No hace falta decir que la Gestión de Facilities, o Facility Management, abarca todo tipo de servicios necesarios para gestionar un edificio, desde la decoración hasta el mantenimiento de las bombas de agua. Pero como estas son (por supuesto) tareas muy diferentes, podemos dividir la Gestión de Facilities en soft y hard services. Esta categorización ayuda a establecer prioridades, gestionar presupuestos y combinar todas tus obligaciones como facility manager o gestor de edificios.
¿Qué es el hard facility management?
El hard facility management incluye todos los servicios que conciernen a la parte física del edificio. Por su naturaleza, son esenciales para no comprometer la infraestructura – además de que son casi siempre exigidos por la ley por razones de salud, higiene y seguridad. Por otras palabras, si un determinado servicio puede ser interrumpido, entonces, probablemente no pertenece a la categoría de gestión de hard facility management. Ejemplos de hard facility management:
- tuberías;
- sistema eléctrico;
- equipos mecánicos;
- ascensores sociales y de servicio;
- sistema de protección contra incendios;
- sistema de calefacción y climatización;
- mantenimiento preventivo de edificios y mejoras.
¿Qué es el soft facility management?
El soft facility management incluye todos los servicios que son utilizados regularmente por los empleados y clientes. A diferencia de los hard services, no son obligatorios y a menudo se consideran “extras”, ya que el objetivo es ofrecer más comodidad a quienes utilizan las instalaciones. Si se trata de un servicio que no tiene que cumplir con la guía del fabricante, entonces probablemente entra en la categoría de soft facility management. Ejemplos de soft facility management:
- alarmas;
- gestión del correo;
- gestión de residuos;
- limpieza;
- máquinas expendedoras;
- decoración, paisajismo y plantas;
- control de plagas;
- gestión de proyectos, recursos humanos, etc.
Los objetivos globales de hard vs. soft facility management
Como hemos explicado antes, la principal diferencia entre hard y soft facility management es obvia. Uno es machine-intensive, centrado en máquinas y equipos, mientras que el otro es people-intensive y se ocupa del lado más humano del negocio. Esta diferencia hace que cada uno tenga un impacto muy diferente en el presupuesto, el rendimiento y el día a día de la empresa.
Los hard services se traducen en una gran carga de mantenimiento preventivo y predictivo. El objetivo principal es evitar las paradas imprevistas y mantener un cierto nivel de servicio; pero también gestionar los costes, prolongar la vida útil de cada equipo y maximizar el retorno de la inversión, aumentar el cumplimiento y prevenir los accidentes de trabajo. En resumen, son los servicios de mantenimiento los que tienen un impacto más directo en el núcleo del negocio y en el control de costes.
Por otro lado, los soft services no tienen un impacto directo en los beneficios o pérdidas de la empresa – con la excepción de los servicios de limpieza, por supuesto, porque estamos seguros de que perderás todos tus clientes si empiezan a estornudar al entrar en las instalaciones. La prioridad aquí es la comodidad, el bienestar y hacer que tu equipo se sienta valorado, aunque eso no tenga un impacto tan directo o inmediato en el rendimiento de la empresa. Pero vale la pena recordar que los edificios inteligentes, que dependen de soft services, son una tendencia en el Facility Management, además de una estrategia para retener el talento.
Gestionar el presupuesto de Facility Management entre hard y soft services
Hasta ahora, parece que estamos describiendo el clásico duelo máquina vs. hombre. Con un pequeño detalle: si dejas que algunos de tus equipos fallen, tampoco puedes garantizar la seguridad de quienes los usan. Por eso decimos que los hard services son indispensables e imposibles de excluir del presupuesto anual, por mucho que eso signifique sacrificar el bienestar.
Aún así, lo ideal es asignar una parte del presupuesto a cada tipo de servicios. Una buena sugerencia es llevar a cabo una Facility Needs Assessment (o una Evaluación de las Necesidades, en español) para comprender qué servicios son prescindibles y cuáles no se pueden recortar, teniendo en cuenta las necesidades de tu equipo y las especificidades de tu negocio. Estas son las preguntas que tienes que hacerte al distribuir el presupuesto:
- ¿este servicio es esencial para el funcionamiento de la empresa?
- ¿este servicio está regulado por alguna autoridad?
- si prescindes de este servicio, ¿hay riesgos de seguridad?
- si prescindes de este servicio, ¿habrá pérdidas para la empresa?
- ¿este servicio es crucial para la satisfacción del cliente?
- ¿este servicio facilita el trabajo diario del equipo?
- ¿este servicio es eficiente y cumple el propósito para el que fue implementado?
- ¿es posible que este servicio esté siendo duplicado?
Además, te damos una pista de cómo gestionar mejor tantos servicios diferentes: utilizar un GMAO o, mejor aún, una Plataforma Inteligente de Gestión de Mantenimiento. Al concentrar todas las operaciones en una sola plataforma, desde las intervenciones más específicas de mantenimiento preventivo hasta las solicitudes de limpieza, ahorras recursos y obtienes una visión global de todo lo que ocurre en un espacio determinado.
Subcontratación de soft y hard services
Para terminar, otro tema casi tan clásico como el duelo entre la máquina y el hombre. Al final, ¿qué servicios puedes subcontratar en mantenimiento?
Como ya hemos concluido aquí en el blog, no hay ningún servicio que no se pueda subcontratar en mantenimiento. En particular, la subcontratación de servicios de hard facility management, porque requieren una gran especialización, es bastante común. Un buen ejemplo son los típicos contratos de mantenimiento para equipos de climatización y ascensores
Sin embargo, incluso en este tipo de servicios específicos, todo depende de las necesidades de tu empresa. Si tienes un equipo funcionando 24/7, tiene sentido tener técnicos de mantenimiento siempre disponibles en el lugar, aunque a veces necesites complementarlo con mano de obra subcontratada. Como en casi todo, debes considerar los pros, los contras y el presupuesto.
En cuanto a los soft services, depende una vez más de tu tipo de negocio. En un hotel, por ejemplo, hay más beneficios en contratar a un empleado para cuidar los pisos que en subcontratar una empresa de limpieza. En un edificio de oficinas, probablemente no. Aquí es donde tienes más espacio para jugar con tu presupuesto y con varios niveles de servicio.
Distinguir entre soft y hard facility management puede simplificar tu vida y tu distribución de tareas. Y ya sabes que, por aquí, ¡también nos gusta simplificar! Si deseas obtener más información sobre el software inteligente de gestión de mantenimiento de Infraspeak, habla con uno de nuestros expertos y pide una demostración.
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