Wartungsmanager wünschen sich nichts sehnlicher, als dass ihre Anlagen 100 % der Zeit einsatzbereit sind und keine Ausfälle zu verzeichnen sind. Das Problem ist, dass dieses Ziel unmöglich zu erreichen ist: Wir können nicht alle Ausfälle verhindern oder vorhersagen, egal wie gut unser Plan zur vorbeugenden Wartung ist.

 

Was ist also unser bester Angriffsplan? Wie vermeiden wir den Ärger über eine beschädigte kritische Anlage am besten? Ein möglichst ausgewogener Plan zur vorbeugenden Wartung, der die wichtigsten Vermögenswerte des Unternehmens schützt, die Wartungskosten senkt und dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft.

 

Wenn dies zunächst komplex erscheint, machen Sie es sich einfach: Wir erklären Ihnen, wie Sie einen Wartungsplan in 5 Schritten erstellen.

1. Setzen Sie Ziele und Prioritäten

 

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Wartungsplans besteht darin, das endgültige Ziel zu definieren. Was ist Ihr Ziel? Mit der Wartung Geld zu sparen? Ausfälle zu vermeiden, die in der Vergangenheit das normale Funktionieren des Unternehmens beeinträchtigt haben? Teure Geräte zu schützen, die Sie nicht einfach ersetzen können? 

 

Klare Ziele sind unerlässlich, denn ohne diese können Sie keine Prioritäten setzen, und ohne Prioritäten können Sie auch keine Ressourcen zuweisen. In einer Fabrik zum Beispiel ist das Hauptziel, die gesamte Produktionslinie am Laufen zu halten – mehr als Geld für die Wartung von Aufzügen oder Klimaanlagen zu sparen. 

 

Es gibt kein Universalrezept. Ihre Ziele können sich sogar je nach der finanziellen Situation des Unternehmens oder aufgrund externer Faktoren ändern. Wir hatten gerade ein gutes Beispiel: Während der COVID-19-Pandemie reduzierten viele Hotels die vorbeugende Wartung auf ein Minimum an Leistungen.

 

Denken Sie auch darüber nach, woran das Erreichen dieser Ziele gescheitert ist. Mangel an Technikern? Mangelnde Kommunikation zwischen den Abteilungen? Haben Sie die Fristen verpasst? Hatten Sie keine Ersatzteile, um die Störung zu beheben? Ist die aktuelle Wartungssoftware unzureichend? Oder konnte die Störung gar nicht verhindert werden?

 

💡 Der größte Nutzen der vorbeugenden Instandhaltung ergibt sich bei Anlagen mit vorhersehbarem Verhalten, d. h. Anlagen, die nach x Zeiträumen oder y Nutzungszyklen gewartet werden müssen (z. B. Klimaanlagen, Aufzüge, Warmwasserbereiter, Fahrzeugflotten, Abluftventilatoren, Kühlräume).

2. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme der Vermögenswerte und eine Aufgabenliste

 

Die zweite Stufe des Plans zur vorbeugenden Instandhaltung besteht darin, die Anlagen nach Gerätefamilien aufzuteilen. Die visuelle Zuordnung ist einfacher, wenn Sie ein CMMS oder IMMP (Intelligent Maintenance Management Platform) verwenden, das über diese Funktion verfügt.

 

Stellen Sie bei der Inventarisierung der Anlagen auch eine Liste zusammen:

  • Garantiebedingungen
  • Empfehlungen des Herstellers oder Benutzerhandbuch für die Wartung der Ausrüstung (z. B. Wartungshäufigkeit
  • Erwartete Lebensdauer
  • Ideale Temperatur- und Feuchtigkeitsbedingungen
  • Kontaktangaben des Herstellers)
  • Daten aus früheren Kontrollen zur Überprüfung der Funktionsfähigkeit der Ausrüstung
  • Daten aus früheren Reparaturen, insbesondere wenn Teile ersetzt wurden
  • Gesetzliche Anforderungen an die Kritikalität der Ausrüstung.

 

Betrachten Sie das folgende Beispiel (Beispiel 1):

Name des Gebäudes: Gebäude 8

PMP-Jahr: 2020

Gerätefamilie: Warmwasserboiler

Anlage: Warmwasserboiler #1

Marke/Hersteller: Boilers Manufacturers, Ltd. 

Gewährleistungsfrist: März 2021

Empfehlung des Herstellers: Allgemeine Wartung einen Monat vor der kalten Jahreszeit, um im Winter voll einsatzfähig zu sein. In der Hauptnutzungszeit wird eine allgemeine Inspektion alle 3 Monate empfohlen.

