Um dos maiores desafios que os facility managers portugueses nos reportaram foi a dificuldade em encontrar um sistema de gestão para as atividades diárias. Mas se durante muito tempo não houve um standard ou uma lista de melhores práticas de Facility Management, a lacuna foi preenchida com a ISO 41001.
A designação completa da ISO 41001 é “ISO 41001: 2018 Facility Management – Management Systems – requirements with guidance for use”, que vamos traduzir livremente como Facility Management – Sistemas de Gestão – requisitos com orientações de uso. Estas são as melhores práticas da indústria e a sua melhor aposta para responder aos desafios de um futuro cuja única certeza é um aumento da competitividade.
Background
O standard de Gestão de Ativos é a norma ISO 55001, que foi lançada em 2014 e revista em 2016. (Em 2018, a ISO 55002 veio trazer algumas informações complementares, mas não invalidou a sua antecessora.) Mas as primeiras ISO sobre Facility Management (FM) só surgiram em 2017, quando apareceram em dose tripla:
- ISO 41011: 2017 – vocabulary, que estabelece o jargão do setor;
- ISO 41012: 2017 – guidance on strategic sourcing & development of agreements, com orientações sobre abastecimento estratégico e desenvolvimento de acordos;
- ISO 41013: 2017 – scope, key concepts & benefits, acerca do âmbito, conceitos-chave e benefícios do FM.
A norma 41001 de 2018 remete para todas as anteriores, mas tem uma visão mais prática do Facility Management. A ISO 41001 estabelece os requisitos, com instruções específicas, para que a sua empresa adote e mantenha um sistema de Facility Management que permita um crescimento sustentado.
Além disso, quando implementada em conjunto com a ISO 55001, fazem uma equipa imparável que liga o valor dos ativos aos objetivos globais da empresa.
Que empresas podem usar a ISO 41001?
A ISO 41001 pode ser usada por empresas de qualquer setor – incluindo fábricas, indústria hoteleira, retalho, assistência técnica e outras que estejam a usar um CMMS. O único pré-requisito é ter uma infraestrutura para gerir! Mas, sobretudo, é recomendado para empresas que pretendam:
- seguir técnicas de FM eficazes e eficientes, que apoiem o crescimento sustentado da organização;
- corresponder às expectativas de colaboradores, parceiros e terceiros;
- ser sustentáveis num ambiente globalmente competitivo.
Quais são os principais objetivos da ISO 41001?
No fundo, o grande objetivo da ISO 41001 é preparar a empresa para responder aos desafios do nosso tempo, o que acontece através de três eixos:
- melhorar a experiência dos funcionários, ao proporcionar um ambiente de trabalho mais saudável e seguro (o que, recordamos, é um dos grandes desafios do Facility Management);
- reduzir o impacto das atividades económicas no ambiente;
- aumentar a eficiência das tarefas de manutenção e gestão, de forma a diminuir o desperdício e reduzir custos.
Como funciona a ISO 41001?
O grande ponto de partida da ISO 41001 é a visão da empresa, que deve ser concretizada em cada um dos processos internos. Para isso, seguimos uma lógica que vai do global ao particular:
Visão → Missão → Estratégia → Sistema → Processos
O que, no dia-a-dia, corresponderá, grosso modo, a:
Organização → Liderança → Planeamento → Suporte → Operação
Segue-se depois uma fase de avaliação, que permite uma melhoria contínua – ou, por outras palavras, uma aproximação cada vez maior dos métodos de trabalho à visão da empresa.
A ISO 41001 aborda todas estas fases. Mas, como a própria designação indica, foca-se em sistemas de gestão e como usá-los, o que significa que se concentra especialmente na fase que corresponde ao suporte, o que, em FM, inclui recursos humanos, tecnológicos e financeiros; competências e conhecimentos a adquirir; comunicação e documentos internos organizados.
Então, podemos dizer que a ISO 41001 estrutura o Facility Management através de boas práticas de gestão organizacional devidamente coordenadas e integradas – que são sempre avaliadas com os objetivos globais da empresa na mira.
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