¿Qué es el mantenimiento de edificios?

El objetivo del mantenimiento de edificios es mantener el edificio cómodo para todos los usuarios. Esto implica un cuidado constante – mantenimiento rutinario –, pero también un mantenimiento preventivo para preservar los equipos y las estructuras. Luego, cuando ya no es posible ofrecer el mismo nivel de confort, se da paso a la renovación de edificios.

Dónde aplicar el mantenimiento de edificios

• Edificios públicos
• Centros comerciales
• Edificios de oficinas
• Hoteles, residencias de ancianos, hospitales, comunidades de propietarios

¿Por qué es necesario el mantenimiento de edificios?

• Mantiene el valor del edificio
• Mejora el estado del edificio
• Preserva la seguridad y la fiabilidad
• Evita el desgaste excesivo de los equipos

¿Quién es responsable del mantenimiento de los edificios?

Como dice la sabiduría popular, “hace falta un pueblo”. Para que el mantenimiento del edificio tenga éxito, hay que organizar un departamento de mantenimiento en el que todas las funciones estén bien definidas. Además, es importante que todos los usuarios del edificio se esfuercen por mantenerlo en las mejores condiciones posibles.

Gestores de mantenimiento

Los gestores de mantenimiento son los responsables del plan de mantenimiento. Deben planificar, asignar tareas, gestionar el equipo técnico y decidir cómo reaccionar ante una avería. En el caso de las empresas que subcontratan diversos servicios de mantenimiento, también supervisan si el contrato se cumple según los términos establecidos.

Técnicos

Los técnicos de mantenimiento realizan inspecciones periódicas, tareas de mantenimiento preventivo y responden a las averías (mantenimiento reactivo). Pueden ser polivalentes o estar especializados en un tipo de mantenimiento, como el mantenimiento eléctrico, la climatización, la fontanería, etc.

Conserjes, limpieza & housekeeping

Los conserjes supervisan y mantienen el buen funcionamiento de las zonas comunes del edificio. Además de los conserjes, los equipos de limpieza y housekeeping son responsables de gran parte de los cuidados que mantienen el edificio limpio y agradable.

¿Qué tipos de mantenimiento forman parte del mantenimiento de edificios?

Mantenimiento rutinario

El mantenimiento rutinario abarca las tareas diarias, semanales y periódicas que mantienen el edificio en condiciones óptimas para los usuarios, como la limpieza, la gestión de residuos o el control de plagas. Aunque la atención se centra en este tipo de ‘soft facility management’, también incluye inspecciones visuales o reparaciones menores (por ejemplo, sustitución de bombillas fundidas). Los conserjes de los edificios suelen encargarse de ello.

Mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo de los edificios tiene por objeto mantener las instalaciones cómodas y seguras para los usuarios. Suele basarse en manuales de operación y mantenimiento.

El mantenimiento preventivo de edificios incluye varios servicios diferentes. En primer lugar, está el mantenimiento de los equipos eléctricos, las instalaciones de gas, la climatización, los ascensores, las escaleras mecánicas y otros activos utilizados a diario por quienes usan el edificio. Luego está el mantenimiento de la estructura y la zona exterior, que incluye el aislamiento del edificio, el tejado y los sistemas de seguridad.

Así pues, la clave de un excelente mantenimiento de edificios es planificar y encajar todos los trabajos en un mismo calendario. Afortunadamente, gran parte del plan de mantenimiento preventivo consiste en órdenes de trabajo que se repiten con cierta periodicidad, por lo que es posible automatizar los flujos de trabajo con la ayuda de una plataforma inteligente de mantenimiento.

Otra posibilidad es sustituir el mantenimiento preventivo por el mantenimiento basado en la condición o el mantenimiento predictivo.

Mantenimiento reactivo

El mantenimiento de edificios no es una excepción: el mantenimiento reactivo debe utilizarse como último recurso. Lo ideal sería que los equipos del edificio nunca estuvieran fuera de servicio. Aun así, los errores ocurren: así es como se puede reducir el MTTR.

Obras de rehabilitación y renovación

En los últimos años, la Unión Europea se ha esforzado por aumentar la eficiencia energética de los edificios más antiguos, como escuelas, edificios de oficinas y otros edificios públicos. Aunque un mantenimiento adecuado ayuda a reducir el consumo de los edificios, en la mayoría de los casos son necesarias obras de rehabilitación de gran envergadura.

Tras conseguir la certificación energética A+ o cero emisiones de carbono, no se espera que los edificios vuelvan a necesitar reformas intensivas a corto o medio plazo. Sin embargo, los manuales de mantenimiento y funcionamiento deben actualizarse para tener en cuenta el mantenimiento de las nuevas infraestructuras y la vida útil prevista de los materiales utilizados en el sistema de envolvente.

