O&M-Handbuch: das Was, das Wann und wie Sie es erstellen sollten

Was bedeutet O&M?

Die Übersetzung von “O und M” bedeutet “Betrieb und Wartung”. In der Instandhaltung und im Bauwesen bezieht sich O & M auf die Funktionen, Aufgaben und Arbeiten, die mit dem täglichen Betrieb verbunden sind. Das ultimative Ziel ist es, eine Anlage so zu erhalten, dass sie während ihrer erwarteten Nutzungsdauer weiterhin zuverlässige Dienste leistet.

 

Was ist ein O&M-Handbuch?

Ein Betriebs- und Wartungshandbuch oder O&M-Handbuch fasst alle Informationen über den Betrieb, die Wartung, die Stilllegung und den Abriss eines Gebäudes zusammen. Obwohl ein O&M-Handbuch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wird es häufig nach Abschluss eines Projekts oder bei der Übergabe an einen Auftragnehmer benötigt. Unabhängig davon, ob Sie ein Bauunternehmer oder ein Subunternehmer sind, erfahren Sie hier, wie Sie ein O&M-Handbuch erstellen.

 

Wann Sie Ihr O&M-Handbuch erstellen sollten

O&M-Handbücher werden häufig mit mittelgroßen bis großen Betrieben in Verbindung gebracht. Das macht Sinn: Je mehr Menschen und Prozesse beteiligt sind, desto wichtiger ist ein Betriebs- und Wartungshandbuch. Wir empfehlen jedoch, Ihr Betriebs- und Wartungshandbuch gleich von Beginn an zu erstellen. Es ist einfacher, am Anfang gründlich zu sein und dann weitere Informationen hinzuzufügen, wenn das Unternehmen wächst.

 

Was gehört in ein O&M-Handbuch?

Wir haben bereits erwähnt, dass ein Betriebs- und Wartungshandbuch eine Sammlung von Anleitungen ist. Aber von welchen Anleitungen sprechen wir genau? Nun, alles von der Dokumentation des Herstellers bis hin zu den Details der Auftragsspezifikation, abhängig von der Größe des Gebäudes, der Ausrüstung und den Anforderungen des Kunden. Betrachten Sie das Betriebs- und Wartungshandbuch als ein Benutzerhandbuch oder ein Handbuch für den Gebäudeeigentümer.

 

Inhaltsverzeichnis des Betriebs- und Wartungshandbuchs

 

• Unternehmensinformationen, Hintergrund und Organisationsschaubilder;
• Details und Beschreibungen zu den Konstruktionsrichtlinien des Gebäudes (z.B. Oberflächen, Verkleidung und Isolierung, Fenster und Dach);
• Zeichnungen und Spezifikationen zur Infrastruktur, einschließlich aller Überarbeitungen der Originale; Gesundheits- und Sicherheitsinformationen;
• umfassende Erklärungen zu jedem Betriebsverfahren;
• ein Verzeichnis aller Ausrüstungen, das finanzielle Informationen enthalten kann, aber nicht muss;
• Einzelheiten zu jeder Anlage, einschließlich Standort, Hersteller, Modellnummer, andere Spezifikationen (Untertyp, Farbe usw.) und, wenn möglich, die Lebenserwartung des Produkts;
• Programme zur korrektiven und präventiven Wartung, einschließlich Zeitplänen, Verfahren und Testanforderungen;
• Notfallverfahren, die die Sicherheitsmaßnahmen sowie die Personen, Organisationen und Behörden beschreiben, die im Falle eines Ausfalls benachrichtigt werden müssen;
• Verweis auf das Handbuch oder den Leitfaden des Herstellers mit relevanten Informationen;
• Kontaktinformationen des Herstellers und/oder Lieferanten;
• Inbetriebnahme und Testergebnisse;
• Garantien, Zusicherungen und Zertifikate;
• Anforderungen für die Außerbetriebnahme, den Abriss und die Entsorgung von Geräten und Anlagen.

 

Fazit: Wenn es für den täglichen Betrieb und die Wartung relevant ist, sollten Sie es aufbewahren.

 

Wie Sie ein O&M-Handbuch erstellen

Die gute Nachricht ist, dass der größte Teil der Arbeit bereits erledigt ist. Ja, Sie haben richtig gelesen! Die meisten Informationen, die Sie für das Betriebs- und Wartungshandbuch benötigen, sind bereits vorhanden, Sie müssen sie nur noch zusammenstellen. Aber bevor wir zu weit gehen, sehen wir uns an, wie Sie ein Betriebs- und Wartungshandbuch Schritt für Schritt erstellen.

 

• Wählen Sie eine Plattform. Zunächst müssen Sie eine Plattform auswählen, auf der Sie Ihr O&M-Handbuch organisieren. Vergessen Sie nicht, dass das Handbuch aktualisiert werden muss, wenn der Betrieb wächst und sich die Ausrüstung ändert, wählen Sie also eine Plattform, die Anpassungen zulässt. Online-Software auf Cloud-Basis ist einfacher zu aktualisieren und stellt sicher, dass keine veralteten Geschäftsbücher herumliegen.
• Bereiten Sie ein einfaches Layout vor. Niemand liest gerne Handbücher von Anfang bis Ende… bis etwas schief geht. Es ist also nicht übertrieben zu sagen, dass die meisten Leute das Handbuch auf der Suche nach schnellen Lösungen für zeitkritische Angelegenheiten durchsehen werden. Versuchen Sie daher, das Handbuch so übersichtlich und leicht lesbar wie möglich zu gestalten.
• Holen Sie andere Leute ins Boot. Sie wollen ein technisches Handbuch ganz alleine schreiben? Denken Sie noch einmal darüber nach. Sie sollten Anregungen von Servicetechnikern, Lieferanten und Managern annehmen. Sie können Ihnen die Ineffizienzen und Fehler aufzeigen, die Sie beheben sollten, und werden Techniker und Bediener ermutigen, das Handbuch zu verwenden.
• Feedback. Nehmen Sie Vorschläge zur Verbesserung und Überarbeitung des Handbuchs an. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um Feedback zur Verwendung des Handbuchs und um Vorschläge zur Verbesserung. Die Folgeversionen werden dann noch besser sein!

 

 

O&M-Handbuch-Vorlage

Hier können Sie sich eine Vorlage für ein O&M-Handbuch ansehen. Und wenn Sie ein CMMS oder eine Intelligent Maintenance Management Platform (IMMP) verwenden, können Sie von dort aus Anlagenverzeichnisse und Zeitpläne erstellen.