¿Cuál es el sistema de gestión de activos correcto para ti?

El «sistema de gestión de activos» es un concepto muy amplio. Describe cualquier proceso que una organización usa para rastrear equipos y organizar un inventario. Por eso, técnicamente, hasta el tradicional papel y bolígrafo y las hojas de Excel se consideran un «sistema». La mayoría de las empresas necesitan algo ligeramente más sofisticado –probablemente, es por lo que estás aquí. ¡Empecemos!

La «gestión de activos» también es un concepto muy amplio. Incluye activos físicos, intangibles, fijos, digitales y cualquier otro tipo que puedas recordar. ¡Hasta los gestores de inversiones necesitan un sistema para gestionar los activos líquidos! En mantenimiento, la gestión de activos coordina los costes, riesgos, rendimiento y sostenibilidad de una infraestructura. Por último, este sistema debe realizar un seguimiento del activo a lo largo de su vida. Puede que estemos exigiendo mucho, pero no es imposible.

Software de gestión de activos

Teniendo en cuenta todo lo que se exige a un sistema de gestión de activos, utilizar un software es muy útil. Es más, los primeros programas de gestión de activos fueron una auténtica revolución. Simplificaron la gestión de activos y, al mismo tiempo, la hicieron más eficaz. Consigue controlar los activos en tiempo real, gestionar riesgos, hacer auditorias y aumentar el cumplimiento. Existen muchos beneficios de la gestión de activos y estos son solo 26 de ellos.

Si necesitas cumplir con la ISO5000, necesitas un software. Solo hay que tener en cuenta un detalle: para disfrutar de todos estos beneficios, tienes que elegir el software adecuado para ti. Muchas herramientas de facility management (gestión de infraestructuras) también son útiles para realizar la gestión de activos, especialmente si estamos hablando de activos fijos y tangibles. Teniendo esto en cuenta, vamos a ver los 9 tipos de softwares para crear tu sistema de gestión de activos. 

EAM

EAM significa Enterprise Asset Management o Gestión de Activos Empresariales en español. Integra una gran cantidad de información, incluyendo gestión de proyectos, operaciones, mantenimiento, confiabilidad, inventario, proveedores y contabilidad. La EAM controla activos desde que se solicitan hasta que son desactivados, lo que permite la gestión durante todo su ciclo de vida.

El conjunto de estas informaciones da a los gestores una perspectiva general de toda la organización y proporciona un conocimiento valioso para tomar decisiones estratégicas. Es la elección de la mayoría de las grandes empresas, especialmente si tienen activos distribuidos geográficamente. 

CMMS (o GMAO)

CMMS significa Computerised Maintenance Management System (en español preferimos utilizar las siglas GMAO, es decir, Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador). Este software se centra exclusivamente en facility management y solicitudes de mantenimiento. Cuando ocurre una avería o un problema, puede informarse inmediatamente y actuar rápidamente.  

Una GMAO tiene la ventaja de gestionar solicitudes, historial de equipos y el inventario de piezas de repuesto. La puede utilizar cualquier organización que tenga que gestionar edificios grandes, desde fábricas a hospitales, lo que hace que la GMAO sea una de las opciones más versátiles en esta lista.

De cualquier forma, no es tan inclusiva como la EAM y por ello también tiende a ser menos costosa. Si solo necesitas gestionar activos físicos y tienes un presupuesto moderado, una GMAO tal vez sea la mejor apuesta para el día a día. 

IMMP (o PIM)

La era de la GMAO acabó, ahora es el momento de las IMMP (¡no digas después que no te avisamos!). IMMP significa Intelligent Maintenance Management Platform o Plataforma Inteligente de Mantenimiento en español. Es una herramienta flexible para coordinar hardwares, IoT, activos, softwares y equipos. Si estás buscando un software para gestionar tanto activos intangibles como físicos, es una buena solución para ti. Vas a ganar insights, mejorar tu rendimiento y ahorrar tiempo. Aprende más sobre la PIM de Infraspeak aquí.

Infrastructure Asset Management (IAM)

Estos sistemas se centran en la gestión de infraestructuras públicas, sobre todo en las fases más avanzadas de su vida. Generalmente, son utilizados en redes eléctricas, puentes, ferrocarriles, carreteras, sistemas de alcantarillado u otros activos públicos. Si necesitas preservar y asegurar el funcionamiento de estas infraestructuras, necesitas un software con módulos apropiados para el fin de vida. Ofrecen datos que permiten mantener, rehabilitar y restaurar infraestructuras completas. 

Gestión de Activos Fijos

Este tipo de sistema rastrea y monitorea activos fijos para objetivos de contabilidad, mantenimiento y seguridad. Empieza creando un número de identificación para todos los activos, que después son rastreados a lo largo de su vida. Puede organizar activos como máquinas, vehículos o equipos por departamentos o edificios. De cualquier forma, la mayoría de las GMAOs o de las EAMs cumplen el mismo propósito y ofrecen muchas más funciones.

CAFM

CAFM significa Computer Aided Facilities Management o Gestión de Instalaciones Asistida por Ordenador en español. Este tipo de software se dedica exclusivamente a organizar espacios físicos, para proporcionar más confort y eficacia. Estas características hacen que sea la primera opción para los edificios inteligentes o de oficinas y para espacios que son usados por muchas personas. Si tu objetivo es hacer que tus clientes y colegas se sientan a gusto, lo que necesitas es una CAFM.

IWMS

IWMS es un acrónimo de Integrated Workplace Management System o Sistema de Gestión Integrada para Espacios de Trabajo en español. Estas herramientas generan información sobre edificios, infraestructuras e instalaciones. Es posible comenzar solo con un activo e ir escalando la operación a medida que el tiempo avanza. Sobre todo, solo cubre la hard facility management –si estás preocupado con el confort y la gestión de equipos, la CAFM es la opción más adecuada.

Gestión de Activos de IT

A pesar de que los softwares de gestión de activos que mencionamos tienen inmensas ventajas, también tienen una limitación. Las empresas dependen cada vez más de activos de TI, lo que incluye ordenadores, licencias de software, almacenamiento, base de datos, etc. También hay softwares específicos para tener la certeza de que estos activos no se corrompan o pierdan una actualización. Si esta es tu prioridad, empieza por aquí. 

Gestión de datos y medios

La gestión de datos, documentos y medios es cada vez más necesaria. Este tipo de software reúne activos digitales para mantener la información segura. Cada fichero es creado, encriptado o digitalizado y catalogado. También se asocia a un propietario y a personas autorizadas para controlar el acceso a los ficheros.

Ahora que sabes qué tipos de softwares tienes a tu disposición, ¡solo tienes que elegir! Recuerda que un sistema de gestión de activos no debe limitarse a organizarlos – también debe ofrecer datos cruciales para mejorar su rendimiento.