Qual é o sistema de gestão de ativos certo para si?

“Sistema de gestão de ativos” é um conceito amplo. Descreve qualquer processo que uma organização usa para rastrear equipamento e organizar o inventário. Por isso, tecnicamente, até o tradicional duo de papel e caneta e as folhas de Excel contam como um “sistema”. A maioria das empresas precisa de algo ligeiramente mais sofisticado – provavelmente, é por isso que chegou aqui. Mas já lá vamos.

“Gestão de ativos” também é um conceito muito abrangente. Inclui ativos físicos e intangíveis, ativos fixos, digitais, e quaisquer outros de que se lembre. Até os gestores de investimento precisam de um sistema para gerir os ativos líquidos! Em manutenção, a gestão de ativos coordena os custos, riscos, desempenho e sustentabilidade de uma infraestrutura. Por último, este sistemas devem acompanhar o ativo durante toda a sua vida. Claro que estamos a exigir muito, mas não o impossível.

Software de gestão de ativos

Tendo em conta tudo o que se exige de um sistema de gestão de ativo, um software revela-se muito útil. Aliás, os primeiros programas de gestão de ativos foram uma autêntica revolução. Tornaram a gestão de ativos menos árdua e, ao mesmo tempo, muito mais eficiente. Consegue controlar os ativos em tempo real, gerir riscos, fazer auditorias e aumentar a compliance. Há muitos benefícios na gestão de ativos e estes são apenas 26 deles.

Se precisa de cumprir a ISO5000, precisa de um software. Só há um detalhe: para desfrutar de todos estes benefícios, tem de escolher o software certo para si. Muitas ferramentas de facility management (gestão de infraestruturas) também são úteis para fazer a gestão de ativos, especialmente se estamos a falar de ativos fixos e tangíveis. Com isto em mente, vamos ver 9 tipos diferentes de software para criar o seu sistema de gestão de ativos. 

EAM

EAM significa Enterprise Asset Management (Gestão de Ativos Empresariais, em Português). Integra uma grande quantidade de informação, incluindo gestão de projeto, operações, manutenção e confiabilidade, inventário, fornecedores e contabilidade. Os EAMs acompanham os ativos desde que são encomendados até que são desativados, o que proporciona a gestão de todo o ciclo de vida.

O conjunto destas informações dá aos gestores uma perspetiva geral de toda a organização e informações valiosas para decisões estratégicas. É a escolha da maioria das grandes empresas, principalmente se tiverem ativos distribuídos geograficamente. 

CMMS

CMMS significa Computerised Maintenance Management System (sistema de gestão de manutenção computadorizado). Este software foca-se exclusivamente em facility management e requisições de manutenção. Quando ocorre uma avaria ou um problema, pode reportá-lo imediatamente e agir rapidamente.  

Um CMMS é vantajoso para gerir requisições, histórico de equipamentos e o inventário de peças suplentes. Pode ser usado por qualquer organização que tenha de gerir edifícios grandes, desde fábricas a hospitais, o que faz do CMMS uma das opções mais versáteis nesta lista.

Contudo, não é tão abrangente como os EAMs, e por isso também tende a ser menos dispendioso. Se só precisa de gerir ativos físicos, e tem um orçamento moderado, um CMMS talvez seja a melhor aposta para o dia a dia. 

IMMP

A era do CMMS acabou; são os tempos do IMMP (depois não diga que não avisamos!). IMMP significa Intelligent Maintenance Management Platform, ou plataforma inteligente de gestão de manutenção. É uma ferramenta flexível para coordenar tudo desde hardware IoT, ativos, software e equipas. Se está à procura de um software para gerir tanto ativos intangíveis como físicos, é uma boa solução para si. Vai ganhar insights, melhorar o seu desempenho e poupar tempo. Saiba mais sobre a IMMP da Infraspeak aqui.

Infrastructure Asset Management (IAM)

Estes sistemas focam-se na gestão de infraestruturas públicas, sobretudo nas fases mais avançadas da sua vida. Geralmente, são utilizados em redes elétricas, pontes, ferrovias, estradas, esgotos e outros ativos públicos. Se precisa de preservar e assegurar o  funcionamento destas infraestruturas, precisa de um software com módulos apropriados para o fim de vida. Oferecem dados convenientes para manter, reabilitar e restaurar infraestruturas completas. 

Gestão de Ativos Fixos

Este tipo de sistema rastreia e monitoriza ativos fixos para fins de contabilidade, manutenção e segurança. Começa por criar um número de identificação para todos os ativos, que depois são rastreados ao longo da sua vida. Pode organizar ativos como máquinas, veículos ou equipamentos por departamento ou edifício. Contudo, a maioria dos CMMS ou EAM cumprem o mesmo propósito e oferecem muitas mais funções.

CAFM

CAFM significa Computer Aided Facilities Management, ou gestão de facilities auxiliada por computador. Este tipo de software dedica-se exclusivamente a organizar espaços físicos, de modo a proporcionar mais conforto e eficiência. Estas características fazem com que seja a primeira opção para smart buildings, edifícios de escritórios e espaços usados por muitas pessoas. Se o seu foco está em fazer os seus clientes e colegas sentir-se confortáveis, é de um CAFM que precisa. 

IWMS

IWMS é um acrónimo para Integrated Workplace Management System, ou sistema de gestão integrado para locais de trabalho. Estas ferramentas gerem portefólios de edifícios, infraestruturas e instalações. É possível começar só com um ativo e ir escalando a operação à medida que o tempo avança. Contudo, só abrangem hard facility management – se está preocupado com o conforto e gestão de equipas, o CAFM é uma opção mais adequada.

Gestão de Ativos de IT

Apesar de os softwares de gestão de ativos que já mencionámos terem imensas vantagens, também têm uma limitação. As empresas dependem cada vez mais de ativos de TI, o que inclui computadores, licenças de software, armazenamento, bases de dados, etc. Já há softwares específicos para ter a certeza que estes ativos não são corrompidos e que nunca perde uma atualização. Se esta é a sua prioridade, comece por aqui. 

Gestão de Dados e Media

A gestão de dados, documentos e media é cada vez mais necessário. Este tipo de software reúne ativos digitais para manter a informação segura. Cada ficheiro é criado, encriptado ou digitalizado, e catalogado. Também é associado a um proprietário e autorizados, o que controla o acesso aos ficheiros.

Agora que sabe que tipo de software tem à sua disposição, falta escolher! Lembre-se que um sistema de gestão de ativos não se deve limitar a organizá-los – também deve oferecer dados cruciais para melhorar o seu desempenho.