¿La subcontratación del mantenimiento es buena o mala?

Para tener una respuesta adecuada, primero tenemos que entender qué es la subcontratación. El término equivalente en inglés es «outsourcing» que significa «de suministro externo». La subcontratación, que se utiliza en todas partes, por las razones y contextos más diversos, significa pasar a alguien una tarea, responsabilidad o asignación.

 

Hace mucho que la subcontratación está presente en nuestra vida diaria. La palabra, como neologismo, apareció en el vocabulario de negocios brasileño hace unos 30 años. Pero desde la primera vez que alguien compró una cuerda hecha de pelo o crin de camello, unos 5 mil años antes de Cristo, se creó la subcontratación de la fabricación de productos.

 

Recorridos históricos aparte, aquí en nuestra área de Mantenimiento, Gestión de Activos y Gestión de Instalaciones, la subcontratación de servicios es un componente importante de la composición estratégica de las empresas más expuestas a la competencia mundial.

 

Recomendamos la lectura de nuestro texto sobre MCN – Mantenimiento Centrado en el Negocio. La decisión de subcontratar en el área de Mantenimiento, en cualquier sector, tiene que estar en línea con el éxito del negocio de la empresa.

 

La subcontratación en el Mantenimiento Español – Una realidad

El mercado español de Mantenimiento maneja miles de millones de euros cada año, empleando millones de personas que trabajan directa o indirectamente en el mantenimiento de:

  • hoteles;
  • fábricas;
  • plantas; 
  • centros comerciales; 
  • hospitales; 
  • plataformas petrolíferas; 
  • carreteras; 
  • aeropuertos e puertos; 
  • redes de distribución de gas; 
  • energía; 
  • agua y aguas residuales; 
  • aeronaves; 
  • barcos; 
  • camiones; 
  • aerogeneradores;
  • … y muchos más.

 

Las empresas proveedoras de servicios de Mantenimiento, además de puestos de trabajo, son una fuente de ingresos y se disputan un mercado cada vez más exigente, profesional y competitivo, en el que cada participación de 1% puede significar millones de euros de ingresos. La subcontratación en Mantenimiento está presente en la mayoría de las empresas como una forma de obtener un mejor rendimiento técnico y económico de sus activos.

 

Como todo gerente de calidad sabe, a veces no basta hacerlo bien. Necesitas saber si la competencia lo está haciendo mejor. Esto se llama benchmarking. Y por eso, cada vez más empresas y profesionales buscan mejorar y conocer las mejores prácticas en la contratación de servicios, los sectores que más subcontratan, qué servicios son más frecuentes en la contratación externa, los principales actores de este mercado, las tendencias y las formas de contratación.

 

¿Subcontratar o no subcontratar?, esa es la cuestión.

¿Todos necesitan subcontratar algo en Mantenimiento? La respuesta es no.

¿Hay algo en Mantenimiento que no se pueda subcontratar? La respuesta es también no.

 

Lo importante es saber que, definitivamente, la subcontratación significa delegar y mucha gente por ahí lo interpreta como «delargar». No tiene nada que ver.

 

La recomendación más importante es que, al buscar el modelo, un comparativo, si vale la pena subcontratar un servicio o incluso un conjunto de servicios, el contratista debe enumerar claramente lo que quiere y lo que no quiere. Esta lista, si está bien descrita, se llama alcance. El alcance de lo que hacemos nosotros mismos, con nuestros propios recursos y personal, y que puede ser hecho por alguien fuera de la empresa. Y, por supuesto, cuánto cuesta y los resultados obtenidos con un modelo u otro.

 

Determinado el alcance, el siguiente paso de esta hoja de ruta es asegurarse de que la gestión de la información está en sus manos, con o sin subcontratación. Un buen software puede darle esa tranquilidad.

 

Una vez realizada la comparación y decidida la puesta en marcha de un proceso de subcontratación, es imprescindible asegurar que todas las empresas proveedoras, que participarán en la competencia y posteriormente prestarán los servicios, estén alineadas, siguiendo las mismas pautas, facilitando la equiparación técnica de las propuestas para, finalmente, facilitar la decisión de contratación (o no) y el seguimiento del desempeño, independientemente de la región donde se ubican los activos.

 

Las subcontrataciones más exitosas son aquellas en las que se define bien, desde el principio, cómo se evaluarán los servicios y todo el mundo conoce y se guía por los SLA (Service Level Agreement), o lo que viene a ser lo mismo en español, ANS – Acuerdo de Nivel de Servicio, y sus KPI’s – Indicadores de Desempeño, tanto de los equipos involucrados, del personal atendido como del funcionamiento de los equipos e instalaciones bajo cuidado.

 

Subcontratación – Pros e Contras

Para no extendernos demasiado y no escapar del tema central de este texto, veamos, por ejemplo, más de cerca, lo que está sucede en el Mantenimiento de Edificios. Los edificios albergan todos los usos que la gente hace de ellos – hoteles, centros comerciales, hospitales, oficinas – y los procesos de producción – fábricas, plantas, plataformas petrolíferas, siderúrgicas.

 

El mantenimiento de estas instalaciones es, a menudo, muy costoso y no se ajusta a las estrategias de uso, lo que compromete la disponibilidad de la infraestructura para la operación/producción.

 

El Mantenimiento de Edificios se ha convertido en una parte activa de la vida cotidiana hasta el punto de que se considera estratégico para que la empresa cumpla sus objetivos y sea competitiva.

 

La conformidad de las instalaciones del entorno organizativo y la prestación continuada de servicios auxiliares exige cada vez más competencia en la gestión, desde la planificación hasta la ejecución, sin olvidar el control. Aquí es donde entra la subcontratación…. o no.

 

Los resultados de una encuesta sobre la Subcontratación nos muestran los principales factores que la impulsan:

 

Factor de Motivación Porcentaje
Reducción de Costes 13,4%
Reducción de personal 25,8%
Servicio Especializado 47,4%
Mejora del Rendimiento 8,2%
Otros 5,2%

 

Dependiendo de su punto de vista, se pueden dar muchas interpretaciones a los números que la encuesta nos presenta. Pero algunas cosas se hacen obvias, como que la principal razón para subcontratar partes o áreas enteras sigue siendo, con diferencia, la búsqueda de la excelencia en los servicios (Servicio Especializado).

 

Subcontratación del mantenimiento – Contras

A continuación se presentan los aspectos de la subcontratación del mantenimiento que causa más dificultades para su aplicación y gestión:

 

  • Calidad de la mano de obra;
  • Calidad en la Gestión de Proveedores;
  • Continuidad de los Servicios;
  • Visualización de los Resultados;
  • Rotación de la Mano de Obra;
  • Complejidad de la Legislación;
  • Dificultad en las Relaciones (Público Interno).

 

Subcontratación del mantenimiento – Pros

Y ahora, los aspectos positivos:

 

  • Coste;
  • Dominio Técnico (know-how);
  • Disponibilidad del Proveedor;
  • Disponibilidad de Instalaciones;
  • Mitigación de Riesgos;
  • Cumplimiento de la Legislación.

 

Conclusión

Nuestra opinión es que la subcontratación del mantenimiento es la cosa más común en el mundo y entre los factores críticos de éxito del Mantenimiento no hay ningún dogma a este respecto, ni a favor ni en contra.

No conocemos ningún modelo de subcontratación que atienda a todas las empresas, porque la subcontratación no es una panacea para todos los problemas ni una maldición de la que librarse. Cada uno con lo suyo.