O que é um Manual de Operação e Manutenção?
Um manual de operação e manutenção, também conhecido pela sigla O&M, reúne toda a informação sobre a operação, manutenção, encerramento e demolição de um edifício. Apesar de os manuais O&M não serem obrigatórios por lei, é habitual serem entregues pelos prestadores de serviço no final dos trabalhos ou quando se inicia uma nova concessão. Se é o seu caso, aqui ficam alguns passos para criar um manual de operações e manutenção.
Quando criar um Manual O&M
Os manuais de operações e manutenção estão muito associados a empresas de média e grande dimensão. Até certo ponto, faz sentido: quantas mais pessoas e processos houver em jogo, mais importante é o manual O&M. No entanto, recomendamos fazer um manual de Operações e Manutenção logo desde o início. É mais fácil que não lhe escape nada nesta fase, e depois só precisa de acrescentar informação à medida que a empresa cresce.
Conteúdos que deve incluir no manual O&M
O manual O&M é um conjunto de instruções para operar e manter o edifício. Mas de que instruções é que estamos a falar, exatamente? Basicamente, tudo o que vai desde a documentação do fabricante até aos detalhes sobre ações de manutenção, consoante o tamanho do edifício, o equipamento e, claro, os requisitos do cliente. Pense no O&M como um manual de utilizador ou um manual do proprietário.
Lista de conteúdos
- organigrama, informação e background sobre a empresa;
- uma descrição completa da construção do edifício (acabamentos, isolamento e insulação, janelas e telhados);
- plantas e especificações sobre a infraestrutura, incluindo quaisquer revisões que tenham sido implementadas;
- informações sobre higiene e segurança no trabalho;
- explicações detalhadas sobre cada ativo, incluindo a localização, fabricante, modelo, especificações (subtipo, cor, etc) e, se possível, a vida útil expectável;
- programas de manutenção preventiva e preditiva, incluindo calendarização, procedimentos e requisitos para testes;
- procedimentos de emergência que estabelecem normas de segurança, assim como as pessoas e organizações que precisam de ser notificadas em caso de falha;
- referências ao manual do fabricante ou guias com informação relevante;
- contactos do fabricante e/ou fornecedor;
- requisitos e testes para entrar em funcionamento;
- garantias, seguros e certificados;
- requisitos para a desativação, demolição ou destruição do equipamento.
Resumindo: se influencia as operações e manutenção do edifício, deve estar no manual.
Como criar um manual O&M
A boa notícia é que a maioria do trabalho já está feito. Sim, leu bem! A maioria da informação que precisa para o manual de Operações e Manutenção já existe, é só uma questão de a estruturar. Mas antes de dar um passo maior do que a perna, vamos ver passo por passo como criar um Manual O&M.
- Escolha uma plataforma. Antes de mais, precisa de selecionar uma plataforma para organizar o seu manual O&M. Não se esqueça que o manual vai precisar de ser revisto e atualizado à medida que a empresa cresce e que os equipamentos mudam, por isso escolha uma plataforma que possa acomodar esses ajustes. Os manuais armazenados na cloud são mais fáceis de atualizar e evitam que haja manuais desatualizados em circulação.
- Simplifique a formatação do manual. Ninguém lê manuais do princípio ao fim… até que alguma coisa corre mal. Não é exagero dizer que a maioria das pessoas só consulta os manuais de utilizador quando está à procura de soluções rápidas para problemas urgentes. Assim sendo, tente que o manual seja tão descomplicado e acessível quanto possível.
- Trabalhe em equipa. O seu plano é fazer um manual técnico sozinho? Pense duas vezes. Peça sugestões de engenheiros, fornecedores e gestores. São eles que detetam os erros e os processos que tem de melhorar, além de encorajarem o técnicos e trabalhadores a usarem o manual.
- Feedback. Aceite sugestões para melhorar e rever o manual. Pergunte ao seus colegas qual é o feedback que têm sobre usar o manual e se têm sugestões para melhorar. As versões seguintes vão ser ainda melhores!
Template O&M
Veja aqui um template para um manual de O&M [em Inglês]. Pode também consultar uma proposta para a estrutura de um manual de utilização e manutenção aqui [em Português]. Se usar um CMMS, pode exportar a lista de ativos, calendário de manutenção e a informação sobre os ativos rapidamente.
