Quando só resta uma opção, é fácil tomar decisões. Por isso é que muitas empresas só se preocupam com a manutenção depois de uma avaria. Até chegar a um ponto crítico, já sem retorno, temos “fé” que vai tudo correr bem. Mas, se não se sente muito crente, hoje explicamos como criar uma estratégia de manutenção dos ativos. 

 

1. O quê, onde, em que estado

O primeiro passo para definir uma estratégia de manutenção de ativos é fazer o trabalho de “reconhecimento”. Quantos ativos tem? De que tipo? Onde estão instalados? Em que condição estão a operar? Por outras palavras, precisa de fazer uma análise de criticidade. 

 

Outra forma de olhar para esta questão é perguntar “se um ativo falhar, quais são as consequências?” Leva à perda de produção? Provoca problemas de segurança? Problemas ambientais? De que forma impede a instituição de atingir os seus objetivos ou de cumprir a sua missão? A análise de criticidade deve ser holística, até porque há ativos que nunca deviam falhar.

 

Quer um exemplo real? Em 2018, as avarias diárias em aparelhos de radioterapia do Hospital de São João, no Porto, fizeram com que vários utentes não conseguissem cumprir o seu plano de tratamento. No caso mais grave, um doente esperou de abril a outubro para iniciar o tratamento, o que reduziu o seu tempo de vida. 

 

Infelizmente, não foi um caso isolado. Um estudo publicado em 2008, com base na informação recolhida num hospital de S. Paulo, no Brasil, chegou à conclusão que a manutenção é a principal causa para a interrupção de tratamentos de radioterapia (55%), muito acima das reações ao tratamento (6%) ou da piora clínica (3%). 

 

💡 Se precisa de ajuda para definir a criticidade dos seus ativos, experimente a nossa calculadora. Use as perguntas de escolha múltipla para definir a categoria de cada ativo (A, B ou C). 

 

2. Descubra a origem das avarias

 

Agora, é altura de descobrir a “maçã podre”: o que está a falhar mais e consome mais recursos? Atenção, porque é fácil deixar-se levar pela intuição. “Mas estamos sempre a compor o elevador do edifício x” não é um argumento. Analise os dados! Avalie os custos do downtime, os custos de reparação e a gravidade das consequências. Esse cruzamento deve definir as suas prioridades.

 

Quando analisar as consequências da avaria a nível de qualidade, segurança e impacto ambiental, assim como todos os aspetos financeiros, vai chegar a um conjunto reduzido (ou pelo menos esperamos que seja reduzido!) de ativos críticos. É nestes ativos que se deve focar em primeiro lugar.

 

O objetivo é perceber porque é que esses ativos estão a falhar e como é que podem falhar. Para isso, precisamos de recuperar uma das nossas melhores armas: a análise de causa raiz. Pode ver aqui o nosso guia completo sobre a análise de causa raiz e como utilizar algumas das ferramentas mais comuns.

 

A análise de causa raiz pode revelar algumas verdades desconfortáveis sobre a sua gestão. Por exemplo, pode descobrir que está a utilizar indevidamente o equipamento, que está a ultrapassar o número de ciclos recomendados pelo fabricante ou que o seu plano de manutenção é insuficiente.  

 

Ainda sobre as avarias no Hospital de S. João, a administração do hospital admitiu em 2019 que o equipamento de radioterapia em questão era “muito antigo” e não tinha “robustez necessária para trabalhar em contínuo”. O hospital acabou por substituir o aparelho, já em fim de vida, por um completamente novo.  A propósito deste caso, pode ver aqui como calcular a vida útil dos ativos.

 

3. Planear, gerir e avaliar

 

Ufa! Precisamos de um momento para respirar. Nesta altura, já sabe (1) quais são os ativos mais críticos, (2) as consequências das avarias nestes ativos e, através da análise da causa raiz (3) o que provoca estas avarias. Portanto, já tem toda a informação de que precisa para começar a delinear a sua estratégia.

 

Sempre que decidir reparar e não substituir o ativo, tem de reavaliar o plano de manutenção:

 

  • Otimizar a manutenção preventiva e preditiva

A melhor forma de evitar avarias prolongadas e manter a fiabilidade dos seus ativos é otimizar a monitorização da condição, a manutenção preventiva e a manutenção preditiva. Para isso, deve certificar-se que cada ordem de trabalho programada previne ou deteta um modo de falha específico e previsível. 

 

⚙️ Está na dúvida sobre a estratégia de manutenção certa? Veja aqui como escolher a estratégia de manutenção certa. 

 

  • Definir/ melhorar o plano de manutenção

A seguir, precisa de rever o seu plano de manutenção. Se já tem um plano de manutenção robusto em prática, retire as tarefas que não correspondem a um modo de falha e implemente novas práticas de acordo com os resultados da análise causa raiz. Não se esqueça de definir KPIs para comparar o “antes” e o “depois”. 

 

⁉️ Se é a primeira vez que vai fazer um plano a longo prazo, simplificamos como fazer um plano de manutenção em 5 passos.

 

  • Gerir as ordens de trabalho e os recursos

Passemos da teoria à prática! As suas ordens de trabalho devem ser claras e completas para reduzir o tempo da intervenção ao mínimo. Sugerimos que use uma plataforma de manutenção inteligente para agendar as ordens de trabalho e associar automaticamente todos os custos e materiais. Assim, obtém dados mais fiáveis para a próxima avaliação de criticidade. 

 

☑️ Precisa de um modelo para as suas ordens de trabalho? Faça download do nosso modelo para ordens de trabalho (grátis e sem formulários!). 

 

  • Gerar relatórios e avaliar os resultados

Se registou todas as informações do seu software de manutenção, pode gerar relatórios automáticos sobre o seu desempenho. Isso permite-lhe acompanhar os KPIs que definiu e avaliar os resultados: resolveu os problemas que tinha detetado? Ou ainda precisa de melhorar? Há algum ativo que comece a inspirar mais cuidados? Reinicie o ciclo.

 

📈 Conheça a nova ferramenta de relatórios semanais da Infraspeak. 

 

Uma boa gestão dos ativos faz com que sejam mais fiáveis. É isso que nos permite oferecer um serviço de qualidade aos usuários. Mas fazer bem a gestão de manutenção dos ativos implica conhecer a condição de cada equipamento, entender o seu ciclo de vida e programar a manutenção consoante estas variáveis.