ser atualizados para ter em consideração a manutenção da nova infraestrutura e a vida útil expectável dos materiais usados no seu revestimento.
No caso dos edifícios históricos, nem sempre é possível limpar ou restaurar esculturas, azulejos, pinturas ou trabalhos de madeira, recuperando o seu estado original, devido à fragilidade dos materiais. Neste caso, deve ponderar-se a colocação de réplicas, que facilitam a manutenção regular sem desvirtuar a arquitetura do edifício.
Como tornar a manutenção de edifícios mais eficiente?
A melhor forma de tornar a manutenção de edifícios mais eficiente é usar um software de manutenção. Contudo, como dissemos acima, pode tirar ainda mais proveito do software se escolher uma plataforma inteligente de gestão de manutenção. Vantagens de utilizar esta solução:
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Acelerar o reporte de avarias
Permita que os seus supervisores e o pessoal de limpeza consigam reportar avarias facilmente através do software. Assim, os técnicos resolvem o problema muito mais depressa.
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Usar checklists para cada serviço
Crie checklists para cada serviço, de modo a conseguir replicar ordens de trabalho rapidamente e assegurar processos consistentes.
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Criar uma base de dados
Um CMMS (Computerized Maintenance Management System, ou Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado, em português) funciona como uma base de dados onde os gestores podem registar o plano de manutenção, atribuir tarefas e controlar o inventário. Do ponto de vista dos técnicos, organizar os trabalhos assim facilita a consulta de documentos e o cumprimento dos procedimentos padrão para cada ativo.
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Acompanhar as operações em tempo real
Um software inteligente permite acompanhar as operações em tempo real, de modo a saber que partes do edifício estão a funcionar normalmente e quais é que estão interditas. Estas atualizações permitem adaptar o atendimento ao cliente ou redirecionar os utilizadores para outras zonas do edifício.
A manutenção de edifícios exige um grande conhecimento técnico e a capacidade de gerir vários trabalhos ao mesmo tempo. Felizmente, a tecnologia ajuda-nos a colmatar as limitações do cérebro humano!
Sobre este assunto, convidamo-lo a assistir a uma agradável conversa com Cláudio Celino, da empresa Sinergia, especialista em manutenção de edifícios com mais de 20 anos de experiência no setor. A conversa está disponível no nosso canal de Youtube.
Qual o principal desafio da manutenção de edifícios?
No facility management (FM), a terceirização é a norma. A McKinsey estima que a terceirização já representa mais da metade do mercado FM e a tendência é que as empresas entreguem toda a gestão a um único parceiro. Mas, por enquanto, a maioria ainda lida com múltiplos fornecedores. Uma empresa para a limpeza diária, outra para a limpeza de fachadas, outra para os sistemas de segurança, outra para a manutenção de escadas rolantes, etc.
Conseguir controlar tudo o que cada fornecedor faz é, por isso, bastante complicado para os facility managers internos, que acabam por ser apenas pagadores de avenças, como diz, por outras palavras, Cláudio Celino. E este é exatamente o primeiro grande desafio da manutenção de edifícios: a falta de controlo. Mas quais são as causas desta falta de controlo? E quais as suas ramificações? De acordo com a experiência deste profissional, a falta de controlo acontece a partir de três fatores:
Ausência de equipa
O primeiro fator que contribui para a falta de controlo é a falta de pessoal. Os departamentos de facility management têm muitas vezes falta de profissionais. A manutenção dos equipamentos de apoio ao core business da empresa é vista como uma prioridade, mas tudo o resto é encarado como um custo desnecessário. Assim, as empresas não dispõem de pessoas focadas na gestão do edifício nem na recolha, análise e auditoria de dados úteis para o processo de manutenção.
Falta de sistemas
O segundo fator é a falta de sistemas abrangentes. Mesmo que cada fornecedor utilize um software e tenha uma boa organização interna, raramente existe um sistema que centralize todas as informações. Portanto, é muito difícil para o gestor acompanhar o que cada fornecedor está a fazer, obter informações atualizadas, ter uma visão do trabalho pendente e cruzar dados de referência.
Ausência de processos
Por último, é fácil os processos falharem. Mesmo quando há algum conhecimento sobre facility management e existe um sistema para inserir dados, não estamos perante um processo bem estabelecido. Isto porque pode não haver pontos de recolha de informações bem definidos ou a equipa nem sempre regista a abertura e a conclusão das ordens de trabalho. O resultado é uma informação não confiável, que está quase sempre desatualizada.
Relativamente aos dois últimos factos, o relatório da McKinsey lembra que o facility management fica atrás de outros setores, incluindo a manutenção de equipamentos, tanto na maturidade digital como na implementação de tecnologia. Embora não faltem soluções, há falta de competências digitais e tal não é uma prioridade para a administração das empresas, que se concentram na redução de custos.
As plataformas inteligentes, capazes de se integrar com uma infinidade de ferramentas, são uma das opções mais significativas para o setor. Ao conseguirem reunir todas as informações, permitem que recupere o controlo das operações diárias. Mas isto não é tudo — existem outros dois grandes desafios no âmbito da manutenção de edifícios, que influenciam e são influenciados por esta falta de controlo: falta de tempo e falta de valorização. Ambas podem melhorar significativamente com a ajuda da tecnologia.
