La estructura organizacional del mantenimiento es estratégica para cualquier empresa. Tanto si necesitas un conjunto de máquinas funcionando para producir 1.000 pares de zapatos como para garantizar la capacidad de recibir a 1.000 huéspedes, no lograrás tus objetivos sin mantenimiento. Pero, ¿cómo organizar una estructura de mantenimiento y distribuir las tareas?
El gran reto del mantenimiento es interferir lo menos posible en las actividades normales de la empresa, evitando al mismo tiempo las interrupciones del servicio. Por lo tanto, la estrategia de mantenimiento tiene que estar alineada con los objetivos globales de la empresa. El gestor de mantenimiento sirve de puente, pero son los supervisores y los técnicos quienes ejecutan el plan.
Descripción del puesto de trabajo de gestor o jefe de mantenimiento
A grandes rasgos, el gestor de mantenimiento debe garantizar la fiabilidad de los activos. Suena increíblemente sencillo pero, como dice el refrán, del dicho al hecho hay un gran trecho. Para lograr un objetivo único, los gestores de mantenimiento deben:
- programar todas las actividades de mantenimiento preventivo y predictivo de acuerdo con los objetivos generales;
- garantizar que las actividades de mantenimiento interfieran lo menos posible en el funcionamiento normal de la empresa;
- gestionar el presupuesto del departamento y reducir los costes de mantenimiento y reparación de los equipos;
- asignar cada tarea a un equipo o a un técnico concreto, en función del tamaño de la estructura;
- controlar el inventario de materiales utilizados para el mantenimiento, las reparaciones y las operaciones (MRO);
- presentar informes a la dirección de la empresa, de acuerdo con los KPI definidos
- supervisar los contratos de subcontratación y los acuerdos de nivel de servicio;
- implementar los procedimientos de salud y seguridad.
¿Quién puede ocupar el puesto de trabajo de gestor de mantenimiento?
La mayoría de los gestores de mantenimiento tienen formación en ingeniería. Sin embargo, la formación de base varía en función del tipo de empresa y de los equipos en juego.
Por ejemplo, en la industria, que maneja muchos equipos mecánicos en las líneas de producción, tiene más valor una formación en ingeniería industrial, ingeniería electrónica, ingeniería mecánica o electromecánica. Sin embargo, cuando hablamos de gestión de edificios, un ingeniero civil o incluso un arquitecto pueden asumir esa función.
También existe el término “ingeniería de fiabilidad” (reliability engineering), un tipo de ingeniería de sistemas, que todavía no está muy extendida en Portugal. Además de la formación, la experiencia también contribuye al desempeño del puesto.
Descripción del puesto de supervisor de mantenimiento
En los equipos más grandes, los supervisores de mantenimiento son los que sirven de puente entre la dirección y los técnicos. Aunque es el gestor de mantenimiento quien define la planificación, son los supervisores quienes controlan el trabajo a diario. Esto es lo que hace un supervisor de mantenimiento:
- definen los horarios diarios y asignan las tareas a los técnicos específicos;
- inspeccionan las instalaciones y comprueban los equipos para identificar posibles problemas;
- reclutan y forman a nuevos técnicos, y a menudo promueven acciones de formación continua.
¿Quién puede ocupar el puesto de supervisor de mantenimiento?
De nuevo, depende mucho de la especificidad de los equipos. En el mantenimiento industrial es habitual encontrar ingenieros en funciones de supervisión. Por ejemplo, los ingenieros electromecánicos son profesionales adecuados para supervisar líneas de producción con mucha automatización.
En equipos más pequeños, como los de las estructuras de mantenimiento de un hotel, puede ser un empleado con más experiencia o un técnico con formación específica. Este sería el caso, por ejemplo, de un jefe de jardinería, del jefe de housekeeping o de los técnicos de climatización certificados para manipular gases fluorados.
Lo importante es que el supervisor tenga los conocimientos técnicos necesarios para comprobar el funcionamiento de los equipos, así como para dirigir y aconsejar al equipo. Al fin y al cabo, siempre habrá averías no programadas y ¡ellos son los responsables de la gestión del día a día!
Descripción del puesto de técnico de mantenimiento
Los técnicos de mantenimiento llevan a cabo las tareas planificadas por el gestor, siguiendo el calendario marcado por el supervisor. Podemos decir que son el combustible de la estructura, los que se encargan de que todo funcione las 24 horas del día.
El trabajo de los técnicos es tan fundamental para la operación de las empresas que hoy en día la demanda de técnicos de mantenimiento supera la oferta. Por ejemplo, Boeing estima que se necesitarán 769.000 nuevos técnicos de mantenimiento de aeronaves de aquí a 2038, de los cuales 137.000 en Europa, incluso teniendo en cuenta el declive del sector debido a la pandemia de COVID-19.
¿Quién puede ocupar el puesto de técnico de mantenimiento?
Los técnicos de mantenimiento son profesionales cualificados con una formación equivalente al bachillerato. Hay cursos técnicos para técnicos de mantenimiento industrial, mecatrónica automotriz, electromecánica, electrotecnia, mantenimiento de aeronaves, refrigeración y climatización, etc. Dependiendo de la formación profesional y de sus certificaciones, podrán manejar diferentes equipos.
¿Cómo dividir el equipo de mantenimiento?
Una de las principales dudas que tienen muchos gestores es cómo organizar el equipo, sobre todo porque a muchos departamentos les faltan profesionales.
Una de las principales dificultades es organizar equipos que estén disponibles a cualquier hora del día, como ocurre en los hoteles y hospitales, lo que exige planificar el trabajo en 3 turnos diferentes. Teniendo en cuenta que generalmente hay menos empleados en el turno de noche, una posible solución para estos casos sería:
- disponer de un grupo de técnicos polivalentes en el turno de noche, para realizar principalmente las tareas de mantenimiento programado y responder a las averías que surjan en ese horario;
- en el resto de los turnos, dividir el equipo en equipos de trabajo preventivo (sólo trabajo programado, con prioridad baja y media baja) y un equipo dedicado a los activos críticos (trabajo urgente y trabajo rutinario con prioridad media alta y alta).
Incluso en equipos de mantenimiento bien coordinados, el 10% del trabajo es reactivo. Una razón de 20/80 (correctivo/preventivo) sigue estando dentro de los estándares del sector. Así, esta organización te permite dar respuesta a las solicitudes urgentes sin retrasar las tareas programadas. Sabe más sobre la regla del 10% y qué es el índice de cumplimiento de mantenimiento preventivo.
Sin embargo, recuerda que esto es solo una sugerencia. En una fábrica, donde lo importante es no dejar nunca de producir, puede tener más sentido dividir el equipo por líneas de producción:
- cada línea de producción puede tener un supervisor asociado, con un conjunto de técnicos especializados en esos activos críticos;
- el mantenimiento del propio edificio, a nivel de infraestructura y seguridad, puede asignarse a otro equipo polivalente.
La organización del equipo varía según el número de técnicos polivalentes, el número de empleados, el horario y el tipo de operación. Pero aparte de todo eso, hay 3 puntos que benefician a la organización de cualquier estructura de mantenimiento:
- canales de comunicación fluidos;
- reporte rápido de averías;
- solicitudes de trabajo bien preparadas.
Una GMAO cumple todos estos requisitos, además de que te ayuda a planificar las actividades. Si quieres saber cómo Infraspeak puede ayudar a todos los miembros de esta cadena, desde los gestores hasta los técnicos, habla con uno de nuestros expertos y programa una demostración.
