Um dos maiores desafios que os facility managers portugueses nos reportaram foi a dificuldade em encontrar um software gestão de facilities adequado para as atividades diárias. Mas se durante muito tempo não houve um standard ou uma lista de melhores práticas de Facility Management, a lacuna foi preenchida com a ISO 41001.
Para responder a este desafio, muitas empresas portuguesas têm recorrido a soluções tecnológicas especializadas, como software CAFM, que se integram perfeitamente com os requisitos estabelecidos pela ISO 41001.
A designação completa da ISO 41001 é “ISO 41001: 2018 Facility Management – Management Systems – requirements with guidance for use”, que vamos traduzir livremente como Facility Management – Sistemas de Gestão – requisitos com orientações de uso. Estas são as melhores práticas da indústria e a sua melhor aposta para responder aos desafios de um futuro cuja única certeza é um aumento da competitividade.
Background
O standard de Gestão de Ativos é a norma ISO 55001, que foi lançada em 2014 e revista em 2016, sendo fundamental para quem utiliza software gestão de ativos. (Em 2018, a ISO 55002 veio trazer algumas informações complementares, mas não invalidou a sua antecessora.) Mas as primeiras ISO sobre Facility Management (FM) só surgiram em 2017, quando apareceram em dose tripla:
- ISO 41011: 2017 – vocabulary, que estabelece o jargão do setor;
- ISO 41012: 2017 – guidance on strategic sourcing & development of agreements, com orientações sobre abastecimento estratégico e desenvolvimento de acordos;
- ISO 41013: 2017 – scope, key concepts & benefits, acerca do âmbito, conceitos-chave e benefícios do FM.
A norma 41001 de 2018 remete para todas as anteriores, mas tem uma visão mais prática do Facility Management. A ISO 41001 estabelece os requisitos, com instruções específicas, para que a sua empresa adote e mantenha um sistema de Facility Management que permita um crescimento sustentado.
A adoção destes requisitos específicos pode ser significativamente facilitada através do uso de software gestão de compliance, que assegura o cumprimento contínuo das normas estabelecidas.
Além disso, quando implementada em conjunto com a ISO 55001, fazem uma equipa imparável que liga o valor dos ativos aos objetivos globais da empresa.
Que empresas podem usar a ISO 41001?
A ISO 41001 pode ser usada por empresas de qualquer setor – incluindo fábricas, indústria hoteleira, retalho, assistência técnica e outras que estejam a usar um software CMMS. O único pré-requisito é ter uma infraestrutura para gerir! Mas, sobretudo, é recomendado para empresas que pretendam:
- seguir técnicas de FM eficazes e eficientes, que apoiem o crescimento sustentado da organização;
- corresponder às expectativas de colaboradores, parceiros e terceiros;
- ser sustentáveis num ambiente globalmente competitivo.
Quais são os principais objetivos da ISO 41001?
No fundo, o grande objetivo da ISO 41001 é preparar a empresa para responder aos desafios do nosso tempo, o que acontece através de três eixos:
- melhorar a experiência dos funcionários, ao proporcionar um ambiente de trabalho mais saudável e seguro (o que, recordamos, é um dos grandes desafios do Facility Management);
- reduzir o impacto das atividades económicas no ambiente;
- aumentar a eficiência das tarefas de manutenção e gestão, de forma a diminuir o desperdício e reduzir custos.
Como funciona a ISO 41001?
O grande ponto de partida da ISO 41001 é a visão da empresa, que deve ser concretizada em cada um dos processos internos. Para isso, seguimos uma lógica que vai do global ao particular:
Na fase de implementação destes sistemas, ferramentas como software gestão de stocks tornam-se essenciais para garantir que os processos internos estejam alinhados com a visão estratégica da empresa.
Visão → Missão → Estratégia → Sistema → Processos
O que, no dia-a-dia, corresponderá, grosso modo, a:
Organização → Liderança → Planeamento → Suporte → Operação
Segue-se depois uma fase de avaliação, que permite uma melhoria contínua – ou, por outras palavras, uma aproximação cada vez maior dos métodos de trabalho à visão da empresa.
A ISO 41001 aborda todas estas fases. Mas, como a própria designação indica, foca-se em sistemas de gestão e como usá-los, o que significa que se concentra especialmente na fase que corresponde ao suporte, o que, em FM, inclui recursos humanos, tecnológicos e financeiros; competências e conhecimentos a adquirir; comunicação e documentos internos organizados.
Esta coordenação e integração de recursos pode ser otimizada através de soluções como software field service management, que permite uma gestão mais eficiente das operações de terreno no âmbito do Facility Management.
Então, podemos dizer que a ISO 41001 estrutura o Facility Management através de boas práticas de gestão organizacional devidamente coordenadas e integradas – que são sempre avaliadas com os objetivos globais da empresa na mira.
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