Cuando pensamos en matenimiento preventivo, es inevitable pensar en la planificación. Pero no tiene sentido tener un buen plan de mantenimiento preventivo si no se tiene un buen cronograma, porque fallará en la ejecución. Sería como tener una excelente receta de cerveza artesana, preparar su propia malta, presumir ante sus amigos… y luego arruinarla porque debió dejarla fermentar otro día. Ninguna planificación funciona sin un calendario, y eso es lo que nos trae a este paso a paso para elaborar un cronograma de mantenimiento preventivo. ¡Vamos allá!
0. Plan vs. Cronograma de Mantenimiento Preventivo
El punto de partida para elaborar un cronograma de mantenimiento preventivo es distinguir el cronograma del plan en sí. El plan de mantenimiento preventivo establece prioridades basadas en la criticidad de los activos y define todas las tareas que deben realizarse a lo largo del año. Pero en cierto sentido, es como decir que los niños necesitan aprender “Español y Matemáticas” – es decir, es sólo una declaración de intenciones. Para que se concrete, hay que hacer el horario escolar y dividir el tiempo entre las asignaturas.
Este “horario” es, como habrá adivinado, el cronograma de mantenimiento preventivo. La gran dificultad es calcular el tiempo exacto que debe asignarse a cada tarea y encajarlo en el calendario de la empresa. Si se estima demasiado tiempo para una cierta actividad, se perderá tiempo y dinero. Por el contrario, si se reserva poco tiempo, se corre el riesgo de retrasar todo el cronograma, comprometer el plan y tener a los técnicos descontentos. Y ya que aquí queremos ser una fuente de buena vida para todos los equipos de mantenimiento, vamos al paso 1.
1. Determinar la Productividad de la Mano de Obra
Lo primero que hay que tener en cuenta al elaborar un cronograma de mantenimiento preventivo es la productividad de la mano de obra. ¿Qué queremos decir con esto? No es realista pensar que los técnicos están haciendo trabajos de mantenimiento el 100% del tiempo. De hecho, se estima que sólo entre el 25 y el 35% de las horas de trabajo son para el trabajo real. Lo ha leído bien: por encima del 30% ya puede considerar a su equipo mucho más “productivo” que la media.
Las horas “improductivas” restantes son para buscar herramientas, desplazarse, aclarar dudas, interrupciones y ocio. Aunque parte de este tiempo puede optimizarse con un buen cronograma (por ejemplo, evitando los desplazamientos necesarios), es importante tener expectativas realistas. Si utiliza un software de gestión de mantenimiento, utilice los datos disponibles para entender cuántas horas se dedicaron realmente al trabajo de mantenimiento en el mismo período.
2. Analizar el Backlog
Antes de empezar un nuevo cronograma, tiene que ocuparse del “elefante en la habitación”: el backlog de tareas. O, en lenguaje llano, la lista de tareas que quedaron sin cumplir del plan de mantenimiento anterior. Se recomienda terminar estas tareas pendientes antes de seguir a toda velocidad con un nuevo cronograma, sobre todo porque puede huir… pero no puede esconderse.
3. Sumergirse en el Plan de Mantenimiento Preventivo
Ahora es el momento de subir a bordo del buque del Capitán Obvio: no se puede elaborar un buen cronograma de mantenimiento preventivo sin sumergirse profundamente en el plan de mantenimiento preventivo. Hay que analizar todas las tareas para calcular cuántos trabajadores se necesitan para cada actividad, cuántas horas hay que asignar (teniendo en cuenta la productividad del paso 1) y qué materiales y herramientas se necesitarán para cada tarea, entre otros.
Hay otro punto fundamental: el cronograma también debe tener en cuenta el mejor momento para hacer el mantenimiento programado . Por ejemplo, si estamos hablando de un edificio que necesita un nuevo techo, sería más prudente programar estas obras para el verano. Si hablamos de renovar completamente el sistema de refrigeración de un hotel, sería mejor esperar a la temporada de invierno/baja. Haga un esfuerzo para que el downtime planeado sea lo menos perjudicial posible para sus clientes.
4. Establecer Prioridades
“¿Pero no debería estar definido en el plan de mantenimiento?” Por supuesto. Pero ningún plan de mantenimiento, por bueno que sea, es 100% infalible. Por muy inconveniente que sea para todos los gestores de mantenimiento, el mundo no funciona como un algoritmo: las averías y los imprevistos siempre ocurrirán. Una forma de responder al problema es tener cierta flexibilidad en relación con el cronograma diario y ser específico sólo a nivel mensual o semanal.
La otra respuesta es establecer prioridades claras sobre cómo cambiar el cronograma durante un evento imprevisto. ¿Cómo debe responder a cada tipo de riesgo? ¿Qué requiere una respuesta inmediata, aunque eso signifique detener la planificación habitual? ¿Cuáles son los tiempos de respuesta máximos que necesita asegurar? “Prever eventos imprevistos” es un juego que, por definición, nunca podemos ganar, pero podemos perder por menos. Es decir, tratar de evitar ese backlog molesto del paso 2.
5. Programar el día a día
Hemos llegado al último paso. Vale la pena recapitular por puntos. Ya sabe cuántas horas necesita para cada tarea (¡de forma realista, teniendo en cuenta la productividad real!); qué tareas tiene que terminar y cuáles tiene que empezar; qué recursos necesitará para cada una de ellas. Así que ahora todo lo que queda es juntar las dos piezas que estaban en el medio del rompecabezas y que se han esquivado hasta el final: las fechas y las horas.
Por último, y para completar el ciclo, recuerde que un cronograma de mantenimiento preventivo bien diseñado también le permite aumentar la productividad. Evite programar tareas seguidas que requieran grandes desplazamientos, reúna actividades que necesiten el mismo tipo de herramientas e intente incluir toda la información necesaria en las órdenes de trabajo para que los técnicos puedan actuar con mayor rapidez.
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