O que é um Manual de Operação e Manutenção?
Um manual de uso, operação e manutenção, também conhecido pela sigla O&M, reúne toda a informação sobre a operação, manutenção, encerramento e demolição de um edifício. Apesar de os manuais O&M não serem obrigatórios por lei, é comum serem entregues pelos prestadores de serviço no final dos trabalhos ou quando se inicia uma nova concessão. Se é o seu caso, aqui ficam alguns passos para criar um manual de operações e manutenção.
Quando criar um Manual O&M
Os manuais de operações e manutenção estão muito associados a empresas de grande e médio porte. Até certo ponto, faz sentido: quantas mais pessoas e processos estão em jogo, mais importante é o manual O&M. No entanto, recomendamos fazer um manual de Operações e Manutenção desde o início. Nessa fase, é mais fácil que nada escape, e depois você só precisa acrescentar informação à medida que a empresa cresce.
Conteúdos que você deve incluir no manual O&M
O manual O&M é um conjunto de instruções para operar e manter o edifício. Mas de que instruções estamos falando, exatamente? Basicamente, desde a documentação do fabricante até os detalhes sobre ações de manutenção, como o tamanho do edifício, o equipamento e, claro, os requisitos do cliente. Pense no O&M como um manual de utilizador ou um manual do proprietário.
Lista de conteúdos
- organograma, informação e histórico da empresa;
- uma descrição completa da construção do edifício (acabamentos, isolamento, janelas e telhados);
- plantas e especificações sobre a infraestrutura, incluindo revisões que tenham sido implementadas;
- informações sobre higiene e segurança no trabalho;
- explicações detalhadas sobre cada ativo, incluindo a localização, fabricante, modelo, especificações (tipo, cor, etc) e, se possível, a vida útil esperada;
- programas de manutenção preventiva e preditiva, incluindo cronogramas, procedimentos e requisitos para testes;
- procedimentos de emergência que estabelecem normas de segurança, assim como as pessoas e organizações que precisam ser notificadas em caso de falha;
- referências ao manual do fabricante ou guias com informação relevante;
- contatos do fabricante e/ou fornecedor;
- requisitos e testes para entrar em funcionamento;
- garantias, seguros e certificados;
- requisitos para a desativação, demolição ou destruição do equipamento.
Resumindo: se influencia as operações e manutenção do edifício, deve estar no manual.
Como criar um manual O&M
A boa notícia é que a maioria do trabalho já está pronto. Sim, você leu bem! A maioria da informação que precisa para o manual de Operações e Manutenção já existe, é só uma questão de a estruturar. Mas, antes de dar um passo maior do que a perna, vamos ver passo por passo de como criar um Manual O&M.
- Escolha uma plataforma. Antes de mais nada, você precisa selecionar uma plataforma para organizar o seu manual O&M. Não se esqueça que o manual vai precisar ser revisto e atualizado à medida que a empresa cresce e que os equipamentos mudam, por isso escolha uma plataforma na qual esses ajustes possam ser feitos. Os manuais armazenados na nuvem são mais fáceis de serem atualizados e evitam a circulação de manuais desatualizados.
- Simplifique a formatação do manual. Ninguém lê manuais do princípio ao fim… até que alguma coisa dê errado. Não é exagero dizer que a maioria das pessoas só consulta os manuais de utilizador quando procura soluções rápidas para problemas urgentes. Por isso, tente fazer um manual o mais descomplicado e acessível possível.
- Trabalhe em equipe. O seu plano é fazer, sozinho, um manual técnico? Pense duas vezes. Peça sugestões de engenheiros, fornecedores e gestores. São eles que detectam os erros e os processos que precisam ser melhorados, além de encorajarem os técnicos e trabalhadores a usarem o manual.
- Feedback. Aceite sugestões para melhorar e revisar o manual. Pergunte aos seus colegas qual é o feedback que eles têm sobre usar o manual e se sugerem alguma melhora. Dessa forma, as versões seguintes vão ser ainda melhores!
Template O&M
Veja aqui o Guia Nacional para elaborar um manual de O&M. Você pode consultar também essa proposta para a estrutura de um manual de utilização e manutenção. Se usar um CMMS, pode exportar a lista de ativos, calendário de manutenção e a informação sobre os ativos rapidamente.
