Uno de los mayores retos que nos comunicaron los facility managers españoles fue la dificultad en encontrar un sistema de gestión para sus actividades diarias. Pero si durante mucho tiempo no hubo un estándar o una lista de mejores prácticas de Facility Management, se colmaron esas lagunas con la ISO 41001.

 

La designación completa de la ISO 41001 es «ISO 41001: 2018 Facility Management – Management Systems – requirements with guidance for use», que traduciremos libremente como Facility Management – Sistemas de Gestión – requisitos con orientaciones de uso. Estas son las mejores prácticas de la industria y su mejor apuesta para responder a los retos de un futuro cuya única certeza es el incremento de la competitividad.

 

Antecedentes 

El estándar de Gestión de Activos es la norma ISO 55001, que se lanzó en 2014 y se revisó en 2016 (en 2018, la ISO 55002 aportó alguna información complementaria, pero no invalidó a su predecesora). Pero las primeras ISO sobre Facility Management (FM) sólo surgieron en 2017, cuando aparecieron en triple dosis:

 

  • ISO 41011: 2017vocabulary, que establece la jerga del sector;
  • ISO 41012: 2017 – guidance on strategic sourcing & development of agreements, con orientaciones sobre el abastecimiento estratégico y el desarrollo de acuerdos;
  • ISO 41013: 2017scope, key concepts & benefits, sobre el alcance, conceptos clave y beneficios de la FM.

 

La norma 41001 de 2018 – y que sólo se revisará en 2023 – se refiere a todas las anteriores, pero tiene una visión más práctica de Facility Management. La ISO 41001 establece los requisitos, con instrucciones específicas, para que su empresa adopte y mantenga un sistema de Facility Management que permita un crecimiento sostenido.

 

Además, implementada en conjunto con la ISO 55001, forman un equipo imparable que vincula el valor de los activos con los objetivos globales de la empresa.

¿Qué empresas pueden usar la ISO 41001?

La ISO 41001 puede ser utilizada por empresas de cualquier sector – incluyendo las fábricas, la hostelería, la venta al por menor, la asistencia técnica y otras que estén utilizando un GMAO. ¡El único requisito es tener una infraestructura para gestionar! Pero sobre todo, se recomienda a las empresas que deseen: 

  • seguir técnicas de FM efectivas y eficientes, que apoyen el crecimiento sostenido de la organización;
  • cumplir con las expectativas de los empleados, socios y otros;
  • ser sostenibles en un entorno globalmente competitivo.

¿Cuáles son los principales objetivos de la ISO 41001?

Básicamente, el objetivo principal de la ISO 41001 es preparar a la empresa para afrontar los retos de nuestro tiempo, lo que ocurre a través de tres ejes:

 

  • mejorar la experiencia de los empleados proporcionando un entorno de trabajo más sano y seguro (que, recordemos, es uno de los principales desafíos de Facility Management);
  • reducir el impacto de las actividades económicas en el medio ambiente; 
  • aumentar la eficiencia de las tareas de mantenimiento y gestión para reducir el desperdicio y disminuir los costes.

 

¿Cómo funciona la ISO 41001?

El gran punto de partida de la ISO 41001 es la visión de la empresa, que debe concretizarse en cada uno de los procesos internos. Para ello, seguimos una lógica que va de lo global a lo particular:

Visión → Misión → Estrategia → Sistema → Procesos 

 

Lo cual, en la vida diaria, corresponderá, aproximadamente, a:

Organización → Liderazgo → Planificación → Apoyo → Operación

 

A continuación, viene una fase de evaluación, que permite una mejora continua – es decir, una aproximación cada vez más grande de los métodos de trabajo a la visión de la empresa.

 

ISO 41001 aborda todas estas fases. Pero, como su nombre lo indica, se centra en los sistemas de gestión y en cómo usarlos, lo que significa que se centra especialmente en la fase que corresponde al soporte, que, en FM, incluye recursos humanos, tecnológicos y financieros; habilidades y conocimientos a ser adquiridos; comunicación y documentos internos organizados.

 

Por lo tanto, podemos decir que la ISO 41001 estructura la Facility Management a través de buenas prácticas de gestión organizativa debidamente coordinadas e integradas – que siempre se evalúan teniendo en cuenta los objetivos globales.