En el caso de los edificios históricos, no siempre es posible limpiar o restaurar esculturas, azulejos, pinturas o carpintería a su estado original debido a la debilidad de los materiales. En tales casos, los gestores deben plantearse el uso de réplicas, que facilitan el mantenimiento rutinario sin estropear la arquitectura del edificio.

¿Cómo hacer más eficiente el mantenimiento de los edificios?

La mejor manera de hacer que el mantenimiento de edificios sea más eficiente es utilizar un software de mantenimiento de edificios. Sin embargo, como hemos dicho antes, puedes sacarle aún más partido al software si eliges una plataforma inteligente de mantenimiento.

Agiliza la notificación de averías

Permite que los conserjes y el personal de limpieza informen fácilmente de las averías a través del software. De esta forma, los técnicos resuelven el problema mucho más rápido.

Utiliza listas de verificación para cada servicio

Crea listas de comprobación para cada servicio, de modo que puedas replicar las órdenes de trabajo rápidamente y garantizar procesos uniformes.

Crea una base de datos

Crea una base de datos en la que puedas registrar el plan de mantenimiento, asignar tareas y hacer un seguimiento del inventario. Desde el punto de vista de los técnicos, el trabajo organizado de esta forma facilita la consulta de documentos y procedimientos estándar para cada activo.

La plataforma inteligente de mantenimiento lleva estas características aún más lejos. El software inteligente permite programar tareas, recibir notificaciones cuando se acerca una fecha límite y asignar tareas automáticamente, lo que agiliza las operaciones en el día a día.

Monitoriza las operaciones en tiempo real

El software inteligente permite monitorizar las operaciones en tiempo real, para saber qué partes del edificio funcionan con normalidad y cuáles no. Estas actualizaciones permiten adaptar el servicio al cliente o redirigir a los usuarios a otras zonas del edificio.

Sobre este tema, queremos recapitular una agradable conversación con Claudio Celino, de la empresa brasileña Sinergia, especialista en mantenimiento de edificios con más de 20 años de experiencia en el sector. La charla sigue disponible en nuestro canal de Youtube, si por casualidad hablas portugués.

¿Cuáles son los principales retos en el mantenimiento de edificios?

En facility management, la subcontratación es la norma. McKinsey calcula que la subcontratación representa ya más de la mitad del mercado del FM y la tendencia es que las empresas cedan todo el FM a un único socio. Pero, de momento, la mayoría sigue tratando con varios proveedores. Por ejemplo, una empresa para la limpieza diaria, otra para la limpieza de fachadas, otra para los sistemas de seguridad, otra para el mantenimiento de las escaleras mecánicas, etc.

Como es difícil para los gestores (internos) controlar todo lo que hace cada proveedor, “se convierten en pagadores”, dice Cláudio Celino. Y ése es precisamente el primer gran reto del mantenimiento de edificios: la falta de control. Pero, ¿cuáles son las causas de esta falta de control? ¿Y cuáles son sus ramificaciones? Según su experiencia, la falta de control se debe a tres factores:

Falta de personal

El primer factor que contribuye a la falta de control es la falta de personal. Los departamentos de facility management suelen carecer de personal suficiente. El mantenimiento de la maquinaria al servicio de la actividad principal es prioritario, pero todo lo demás se considera un “coste”. Por lo tanto, las empresas carecen de personas que se centren en el facility management o en recopilar, analizar y auditar datos útiles para el mantenimiento de los edificios.

Falta de sistemas

El segundo factor es la falta de sistemas. Aunque cada proveedor utilice software y tenga una buena organización interna, rara vez existe un sistema que centralice toda la información. Por lo tanto, es muy difícil para el gestor hacer un seguimiento de lo que hace cada proveedor, obtener información actualizada, tener una visión de los trabajos pendientes y cruzar datos.

Falta de procesos

Por último, los procesos fallan. Es decir, aunque se tenga cierta conciencia del FM y exista un sistema en el que introducir los datos, no hay un proceso bien definido. Por ejemplo, puede que no haya puntos de recogida de información bien definidos. O el equipo no siempre registra la apertura y el cierre de las órdenes de trabajo. El resultado es una información poco fiable y casi siempre no actualizada.

En cuanto a los dos últimos factores, el informe de McKinsey recuerda que el facility management va por detrás de otros sectores, incluido el mantenimiento de equipos, tanto en madurez digital como en penetración de la tecnología. Aunque no faltan opciones, faltan habilidades digitales y no es una prioridad para la gestión, que se centra en la reducción de costes.

Las plataformas inteligentes, capaces de integrarse con multitud de herramientas, son una de las opciones más disruptivas para el sector. Al reunir toda la información, permiten recuperar el control de las operaciones diarias. Pero eso no es todo. Hay otros dos grandes retos en el mantenimiento de edificios, que influyen y se ven influidos por esta falta de control: la falta de tiempo y la falta de apreciación. Ambos pueden mejorar significativamente con la ayuda de la tecnología.

¿Es Infraspeak un software de mantenimiento de edificios? 

