Las expectativas son altas. Se espera que el mercado europeo de Facility Management (FM) crezca un 14,1% anual hasta 2023. Países como Alemania, el Reino Unido (aumento proyectado de 12,5% anual), Francia (aumentos anuales estimados de 16%), Rusia, España (13,2% anual) e Italia están al mando de esta ola. Pero, ¿por qué es tan inevitable el crecimiento del mercado de Facility Management?

 

Utilizando el término Facility Management como un gran paraguas, la expectativa que recae sobre FM es la de gestionar los costes sin comprometer la experiencia de los empleados. Es decir, responder a las empresas que deben ser cada vez más eficientes, tanto a nivel financiero como energético, a la vez que satisface a equipos cada vez más multiculturales e intergeneracionales. Hay quienes lo resumen en dos palabras: “Smart workplace” o lugar de trabajo inteligente. Excelente poder de síntesis, no lo discutimos.

 

Si está satisfecho con esta respuesta, puede parar de leer aquí. Pero si quiere saber cómo va a funcionar este «smart workplace», siga leyendo. Prometemos no dejar nada fuera: cambio climático, Inteligencia Artificial, modelado digital de edificios, blockchain. Todos ellos cambiarán su trabajo en un futuro muy próximo y forman parte de las principales tendencias y desafíos para los Facility Managers en 2020.

 

1.  Supervisión del equipo y centralización de la información

Algunos de los mayores desafíos para los facility managers españoles son el seguimiento de las tareas de cada técnico y enfrentarse a la burocracia. El problema, en la gran mayoría de los casos, es común: el equipo no utiliza un software de gestión, o utiliza un software inapropiado. Incluso en los Estados Unidos, un estudio realizado por Plant Engineering sugiere que el 53% de las empresas utilizan una GMAO (Gestor de Mantenimiento Asistido por Ordenador, en inglés, CMMS), lo que significa que el 47% utiliza otros medios, como Excel o papel. 

 

Nosotros en Infraspeak no somos enemigos de las hojas de cálculo (¡no siempre, por lo menos!), pero tal vez sea pertinente contar una pequeña historia sobre Excel (pequeña advertencia: no lo lea antes de irse a dormir). En 2013, JP Morgan perdió 6.000 millones de dólares debido a un error de Excel. Este no fue el único caso. Las hojas de Excel no son lo suficientemente efectivas para almacenar información y centralizar varios aspectos de la operación de un equipo. 

 

Depender de Excel para organizar las tareas de Facility Management no es una solución viable en 2020. Se nos rompe un poco el corazón cada vez que tenemos que recordar que existen sistemas de gestión de mantenimiento e infraestructuras que sus técnicos pueden tener en sus móviles y utilizar durante todo el día. Los Facility Managers que no utilizan un software de gestión apropiado se arriesgan a ver a su competencia ganar terreno en 2020.

 

2. Aumento del outsourcing en Facility Management.  

Otra de las grandes tendencias en Facility Management es el aumento del outsourcing o subcontratación. Es decir, cada vez más empresas están subcontratando estas tareas – ya en 2017, el outsourcing de las tareas de FM alcanzó el 50,5% del volumen de negocios global, aunque en el mercado europeo la FM interna era todavía ligeramente superior. El outsourcing es una forma de evitar averías inesperadas, compensar la escasez de mano de obra y reducir costes.

 

No es casualidad que una de las cosas que contribuyó al aumento del outsourcing en Europa fue la austeridad. El mantenimiento de edificios e infraestructuras públicas, hospitales y escuelas depende cada vez más de empresas externas, ya que no hay capacidad para contratar más profesionales a tiempo completo. Por otra parte, el progreso tecnológico también ha facilitado el control de todo a distancia. Es posible acceder a los datos en tiempo real a través de la cloud, informar de las averías y supervisar el progreso de cada tarea. Y la guinda del pastel: este mando a distancia no tiene un coste elevado.

3. Big data y análisis de datos.

Hace años que los big data son una de las grandes palabras de moda en el mundo del Facility Management. Finalmente, con la aparición de una tecnología cada vez más avanzada y gracias a Internet de las cosas, la promesa se ha cumplido. Pero se equivoca si piensa que el tema «se arregla» recogiendo más datos que nunca.

 

Los big data también plantean mayores desafíos a la Facility Management. Tener demasiada información exige saber cómo filtrarla, procesarla y analizarla. Debemos distinguir lo que es «ruido» de lo que nos aporta conocimientos reales sobre cómo gestionar cada activo. Ese es el primer desafío para hacer frente a los big data en 2020. El segundo es almacenar todos los datos que recogemos de forma segura para garantizar la privacidad de los clientes y cumplir con todas las leyes de protección de datos.

 

4. Experiencia de los equipos y de los clientes.

La tecnología debería funcionar a nuestro favor – y no al revés. Una de las tendencias más importantes de los últimos años es privilegiar la experiencia del usuario con interfaces cada vez más fáciles e intuitivas. Es importante que sus empleados sientan que no están «enterrados» en la burocracia y que puedan organizar su propio día fácilmente. 

 

Del mismo modo, es esencial que sus clientes puedan informar de las averías con facilidad y solicitar asistencia. Antes de adoptar cualquier sistema de gestión u otra herramienta nueva, considere si solo le sirve a usted o si realmente tiene ventajas para las personas con las que trabaja. Recuerde las palabras clave: smart workplace y bienestar. No es casualidad que el lugar de trabajo del futuro sea uno de los temas principales de las conferencias de Facility Management en 2020.