A Infraspeak é um software de manutenção de edifícios?
A Infraspeak atua como um software de manutenção de edifícios, ajudando os facility managers e a equipa de manutenção a otimizar as suas operações. Está projetado para simplificar o processo de gestão de manutenção fornecendo recursos como gestão de ativos, manutenção preventiva, gestão de ordens de trabalho, gestão de stock e relatórios. A Infraspeak pode ser usada para gerir atividades de manutenção em vários tipos de edifícios, incluindo edifícios comerciais, hospitalares, industriais e residenciais:
- Gestão de ativos: a Infraspeak permite criar um inventário de todos os equipamentos e ativos de seu edifício, incluindo sistemas AVAC, sistemas elétricos, sistemas de canalização, elevadores e muito mais. Pode rastrear a localização, status e histórico de manutenção de cada ativo e programar tarefas de manutenção preventiva para garantir que se mantém em boas condições de funcionamento;
- Manutenção preventiva: com a Infraspeak, pode criar cronogramas de manutenção preventiva para os ativos e equipamentos de seu edifício. Isto pode ajudar a reduzir danos e a prolongar a vida útil dos seus bens, ao mesmo tempo que reduz os custos de manutenção.
- Gestão de ordens de trabalho: a Infraspeak permite criar ordens de trabalho para solicitações de manutenção, rastrear o status de cada ordem e atribuir tarefas aos técnicos de manutenção. Poderá ainda priorizá-las com base na sua urgência, estabelecer prazos e receber notificações quando as intervenções forem concluídas.
- Gestão de stock: a Infraspeak permite gerir o seu stock de consumíveis e materiais de manutenção, como peças de substituição, bem como monitorizar a sua utilização e o nível das encomendas, enquanto gera automaticamente ordens de compra quando as provisões estão a terminar.
- Relatórios: a Infraspeak fornece uma vasta gama de relatórios que podem ajudar a rastrear os custos de manutenção, a identificar tendências e a tomar decisões baseadas em dados precisos sobre as suas operações no âmbito da manutenção de edifícios.
Um ciclo vicioso: qual a razão para o facility management não ser valorizado?
A gestão de edificios, a monitorização dos locais de trabalho e as operações diárias requerem tempo, atenção e dedicação. Mas, como já dissemos, a maioria das empresas não dá prioridade a estes processos. Muitas vezes, há apenas uma pessoa a supervisionar toda a manutenção. Isto significa que os profissionais, como é o seu caso, irão concentrar-se nos serviços essenciais, ficando tudo o resto em segundo plano.
Obviamente, a constante falta de tempo leva a uma falta de controlo. Por outro lado, como nunca há tempo suficiente para implementar sistemas ou processos de controlo, levar a cabo as tarefas de facility management torna-se ainda mais demorado, roubando tempo para a implementação de melhorias. Fica-se preso num ciclo de ineficiência e desorganização, o que traz as suas próprias consequências.
Como não há tempo para realizar todas as tarefas nem processos de controlo, torna-se impossível demonstrar resultados. E “o que não pode ser medido, não pode ser gerido”, como já ouvimos tantas vezes. Assim, como não se consegue demonstrar resultados, ou provar que o FM influencia positivamente os resultados finais da empresa, a administração continua a negligenciar esta área e insiste na redução de custos. É este ciclo que leva ao “corte de custos” e à “falta de priorização” apontados no relatório da McKinsey.
Como argumentar a favor de investimentos em tecnologia de facility management?
Ironicamente, o corte de custos pode estar a sair caro. Com uma ferramenta apropriada, o gestor pode controlar o custo mensal de manutenção e os gastos com manutenção reativa, inserir informações sobre o que investiu, o retorno que obteve e até mesmo a depreciação dos ativos. Com o tempo, pode ter uma ideia clara sobre a vida útil de cada equipamento e prever se este irá precisar de ser substituído ou reparado.
Dito de outra forma, a recolha sistemática de dados traz previsibilidade. Como explica Cláudio Celino, “com essa previsibilidade, já sei quando tenho que substituir o equipamento. Posso planear muito melhor a manutenção e reduzir o número de manutenções reativas. Mas sempre mantendo o mesmo número de manutenções preventivas”.
Para o cliente, também é melhor e mais transparente: “É preciso demonstrar que a manutenção foi realizada — quando, por quem, quanto tempo demorou — e ainda que foi feita de acordo com o plano de manutenção”. Isto facilita muito a prova do trabalho do prestador de serviços e evidencia o papel do facility management na valorização do edifício e na melhoria da experiência do utilizador. Este último aspeto é uma das principais tendências na Indústria 5.0, mais humanizada do que nunca.
“Precisamos de uma sinergia entre sistemas, pessoas e processos”, conclui Cláudio Coelho. Como vê, não faltam motivos para que inicie hoje mesmo uma transformação digital e reverta o cenário atual. Chegou a hora da manutenção de edifícios deixar de ser uma batalha inglória!
