¿Qué es un Manual de Operación y Mantenimiento?
Un manual de operación y mantenimiento, también conocido por la siglas O&M, reúne toda la información sobre la operación, el mantenimiento, el cierre y la demolición de un edificio. Aunque los manuales de operaciones no son obligatorios por ley, es habitual que los proveedores de servicios los entreguen al final de las obras o cuando se inicia una nueva concesión. Si este es tu caso, aquí tienes algunos pasos para crear un manual de operaciones y mantenimiento.
Cuándo crear un manual de O&M
Los manuales de operación y mantenimiento están muy asociados a las medianas y grandes empresas. Hasta cierto punto, tiene sentido: cuantas más personas y procesos están en juego, más importante es una guía de buenas práticas de operación y mantenimiento. Sin embargo, te recomendamos hacer un manual de operaciones desde el principio. Es más fácil no perderse nada en esta etapa, y luego sólo hay que añadir información a medida que la empresa crece.
¿Qué contenidos debe incluir el manual de O&M?
El manual de O&M es un conjunto de instrucciones para la operación y el mantenimiento del edificio. Pero, ¿de qué instrucciones estamos hablando exactamente? Básicamente todo, desde la documentación del fabricante hasta los detalles sobre las acciones de mantenimiento, en función del tamaño del edificio, los equipos y, por supuesto, los requisitos del cliente. Piensa en la O&M como una guía del usuario o un manual del propietario.
Lista de contenidos
- organigrama, información y antecedentes de la empresa;
- una descripción completa de la construcción del edificio (acabados, aislamiento y aislantes, ventanas y tejados);
- los planos y las especificaciones de la infraestructura, incluidas las revisiones que se hayan llevado a cabo;
- informaciones sobre salud y seguridad en el trabajo;
- explicaciones detalladas de cada activo, incluyendo la ubicación, el fabricante, el modelo, las especificaciones (subtipo, color, etc.) y, si es posible, la vida útil prevista;
- programas de mantenimiento preventivo y predictivo, incluidos los calendarios, los procedimientos y los requisitos para hacer pruebas;
- procedimientos de emergencia que establecen las normas de seguridad y las personas y organizaciones que deben ser notificadas en caso de fallo;
- referencias al manual del fabricante o a guías que contengan información relevante;
- los datos de contacto del fabricante y/o del proveedor;
- requisitos y pruebas para la puesta en marcha;
- garantías, seguros y certificados;
- requisitos para la desactivación, la demolición o la destrucción de equipos.
En resumen: si influye en las operaciones y en el mantenimiento del edificio, debe figurar en el manual.
Cómo crear un manual de O&M
La buena noticia es que la mayor parte del trabajo ya está hecho. Sí, ¡has leído bien! La mayor parte de la información que necesitas para el manual de Operaciones y Mantenimiento ya existe, solo es cuestión de estructurarla.
- Elige una plataforma. En primer lugar, hay que seleccionar una plataforma para organizar el manual de O&M. No te olvides de que el manual tendrá que ser revisado y actualizado a medida que la empresa crezca y los equipos cambien, así que elige una plataforma que pueda adaptarse a estos ajustes. Los manuales almacenados en la nube son más fáciles de actualizar y evitan que haya información obsoleta en circulación.
- Simplifica el formato del manual. Nadie lee los manuales de principio a fin… hasta que algo va mal. Ya sabemos de sobra que mayoría de la gente sólo consulta los manuales de usuario cuando busca soluciones rápidas para problemas urgentes. Así que, intenta que el manual sea lo menos complicado y lo más accesible posible.
- Trabaja en equipo. ¿Piensas hacer un manual técnico tú solo? Piénsalo dos veces. Pide sugerencias a los ingenieros, proveedores y gestores. Son ellos los que detectan los errores y los procesos que hay que mejorar, además de animar a los técnicos y trabajadores a utilizar el manual.
- Sugerencias y comentarios. Acepta sugerencias para mejorar y revisar el manual. Pregunta a tus colegas qué opinión tienen sobre el uso del manual y si tienen sugerencias para mejorarlo. ¡Las próximas versiones serán aún mejores!
Plantilla de O&M
Ve aquí una plantilla para un manual de O&M [en Inglés]. Si utilizas una GMAO, puedes exportar rápidamente la lista de activos, el calendario de mantenimiento y la información sobre los activos.
