Um dos maiores desafios que os facility managers portugueses nos reportaram foi a dificuldade em encontrar um sistema de gestão para as atividades diárias. Mas se durante muito tempo não houve um standard ou uma lista de melhores práticas de Facility Management, a lacuna foi preenchida com a ISO 41001.

 

A designação completa da ISO 41001 é “ISO 41001: 2018 Facility Management – Management Systems – requirements with guidance for use”, que vamos traduzir livremente como Facility Management – Sistemas de Gestão – requisitos com orientações de uso. Estas são as melhores práticas da indústria e a sua melhor aposta para responder aos desafios de um futuro cuja única certeza é um aumento da competitividade. 

 

Background 

O standard de Gestão de Ativos é a norma ISO 55001, que foi lançada em 2014 e revista em 2016. (Em 2018, a ISO 55002 veio trazer algumas informações complementares, mas não invalidou a sua antecessora.) Mas as primeiras ISO sobre Facility Management (FM) só surgiram em 2017, quando apareceram em dose tripla:

 

  • ISO 41011: 2017vocabulary, que estabelece o jargão do setor; 
  • ISO 41012: 2017 – guidance on strategic sourcing & development of agreements, com orientações sobre abastecimento estratégico e desenvolvimento de acordos; 
  • ISO 41013: 2017scope, key concepts & benefits, acerca do âmbito, conceitos-chave e benefícios do FM. 

 

A norma 41001 de 2018 — e que só será revista em 2023 — remete para todas as anteriores, mas tem uma visão mais prática do Facility Management. A ISO 41001 estabelece os requisitos, com instruções específicas, para que a sua empresa adote e mantenha um sistema de Facility Management que permita um crescimento sustentado. 

 

Além disso, quando implementada em conjunto com a ISO 55001, fazem uma equipa imparável que liga o valor dos ativos aos objetivos globais da empresa. 

 

Que empresas podem usar a ISO 41001?

A ISO 41001 pode ser usada por empresas de qualquer setor – incluindo fábricas, indústria hoteleira, retalho, assistência técnica e outras que estejam a usar um CMMS. O único pré-requisito é ter uma infraestrutura para gerir! Mas, sobretudo, é recomendado para empresas que pretendam:

  • seguir técnicas de FM eficazes e eficientes, que apoiem o crescimento sustentado da organização;
  • corresponder às expectativas de colaboradores, parceiros e terceiros;
  • ser sustentáveis num ambiente globalmente competitivo

 

Quais são os principais objetivos da ISO 41001?

No fundo, o grande objetivo da ISO 41001 é preparar a empresa para responder aos desafios do nosso tempo, o que acontece através de três eixos:

 

  • melhorar a experiência dos funcionários, ao proporcionar um ambiente de trabalho mais saudável e seguro (o que, recordamos, é um dos grandes desafios do Facility Management); 
  • reduzir o impacto das atividades económicas no ambiente
  • aumentar a eficiência das tarefas de manutenção e gestão, de forma a diminuir o desperdício e reduzir custos.

 

Como funciona a ISO 41001?

O grande ponto de partida da ISO 41001 é a visão da empresa, que deve ser concretizada em cada um dos processos internos. Para isso, seguimos uma lógica que vai do global ao particular:

 

Visão → Missão → Estratégia → Sistema → Processos 

 

O que, no dia-a-dia, corresponderá, grosso modo, a: 

 

Organização → Liderança → Planeamento → Suporte → Operação

 

Segue-se depois uma fase de avaliação, que permite uma melhoria contínua – ou, por outras palavras, uma aproximação cada vez maior dos métodos de trabalho à visão da empresa. 

 

A ISO 41001 aborda todas estas fases. Mas, como a própria designação indica, foca-se em sistemas de gestão e como usá-los, o que significa que se concentra especialmente na fase que corresponde ao suporte, o que, em FM, inclui recursos humanos, tecnológicos e financeiros; competências e conhecimentos a adquirir; comunicação e documentos internos organizados. 

 

Então, podemos dizer que a ISO 41001 estrutura o Facility Management através de boas práticas de gestão organizacional devidamente coordenadas e integradas – que são sempre avaliadas com os objetivos globais da empresa na mira.