Letzte Inspektion: Mai 2020

Kritikalität: Klasse C

Gesetzliche Anforderungen: k.A.

 

Aus all diesen Informationen ergibt sich, wie oft Sie die vorbeugende Wartung durchführen müssen: täglich, mehrmals pro Woche, wöchentlich, zweimonatlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich.

 

Dieser Schritt ist natürlich einfacher, wenn Sie ein CMMS oder eine Intelligent Maintenance Management Platform (IMMP) verwenden. In diesem Fall können Sie die Aufgaben automatisch nach der gewünschten Häufigkeit planen. Darüber hinaus können Sie jede Aufgabe den zuständigen Technikern zuordnen, was Ihnen hilft, den Wartungsplan detaillierter zu definieren und in Schritt 3 schneller voranzukommen.

4. Verwaltung von Prioritäten und Ressourcen

 

In den vorherigen Schritten haben wir unsere langfristigen Ziele und die ideale Häufigkeit für jede vorbeugende Wartungsmaßnahme festgelegt. Jetzt ist es an der Zeit, unseren Wartungsplan einem „Reality Check“ zu unterziehen. Wir müssen unsere Ziele in Abhängigkeit von der Zeit und den Ressourcen, die uns zur Verfügung stehen, auf kurze Sicht umsetzen.

 

  • Aus Schritt eins wissen wir bereits, welchen Anlagen wir Priorität einräumen sollten. 
  • Aus Schritt zwei wissen wir bereits, welche Anlagen am kritischsten sind.

 

Lassen Sie uns also die Liste in den Plan für die vorbeugende Wartung einfügen:

 

  • Vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen für die kritischsten Anlagen (Klasse A), deren Ausfall unsere Ziele am meisten beeinflusst;
  • Vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen an Anlagen, die für das Unternehmen wichtig sind, deren Ausfall aber weniger das normale Funktionieren des Unternehmens beeinträchtigt (Kritikalitätsklasse B);
  • Wartungsmaßnahmen zur Fehlersuche (Tests und Kontrollen) an kritischen Anlagen;
  • Alle sonstigen vorbeugenden Wartungsmaßnahmen und zustandsabhängigen Wartungsmaßnahmen an weniger kritischen Vermögenswerten;
  • Geplante reaktive Wartung (weniger kritische Anlagen, Klasse C, die die Investition in vorbeugende Wartung nicht rechtfertigen).

 

💡 Bei den Aufgaben, die Sie Ihrem Team zuweisen, sollten Sie 10 % der Zeit für ungeplante Wartungsarbeiten einplanen – so können Sie sich auch bei unvorhergesehenen Ereignissen an Ihren Plan halten.

4. Erstellen Sie KPIs für den den präventiven Wartungsplan

 

Wenn Sie sich Ziele gesetzt haben, müssen Sie auch wissen, ob Sie sie erreicht haben. Sie müssen im Vorfeld Leistungsindikatoren (KPIs) festlegen, um den Fortschritt und die Wirksamkeit des Wartungsplans zu überwachen. Einige der gängigsten Indikatoren sind die folgenden:

 

  • Prozentsatz der vorbeugenden Wartung;
  • Erfüllungsquote der präventiven Wartung;
  • Allgemeine Effizienz der Ausrüstung;
  • Kritischer Prozentsatz der geplanten Wartung;
  • Durchschnittliche Zeit zwischen Ausfällen;
  • Gesamtwartungskosten (einschließlich Arbeit, Material, Wartungsverträge);
  • Und natürlich den ROI

 

Wenn Ihr Team immer bereit ist, Daten in die Wartungssoftware einzugeben, kann diese die KPIs während des gesamten Prozesses automatisch berechnen. 

5. Überprüfen und verbessern

 

Nichts ist perfekt! Wenn Sie den Wartungsplan, die KPIs und die Berichte überprüfen, überlegen Sie, ob:

  • Sie wirklich alle Maßnahmen zur vorbeugenden Instandhaltung benötigen oder ob sich einige nicht bezahlt machen? 
  • Die Leistung einer Anlage hinter den Erwartungen zurückgeblieben ist?
  • Die Ausfälle waren alle unvermeidlich oder hätten einige durch vorbeugende Wartung vermieden werden können?  
  • Das Risikoniveau der einzelnen Anlagen bleibt gleich, oder gibt es Geräte, die sich schnell abnutzen und zusätzliche Wartung benötigen? 

 

Und… beginnen Sie von vorne

 

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