Infraspeak actúa como un software de mantenimiento de edificios que ayuda a los facility managers y gestores de mantenimiento a racionalizar sus operaciones de mantenimiento. Está diseñado para simplificar el proceso de gestión del mantenimiento proporcionando funciones como la gestión de activos, el mantenimiento preventivo, la gestión de órdenes de trabajo, la gestión de inventarios y la elaboración de informes. Infraspeak puede utilizarse para gestionar las actividades de mantenimiento de varios tipos de edificios, incluidos los comerciales, médicos, industriales y residenciales:

1. Gestión de activos:Infraspeak te permite crear un inventario de todos los equipos y activos de tu edificio, incluidos los sistemas de climatización, los sistemas eléctricos, los sistemas de fontanería, los ascensores, etc. Puedes realizar un seguimiento de la ubicación, el estado y el historial de mantenimiento de cada activo, y programar tareas de mantenimiento preventivo para garantizar que estén en buen estado de funcionamiento.
2. Mantenimiento preventivo:Con Infraspeak, puedes crear programas de mantenimiento preventivo para los activos y equipos de tu edificio. Esto puede ayudarte a reducir las averías y prolongar la vida útil de tus activos, al tiempo que reduce los costes de mantenimiento.
3. Gestión de órdenes de trabajo:Infraspeak te permite crear órdenes de trabajo para las solicitudes de mantenimiento, realizar un seguimiento del estado de cada orden de trabajo y asignar tareas a los técnicos de mantenimiento. También puedes priorizar las órdenes de trabajo en función de su urgencia, establecer plazos y recibir notificaciones cuando se completen las órdenes de trabajo.
4. Gestión de inventario:Infraspeak te permite gestionar tu inventario de suministros de mantenimiento y piezas de repuesto, realizar un seguimiento del uso y el estado de existencias, y generar automáticamente órdenes de compra cuando los suministros estén terminando.
5. Informes:Infraspeak proporciona una serie de informes que pueden ayudarte a realizar un seguimiento de los costes de mantenimiento, a identificar tendencias y a tomar decisiones basadas en datos sobre las operaciones de mantenimiento de tu edificio.

Un círculo vicioso: ¿por qué no se valora el facility management?

La gestión de infraestructuras, la supervisión de obras y las operaciones diarias requieren tiempo, atención y dedicación. Pero, como ya hemos dicho, la mayoría de las empresas no dan prioridad al FM. A menudo, sólo hay una persona que supervisa todo el mantenimiento. Esto significa que hay que centrarse en los servicios esenciales, y todo lo demás pasa a un segundo plano.

Obviamente, la constante falta de tiempo conlleva una falta de control. Por otro lado, como nunca hay tiempo suficiente para implementar sistemas o procesos de control, el FM consume aún más tiempo del que debería. Aquí ya empezamos a entrar en un bucle de ineficacia y desorganización que trae sus propias consecuencias.

Como no hay tiempo para hacer todas las tareas ni controlar los procesos, resulta imposible demostrar los resultados. “Lo que no se puede medir no se puede gestionar”, como tantas veces hemos oído. Como no se pueden demostrar los resultados, ni probar que el FM influye en los resultados de la empresa, la dirección sigue descuidándolo e insiste en recortar gastos. Es este ciclo el que conduce al “recorte de costes” y a la “falta de priorización” señalados en el informe de McKinsey.

Cómo defender la inversión en tecnología de facility management

Irónicamente, el recorte de gastos puede estar costándoles caro. Con una herramienta de FM adecuada, el gestor puede controlar el coste mensual del mantenimiento y los gastos con mantenimiento reactivo, introducir información sobre lo que invirtió, el rendimiento que obtuvo e incluso la depreciación de los activos. Con el tiempo, puede hacerse una idea de la vida útil de cada equipo y predecir si será necesario sustituirlo o revisarlo.

Dicho de otro modo: la recogida sistemática de datos aporta previsibilidad. Como explica Cláudio Celino, “con esa previsibilidad, ya sé cuándo tengo que sustituir ese equipo. Puedo planificar mucho mejor el mantenimiento y reducir el número de mantenimientos reactivos. Pero manteniendo siempre el mismo número de mantenimientos preventivos”.

Para el cliente, también es mucho mejor. “Hay que demostrar que el mantenimiento se realizó — cuándo, por quién y durante cuánto tiempo — y que se realizó de acuerdo con el plan de mantenimiento”. Así es mucho más fácil demostrar el trabajo del proveedor de servicios y destacar el papel del FM en el aumento del valor del edificio y la mejora de la experiencia del usuario. Esta última es una de las principales tendencias de la Industria 5.0, que se perfila más humanizada.

“Necesitamos una sinergia entre sistemas, personas y procesos”, concluye. Dicho esto, no faltan razones para embarcarse en una transformación digital y revertir el escenario actual. ¡Es hora de que el mantenimiento de los edificios deje de ser una batalla sin gloria!