 

5. Sustituir equipos obsoletos y/o en mal estado

Tenemos la idea de que lo bueno «dura para siempre». Alerta spoiler: no dura. Si fuera así, nuestra serie favorita no se alargaría con giros argumentales dignos de una telenovela; no habría historias de amor terminando en divorcios dramáticos y tal vez ni siquiera se habría descubierto el botox – ¡todo un universo alternativo! 

 

Con los edificios, pasa exactamente lo mismo. Por muy buenos que sean los materiales y la tecnología originales, el tiempo acaba jugando una mala pasada. Un estudio de la Plant Engineering de 2018 encontró que la causa principal del downtime no planeado es la edad de los dispositivos. En el 44% de los casos, los equipos obsoletos fueron la causa del tiempo de inactividad – por lo que la sustitución de los equipos «decrépitos» es ciertamente un desafío para el año 2020. 

 

Empiece por hacer una evaluación de riesgos para determinar qué activos debe sustituir primero. Si se trata de un edificio, los facility managers deben empezar a pensar en renovaciones profundas cuando lleguen a la marca de los 30 años, particularmente en lo que se refiere a cubiertas, tuberías, iluminación, ascensores, sistemas de calefacción y refrigeración, ventanas y sistemas inteligentes. 

 

6. BIM & Facility Management

La sigla BIM significa «Building Information Modelling». De forma simplificada, podemos describir BIM como una herramienta de modelado digital que permite a los constructores y arquitectos tener una visión completa del proyecto y recopilar toda la información sobre el edificio – planos, áreas, materiales utilizados, etc. Esto no es algo nuevo, pero es una tecnología que sólo ahora estamos poniendo en práctica en el mundo del Facility Management.

 

En algunos países, como el Reino Unido, ya es obligatorio tener modelos BIM para todos los edificios públicos desde 2016. Pero los nuevos edificios son una minoría. Es en los edificios antiguos, que necesitan más mantenimiento, donde la modelización de la información puede ser más útil para las tareas de Facility Management. Un estudio realizado en 32 edificios universitarios en el Reino Unido concluyó que la asociación de BIM y FM mejora la eficiencia de los equipos de mantenimiento porque es más rápido acceder a la información y localizar el problema. 

 

Ejemplo: piense que una pared y un rodapié de un determinado espacio necesitan ser pintados. ¿Sabe cuál es la referencia de la pintura usada en esta habitación, para que se parezca a las otras paredes? ¿Qué tratamiento se le dio a la madera del rodapié? ¿Habrá que arrastrar los muebles para hacer la remodelación? ¿Su equipo sabe exactamente dónde necesita ser remodelado? Si asocia el modelado BIM con las órdenes de trabajo, su equipo tendrá todas las respuestas. 

 

7. Blockchain

Al igual que BIM, Blockchain no es una tecnología nueva. Surgió con las primeras criptomonedas y, en su esencia, es una «cadena» de información encriptada que no puede ser contaminada – esto es lo que asegura que la compra y venta de monedas sea fiable. Por el momento, el uso de Blockchain sigue limitado principalmente al mundo de las criptomonedas, pero no faltan ideas para aplicar esta tecnología a la industria, al comercio minorista, al sector hotelero y, por supuesto, a la gestión de infraestructuras.

 

El objetivo es que todo sea rastreable, desde las transferencias de propiedad a las actividades del sistema, hasta el origen de todo lo que compramos. En otras palabras, todo el proceso de la orden de trabajo se registraría de manera transparente y efectiva. Es posible que la tecnología de blockchain se integre con los softwares de mantenimiento en un futuro próximo… quizás ya en 2020.

 

8. Sostenibilidad & Eficiencia Energética 

Lograr una mayor eficiencia energética es, sin duda, uno de los mayores desafíos en un futuro inmediato. Por un lado, las pérdidas de energía contribuyen al desperdicio y al aumento de nuestra huella ecológica. Por otro lado, aumentan los costes de las empresas con la calefacción y la refrigeración de los edificios.

 

Los softwares de CAFM (Computer Aided Facilities Management, o Gestión de infraestructuras asistida por ordenador), los sensores e Internet de las cosas permiten automatizar las temperaturas a las que se enciende y apaga la calefacción, reducir los recursos en las habitaciones que no se utilizan, reducir los gastos de luz y hasta establecer la frecuencia indicada para las acciones de mantenimiento y limpieza, según el uso habitual de cada activo. 

 

El objetivo es que todos los edificios tengan una huella de carbono neutra – como ya es el caso de The Edge, la sede de Deloitte en Ámsterdam, que aplica Internet de las Cosas para ser el «edificio más sostenible del mundo». El sistema de iluminación está conectado vía Ethernet a sensores que registran la luminosidad, la ocupación de cada sala, la humedad, la temperatura y el contenido de CO2. No se trata de un futuro lejano o de ciencia ficción: es algo que ya está a nuestro alcance.

Tal como hemos dicho al principio del artículo, las expectativas para el año 2020 son altas. Es importante mantenerse al tanto de las tendencias y tomar las medidas necesarias para superar los desafíos que aquí se prevén. Hable con uno de nuestros expertos y descubra cómo Infraspeak puede impulsar su operación y ayudarlo a superar estos retos.