Você já fez o seu plano de manutenção preventiva, mas sabe se ele está funcionando bem? Consegue provar à administração que o seu trabalho está gerando resultados?

Há três indicadores de performance que ajudam a medir a eficácia do seu plano de manutenção preventiva: a porcentagem de manutenção planejada, a taxa de cumprimento de manutenção preventiva e a porcentagem crítica de manutenção agendada. Juntos, nos dizem se o plano é realmente bem-sucedido ou não.

E como sempre há o outro lado, os indicadores também nos ajudam a conhecer as razões pelas quais um plano de manutenção não funciona.

Sem nos prolongarmos mais, vejamos como calcular cada um desses indicadores e o que eles dizem sobre a eficácia (ou a falta dela!) do seu plano de manutenção.

Porcentagem de manutenção planejada

Se a análise de indicadores de um plano de manutenção preventiva fosse uma análise clínica, a porcentagem de manutenção planejada seria como um hemograma ― um exame de rotina que devemos fazer regularmente e que dá uma boa noção do estado de nosso sistema imunológico. 

De resto, o cálculo da porcentagem de manutenção planejada não é difícil de fazer. Basta dividir a quantidade de horas que gastamos com manutenção planejada pelo total de horas despendidas em manutenção no total (incluindo, portanto, a manutenção corretiva). Eis a fórmula:

Porcentagem de manutenção planejada

Se a porcentagem de manutenção planejada for inferior a 85%, a sua empresa precisa de fazer mais exames e, talvez, de uma ida à emergência. O isso que significa?

  • Falta de foco na manutenção preventiva

Se a porcentagem de manutenção planejada for inferior a 85%, significa que a empresa está passando pelo menos 15% do seu tempo em manutenção corretiva. Em outras palavras, os seus técnicos de manutenção passam 15% do tempo corrigindo falhas que poderiam ter sido evitadas. 

Tomamos a liberdade de sugerir que você leia o nosso artigo sobre como criar um plano de manutenção para ter mais saúde em 2020.

Taxa de cumprimento de manutenção preventiva

A taxa de cumprimento de manutenção preventiva é o nosso segundo exame de diagnóstico preferido. Se a sua empresa já tem um plano de manutenção preventiva, é a taxa de cumprimento que nos indica se este está sendo cumprido adequadamente ou se alguns ajustes ainda são necessários.

É como fazer um exame que monitora a pressão arterial durante 24h depois de ser medicado para a hipertensão, por exemplo. Felizmente, na realidade trata-se de outro exame não-invasivo: basta dividir o número de tarefas executadas pelo número de tarefas planejadas e multiplicar por 100.

A única dificuldade está em saber exatamente tudo aquilo que foi executado, mas confiamos que a esta altura você já saiba que o melhor aparelho para aferir a pressão se chama software de manutenção, nome de código CMMS.

Taxa de Cumprimento de Manutenção Preventiva

A taxa de cumprimento do plano de manutenção preventiva deve ser 90% para evitar downtime e gastos desnecessários com manutenção e reparações. A falta de cumprimento do plano de manutenção indica que:

 

  • A empresa não está utilizando a tecnologia adequada

É impossível cumprir o seu plano de manutenção preventiva se você não tiver as ferramentas adequadas. Imagine uma operação em que é preciso sair da sala no meio do procedimento para ir buscar um bisturi!

É importante que os seus técnicos tenham formas de acessar facilmente todas as informações sobre o equipamento em que vão trabalhar. As folhas de Excel foram uma grande melhoria frente ao papel, mas não enviam lembretes, não guardam o histórico de falhas por equipamento e nem facilitam a comunicação entre as diferentes equipes.

 

  • A empresa não está otimizando os seus recursos e/ou o sua equipe não teve um treino adequado

Quando você estiver planejando as tarefas de manutenção preventiva que os seus técnicos têm de executar, tente se colocar no lugar deles. É importante perceber como é a rotina destes funcionários para conseguir otimizar o tempo.

Ainda, sua empresa também pode não estar fazendo o melhor uso das habilidades de seus funcionários. Os mais antigos têm a experiência a seu favor, mas os mais novos podem ser melhores com as novas tecnologias. Perceba qual é o ponto forte de cada um e defina equipes que se complementam.

Porcentagem crítica de manutenção agendada

O último indicador que queremos comentar é a percentagem crítica de manutenção agendada ― isto é, a porcentagem de manutenção preventiva que sua empresa está fazendo com atraso.

Nesta situação, podemos dizer que a sua empresa já está medicada, mas ainda podemos avaliar algumas mudanças de estilo de vida que podem ajudar a gerir melhor a situação.

Primeiro, precisamos dividir as tarefas de manutenção em ciclos, por exemplo, de 30 ou 90 dias. Depois, medimos se esses dias foram suficientes para cumprir o plano ou, caso contrário, quantos dias extras foram necessários para executar todas as tarefas:

Percentagem Crítica de Manutenção Agendada

A porcentagem crítica de manutenção agendada deve ser a mais baixa possível. Em um cenário ideal, haveria zero dias de atraso e a métrica seria 100%. Mas se na realidade existem muitas tarefas pendentes, é provavelmente um sinal de:

 

  • Má distribuição do tempo para as tarefas

Quando determinadas tarefas — por exemplo, a revisão de todos os aparelhos de climatização do edifício — registram constantemente uma porcentagem crítica de manutenção agendada alta, provavelmente estão demorando mais tempo do que o previsto ou não há técnicos em número suficiente para o trabalho. 

Use o seu software de manutenção para perceber as possíveis causas e reorganizar seu calendário. No futuro, você deve procurar destinar mais tempo e recursos humanos às tarefas com porcentagem crítica de manutenção agendada mais alta.

 

  • Má definição de prioridades

Se há tarefas que ficam constantemente pendentes no ciclo de manutenção e que têm impacto considerável na organização, talvez você deva reconsiderar a sua ordem de prioridades e a ordem de trabalhos. 

Reveja o grau de criticidade dos ativos em seu software de manutenção e passe as tarefas prioritárias para o topo da lista ao vez de as deixá-las para depois de meia dúzia de tarefas de menor impacto.

Essas métricas serão seguramente úteis para medir a eficácia de seu plano de manutenção e indicar quais são os fatores que afetam a execução das tarefas planejadas.

Quer saber como o Infraspeak pode ajudar você a planejar e ter informações detalhadas sobre a performance da sua equipe e dos seus planos de manutenção? Visite o nosso website, ou fale com um dos nossos especialistas!