Um dos maiores desafios que os facility managers nos reportam é a dificuldade em encontrar um sistema de gestão para as atividades diárias. Mas, se durante muito tempo não existiu um padrão ou uma lista de melhores práticas de Facility Management, a lacuna foi preenchida com a ISO 41001.
A designação completa da ISO 41001 é “ISO 41001: 2018 Facility Management – Management Systems – requirements with guidance for use”, que vamos traduzir livremente como Facility Management – Sistemas de Gestão – requisitos com orientações de uso. Estas são as melhores práticas da indústria e a sua melhor aposta para responder aos desafios de um futuro que tem como única certeza o aumento da competitividade.
Histórico
O padrão de Gestão de Ativos é a norma ISO 55001, que foi lançada em 2014 e revista em 2016. (Em 2018, a ISO 55002 veio trazer algumas informações complementares, mas não invalidou a sua antecessora). As primeiras ISO sobre Facility Management (FM), porém, só surgiram em 2017, quando apareceram em dose tripla:
- ISO 41011: 2017 – vocabulary, que estabelece o jargão do setor;
- ISO 41012: 2017 – guidance on strategic sourcing & development of agreements, com orientações sobre abastecimento estratégico e desenvolvimento de acordos;
- ISO 41013: 2017 – scope, key concepts & benefits, sobre o escopo, conceitos-chave e benefícios do FM.
A norma 41001 de 2018 remete a todas as anteriores, mas tem uma visão mais prática do Facility Management. A ISO 41001 estabelece os requisitos, com instruções específicas, para que a sua empresa adote e mantenha um sistema de Facility Management que permita um crescimento sustentado.
Além disso, quando implementada em conjunto com a ISO 55001, fazem uma equipe de excelência que conecta o valor dos ativos aos objetivos globais da empresa.
Quais empresas podem usar a ISO 41001?
A ISO 41001 pode ser usada por empresas de qualquer setor – incluindo fábricas, indústria hoteleira, varejo, assistência técnica e outras que estejam usando um CMMS. O único pré-requisito é ter uma infraestrutura para gerir! Mas, sobretudo, é recomendado para empresas que pretendam:
- seguir técnicas de FM eficazes e eficientes, que apoiem o crescimento sustentado da organização;
- corresponder às expectativas de colaboradores, parceiros e terceiros;
- ser sustentáveis num ambiente globalmente competitivo.
Quais são os principais objetivos da ISO 41001?
No fundo, o grande objetivo da ISO 41001 é preparar a empresa para responder aos desafios do nosso tempo, o que acontece através de três eixos:
- melhorar a experiência dos funcionários, proporcionando um ambiente de trabalho mais saudável e seguro (o que, vale ressaltar, é um dos grandes desafios do Facility Management);
- reduzir o impacto das atividades econômicas no ambiente;
- aumentar a eficiência das tarefas de manutenção e gestão, para diminuir o desperdício e reduzir custos.
Como funciona a ISO 41001?
O grande ponto de partida da ISO 41001 é a visão da empresa, que deve ser aplicada em cada um dos processos internos. Para isso, seguimos uma lógica que vai do global ao particular:
Visão → Missão → Estratégia → Sistema → Processos
O que, no dia a dia, corresponderá, em geral, a:
Organização → Liderança → Planejamento → Suporte → Operação
Depois disso, acontece uma fase de avaliação, que permite uma melhoria contínua – ou, em outras palavras, uma aproximação cada vez maior dos métodos de trabalho à visão da empresa.
A ISO 41001 aborda todas estas fases. Mas, como a própria designação indica, foca-se em sistemas de gestão e como usá-los, o que significa que se concentra especialmente na fase que corresponde ao suporte. Isto, em FM, inclui recursos humanos, tecnológicos e financeiros; competências e conhecimentos a adquirir; comunicação e documentos internos organizados.
Então, podemos dizer que a Iso 41001 (mais informação no site oficial) estrutura o Facility Management por meio de boas práticas de gestão organizacional devidamente coordenadas e integradas – que são sempre avaliadas com foco nos objetivos globais da empresa.
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