Já fez o seu plano de manutenção preventiva. Mas sabe se está a funcionar ou a falhar? Consegue provar à administração que o seu trabalho está a dar frutos? Há três indicadores de performance que ajudam a medir a eficácia do seu plano de manutenção – a percentagem de manutenção planeada, a taxa de cumprimento de manutenção preventiva e a percentagem crítica de manutenção agendada – que nos dizem se está realmente a ser bem-sucedido ou não. E como há sempre o reverso da medalha, também nos dão uma indicação das razões pelas quais o seu plano de manutenção não funciona.
Sem mais demoras, vamos ver como calcular cada um destes indicadores e o que lhe dizem sobre a eficácia (ou a falta dela!) do seu plano de manutenção.
Percentagem de manutenção planeada
Se a análise de indicadores de um plano de manutenção fossem análises clínicas, a percentagem de manutenção planeada seria como um hemograma – um exame de rotina que devemos fazer regularmente e que dá uma boa indicação do estado do nosso sistema imunitário. De resto, o cálculo da percentagem de manutenção planeada não é difícil de fazer. Basta dividir a quantidade de horas que passamos com manutenção planeada pelo total de horas despendidas em manutenção no total (incluindo, portanto, a manutenção corretiva). Eis a fórmula:
Se a percentagem de manutenção planeada for inferior a 85%, a sua empresa precisa de fazer mais exames e, talvez, de uma ida às urgências. O que significa isto?
Falta de foco na manutenção preventiva
Se a sua percentagem de manutenção planeada for inferior a 85%, significa que está a passar pelo menos 15% do seu tempo em manutenção corretiva. Por outras palavras, os seus técnicos de manutenção passam 15% do tempo a corrigir avarias que poderiam ter sido evitadas. Tomamos a liberdade de sugerir que leia o nosso artigo sobre como criar um plano de manutenção em 2024.
Taxa de cumprimento de manutenção preventiva
A taxa de cumprimento de manutenção preventiva é o nosso segundo exame de diagnóstico preferido. Se a sua empresa já tem um plano de manutenção preventiva, é a taxa de cumprimento que nos indica se o está a cumprir adequadamente ou se ainda precisa de alguns ajustes.
Tal como fazer um exame que monitoriza a pressão arterial durante 24H depois de ser medicado para a tensão, por exemplo. Felizmente, trata-se de outro exame não invasivo: basta dividir o número de tarefas executadas pelo número de tarefas planeadas e multiplicar por 100. A única dificuldade está em saber exatamente tudo aquilo que foi executado, mas confiamos que a esta altura saiba que o nosso aparelho para medir a tensão se chama Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção, nome de código IMMP.
A taxa de cumprimento do plano de manutenção preventiva deve ser 90% para evitar downtime e gastos desnecessários com manutenção reparações. A falta de cumprimento do plano de manutenção indica que:
Não está a usar a tecnologia adequada
É impossível cumprir o seu plano de manutenção se não tiver as ferramentas adequadas consigo. Imagina uma operação em que é preciso sair da sala a meio para ir buscar um bisturi? É importante que os seus técnicos tenham forma de aceder facilmente a toda a informação sobre o equipamento em que vão trabalhar.
As folhas de Excel foram uma grande melhoria face às resmas de papel, mas não enviam lembretes, não guardam o histórico de avarias por equipamento nem facilitam a comunicação entre as diferentes equipas.
Não está a otimizar os seus recursos e/ou a sua equipa tem formação insuficiente
Quando está a planear as tarefas de manutenção preventiva que os seus técnicos têm de executar, tente pôr-se no lugar deles. É importante perceber como é a rotina destes funcionários para conseguir otimizar o tempo. Por outro lado, também pode não estar a fazer o melhor uso do skill-set dos seus funcionários. Os mais antigos têm a experiência a seu favor, mas os mais novos podem ser melhores com as novas tecnologias. Perceba qual é o ponto forte de cada um e defina equipas que se complementam.
Percentagem crítica de manutenção agendada
O último indicador de que queremos falar é a percentagem crítica de manutenção agendada – isto é, a percentagem de manutenção preventiva que está a fazer com atraso. Nesta situação, podemos dizer que a sua empresa já está medicada, mas ainda podemos averiguar algumas mudanças de lifestyle que podem ajudar a gerir melhor a situação.
Primeiro, precisamos de dividir as tarefas de manutenção em ciclos (por exemplo, de 30 ou 90 dias). Depois, medimos se esses dias foram suficientes para cumprir o plano ou, caso contrário, quantos dias extra foram precisos para executar todas as tarefas:
A percentagem crítica de manutenção agendada deve ser tão baixa quanto possível. Idealmente, haveria 0 dias de atraso e a métrica seria 100%. Mas se em circunstâncias normais tem muitas tarefas pendentes, isto é provavelmente um sinal de:
Má ponderação de tarefas
Quando determinadas tarefas (por exemplo, a revisão de todos os aparelhos de climatização do edifício) têm constantemente uma percentagem crítica de manutenção agendada alta, provavelmente estão a demorar mais tempo do que previa ou não há técnicos em número suficiente.
Use a sua plataforma de manutenção para perceber as possíveis causas e reorganize a sua calendarização. No futuro, deve procurar alocar mais tempo e recursos humanos às tarefas com a percentagem crítica de manutenção agendada mais alta.
Má definição de prioridades
Se há tarefas que ficam constantemente por executar dentro do ciclo e que têm impacto considerável na organização, talvez deva reconsiderar a sua ordem de prioridades e a ordem de trabalhos. Reveja a criticidade dos ativos no seu software de manutenção e passe as tarefas mais prioritárias para os primeiros lugares da lista, em vez de as “enterrar” por baixo de meia dúzia de tarefas com um impacto menor.
Estas métricas ser-lhe-ão seguramente úteis para medir a eficácia do seu plano de manutenção e perceber quais os fatores que afetam a execução das tarefas planeadas.
→ Saiba muito mais sobre a manutenção preventiva, as suas aplicações e como fazer um plano e cronograma no nosso guia definitivo de manutenção preventiva.
