Ya has hecho tu plan de mantenimiento preventivo. ¿Pero sabes con seguridad si está funcionando o no? ¿Puedes demostrar a la administración que tu trabajo ha dado frutos?
Hay tres indicadores de desempeño que ayudan a medir la eficacia de tu plan de mantenimiento preventivo – el porcentaje de mantenimiento planificado, el índice de cumplimiento de mantenimiento preventivo y el porcentaje crítico de mantenimiento programado – que nos dicen si realmente está teniendo éxito o no.
Y como siempre hay la otra cara de la moneda, también nos dan indicaciones de las razones por las cuales tu plan de mantenimiento preventivo no funciona. Sin más demora, vamos a ver cómo calcular cada uno de estos indicadores y qué es lo que le dicen sobre la eficacia (¡o su ausencia!) de tu plan de mantenimiento preventivo.
Porcentaje de mantenimiento planificado
Si el análisis de los indicadores de un plan de mantenimiento preventivo fueran análisis clínicos, el porcentaje de mantenimiento planificado sería como un hemograma – un chequeo que debemos hacer regularmente y que nos da una buena indicación del estado de nuestro sistema inmunitario. En efecto, el cálculo del porcentaje de mantenimiento planificado no es difícil de hacer. Basta con dividir la cantidad de horas pasadas con el mantenimiento programado por el total de horas gastadas en mantenimiento en total (incluyendo, por lo tanto, el mantenimiento correctivo). Esta es la fórmula:
Si el porcentaje de mantenimiento planificado es inferior a 85%, tu empresa necesita hacer más exámenes y, quizás, una ida a urgencias. ¿Qué significa esto?
Falta de atención al mantenimiento preventivo
Si tu porcentaje de mantenimiento planificado es inferior a 85%, significa que estás pasando por lo menos 15% de tu tiempo en mantenimiento correctivo. Por otras palabras, tus técnicos de mantenimiento pasan 15% del tiempo corrigiendo averías que podrían haberse evitado.
Índice de cumplimiento de mantenimiento preventivo
El índice de cumplimiento de mantenimiento preventivo es nuestro segundo examen de diagnóstico preferido. Si tu empresa ya tiene un plan de mantenimiento preventivo, es el índice de cumplimiento lo que nos indica si lo está cumpliendo adecuadamente o si todavía necesita algunos ajustes. Tal como cuando se hace un examen que supervisa la presión arterial durante 24h después de haber sido medicado para la hipertensión, por ejemplo.
Afortunadamente, se trata de otro examen no invasivo: basta con dividir el número de tareas ejecutadas por el número de tareas planeadas y multiplicar por 100.
El índice de cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo debe ser de 90% para evitar downtime y gastos innecesarios con mantenimiento y reparaciones. La falta de cumplimiento del plan de mantenimiento indica que:
No estás utilizando la tecnología adecuada
Es imposible cumplir tu plan de mantenimiento preventivo si no tienes las herramientas adecuadas contigo. ¿Puedes imaginar que alguien salga del quirófano en medio de una operación para ir a por un bisturí? Es importante que tus técnicos tengan un forma de acceder fácilmente a toda la información sobre el equipo en el que van a trabajar.
Las hojas de Excel han representado un gran avance frente a las resmas de papel, pero no envían recordatorios, no guardan el historial de averías por equipo ni facilitan la comunicación entre los diferentes equipos.
No estás optimizando sus recursos y/o tu equipo no tiene formación suficiente
Cuando estás planeando las tareas de mantenimiento preventivo que tus técnicos tienen que ejecutar, trata de ponerte en su lugar. Es importante comprender cómo es la rutina de estos trabajadores para conseguir optimizar el tiempo.
Por otra parte, también puede que no estés usando de la mejor forma el skill-set de sus trabajadores. Los más antiguos tienen la experiencia a su favor, pero los más jóvenes son, probablemente, mejores con las tecnologías. Trata de entender cuál es el punto fuerte de cada uno y organiza equipos que se complementen.
Porcentaje crítico de mantenimiento programado
El último indicador del que queremos hablar es el porcentaje crítico de mantenimiento programado – esto es, el porcentaje de mantenimiento preventivo que estás haciendo con retraso. En este caso, podemos decir que tu empresa ya está medicada, pero todavía podemos indicar algunos cambios en el estilo de vida que pueden ayudarte a gestionar mejor la situación.
Primero, es necesario dividir las tareas de mantenimiento en ciclos (por ejemplo, de 30 o 90 días). Después, medimos si esos días han sido suficientes para cumplir el plan o, de lo contrario, cuántos días extra han sido necesarios para ejecutar todas las tareas:
El porcentaje crítico de mantenimiento programado debe ser tan bajo cuanto posible. Idealmente, habría 0 días de retraso y la métrica sería 100%. Pero si en circunstancias normales tienes muchas tareas pendientes, esto, probablemente, es una señal de:
Cálculo incorrecto de las tareas
Cuando determinadas tareas (por ejemplo, la revisión de todos los aparatos de climatización del edificio) tienen constantemente un porcentaje crítico de mantenimiento programado alto, probablemente están tardando más tiempo de lo que preveía o no hay técnicos suficientes. Usa tu PIM para entender las posibles causas y reorganiza tu calendarización. En el futuro, debes intentar asignar más tiempo y recursos humanos a las tareas con el porcentaje crítico de mantenimiento programado más alto.
Mala definición de prioridades
Si hay tareas que quedan constantemente por ejecutar dentro del ciclo y que tienen un impacto considerable en la organización, tal vez debas revisar su orden de prioridades y el orden de trabajos. Pasa las tareas más prioritarias para los primeros lugares de la lista, en vez de “enterrarlas” debajo de un puñado de tareas con un impacto menor.
Estas métricas van a serte útiles para medir la eficacia de tu plan de mantenimiento y comprender cuáles son los factores que afectan la ejecución de las tareas planeadas.
