O departamento de manutenção é estratégico para qualquer empresa. Quer precise de ter máquinas a funcionar para produzir 1000 pares de sapatos ou garantir capacidade para receber 1000 hóspedes, não vai atingir os seus objetivos sem manutenção. Mas como organizar o departamento de manutenção e repartir tarefas?

 

O grande desafio da manutenção é interferir o mínimo possível com as atividades habituais da empresa, ao mesmo tempo que evita disrupções de serviço. Por isso, a estratégia de manutenção tem de se alinhar com os objetivos globais da empresa. O gestor de manutenção é quem faz essa ponte, mas são os supervisores e os técnicos que executam o plano. 

 

O que faz o gestor de manutenção?

Grosso modo, o gestor de manutenção precisa de assegurar a fiabilidade dos ativos. Parece incrivelmente simples, mas “é mais fácil falar do que fazer.” Para atingir um único objetivo, os gestores de manutenção precisam de:

 

  • programar todas as atividades de manutenção preventiva e preditiva de acordo com os objetivos globais;
  • assegurar que as atividades de manutenção interferem o mínimo possível com o funcionamento normal da empresa;
  • gerir o orçamento do departamento e reduzir os custos com a manutenção e reparação dos equipamentos;
  • alocar cada tarefa a uma determinada equipa ou técnico, dependendo da dimensão do departamento;
  • controlar o inventário dos materiais usados para manutenção, reparações e operações (MRO);
  • apresentar relatórios à gestão da empresa, de acordo com os KPIs definidos;
  • supervisionar contratos de outsourcing e SLAs;
  • implementar procedimentos de higiene e segurança.    

 

Quem pode ser gestor de manutenção?

A maioria dos gestores de manutenção tem um background em engenharia. No entanto, a formação de base varia consoante o tipo de empresa e equipamentos em jogo. 

 

Por exemplo, na indústria, que lida com muitos equipamentos mecânicos nas linhas de produção, é mais valiosa uma formação em engenharia industrial, engenharia eletrónica, engenharia mecânica ou eletromecânica. No entanto, quando estamos a falar de gestão de edifícios, um engenheiro civil ou até um arquiteto podem assumir a função. 

 

Existe ainda o termo “engenharia de confiabilidade” (reliability engineering), uma subdisciplina de engenharia de sistemas, ainda pouco difundido em Portugal. Além da formação, a experiência também contribui para desempenhar o cargo. 

 

O que faz o supervisor de manutenção?

Em equipas maiores, são os supervisores de manutenção que fazem a ponte entre a gestão e os técnicos. Apesar de ser o gestor de manutenção quem define o planeamento, são os supervisores que acompanham os trabalhos diariamente:

 

  • definem cronogramas diários e alocam tarefas a técnicos específicos; 
  • inspecionam as instalações e verificam os equipamentos, para identificar possíveis problemas;
  • recrutam e treinam novos técnicos, e muitas vezes promovem as ações de formação contínua. 

 

Quem pode ser supervisor de manutenção?

Mais uma vez, depende muito da especificidade dos equipamentos. Em manutenção industrial é comum encontrar engenheiros em funções de supervisão. Por exemplo, os engenheiros eletromecânicos são profissionais indicados para supervisionar linhas de produção com bastante automação. 

 

Em equipas mais pequenas, como os departamentos de manutenção de um hotel, pode ser um funcionário com mais experiência ou um técnico com formação específica. Seria o caso, por exemplo, de um jardineiro chefe, do chefe de housekeeping ou de técnicos AVAC certificados para manusear gases fluorados.  

 

O importante é que o supervisor possua os conhecimentos técnicos para verificar o funcionamento dos equipamentos, bem como dirigir e aconselhar a equipa. Afinal de contas, haverá sempre avarias não programadas e são responsáveis pela gestão do dia a dia!  

 

O que faz um técnico de manutenção?

Os técnicos de manutenção executam as tarefas planeadas pelo gestor, seguindo o calendário delineado pelo supervisor. Podemos dizer que são o combustível do departamento, que asseguram que tudo funciona 24/7. 

 

O trabalho dos técnicos é tão fulcral para as operações das empresas que, hoje em dia, a procura por técnicos de manutenção é superior à oferta. Por exemplo, a Boeing estima que serão precisos 769.000 novos técnicos de manutenção de aeronaves até 2038, incluindo 137.000 na Europa, mesmo tendo em consideração o declínio da indústria devido à pandemia de COVID-19.

 

Quem pode ser técnico de manutenção?

Os técnicos de manutenção são profissionais qualificados, com formação equivalente ao ensino secundário. Existem cursos técnicos para técnicos de manutenção industrial, mecatrónica automóvel, eletromecânica, eletrotecnia, manutenção de aeronaves,  refrigeração e climatização, etc. Consoante o curso profissional e as suas certificações, poderá manipular diferentes equipamentos.

 

Como dividir a equipa de manutenção?

Uma das principais dúvidas de muitos gestores é como organizar a equipa, até porque muitos departamentos têm falta de profissionais. 

 

Uma das principais dificuldades está em organizar equipas que estão disponíveis a qualquer hora do dia, como acontece nos hotéis e nos hospitais, o que obriga a planear o trabalho em 3 turnos diferentes. Atendendo a que geralmente há menos funcionários no turno da noite, uma solução possível para estes casos seria:

 

  • ter um piquete com técnicos polivalentes no turno da noite, para executar sobretudo tarefas de manutenção programada e responder a avarias que surjam durante estas horas; 
  • nos restantes turnos, dividir a equipa em equipas de trabalho preventivo (apenas trabalho programado, com prioridade baixa e média-baixa) e uma equipa dedicada a ativos críticos (trabalhos urgentes e trabalhos de rotina com prioridade média-alta e alta). 

 

Mesmo em equipas de manutenção bem afinadas, 10% do trabalho é reativo. Um rácio 20/80 (corretivo/ preventivo) ainda está dentro dos padrões da indústria. Por isso, esta organização permite-lhe responder a pedidos urgentes sem atrasar as tarefas programadas. Entenda melhor a regra de ouro dos 10% e o que é a taxa de cumprimento de manutenção preventiva.

 

No entanto, lembre-se que esta é apenas uma sugestão. Numa fábrica, em que o importante é nunca parar de produzir, pode fazer mais sentido dividir a sua equipa por linhas de produção: 

 

  • cada linha de produção pode ter um supervisor associado, com um conjunto de técnicos especializados nesses ativos críticos; 
  • a manutenção do edifício propriamente dita, em termos de infraestrutura e segurança, pode ser atribuída a outra equipa polivalente.

 

A organização da equipa varia consoante o número de técnicos polivalentes, o número de funcionários, o horário de funcionamento e o tipo de operação. Mas, independentemente de tudo isso, há 3 pontos que beneficiam a organização de qualquer departamento de manutenção:

 

  • canais de comunicação fluídos;
  • reporte rápido de avarias; 
  • requisições de trabalho bem elaboradas.

Um CMMS cumpre todos estes requisitos, além de o ajudar a planear as atividades. Se quer perceber como é que a Infraspeak pode ajudar todos os membros desta cadeia, dos gestores aos técnicos, fale com um dos nossos especialistas e agende uma demo.