Elegir el mejor software de gestión de mantenimiento (GMAO) para su equipo no es una tarea sencilla. Si no, veamos: un GMAO debe fomentar la comunicación interna, reducir la burocracia, ofrecer más datos, informes, e insights fiables, optimizar el tiempo y centralizar todas las operaciones. En el fondo, un buen software de mantenimiento es una verdadera navaja suiza. Así que, con toda la honestidad, concluimos que encontrar un software que corresponda a todas sus expectativas no es una tarea fácil. Esa es la realidad.

Pero, aun sabiendo que no es una tarea fácil, es algo cuya importancia no puede menospreciar. Un software de gestión de mantenimiento puede ser decisivo para optimizar su trabajo (¡y el de todo su equipo!) en el cotidiano ¡y los clientes de Infraspeak lo comprueban! Pero eso solo ha sido posible porque han sabido elegir el software GMAO con la estructura y las funcionalidades más apropiadas para sus equipos.

Si se encuentra en un momento de decisión, hay algunas cosas que debe considerar a la hora de elegir la herramienta ideal.

1. Decida cuáles son sus objetivos al adoptar GMAO

Independiente de la solución que elija, debe tener bien claros sus objetivos. ¿Qué pretende hacer y mejorar con un software de mantenimiento? ¿Qué tipo de operaciones quiere agilizar? ¿Qué equipos van a beneficiar más con el software? ¿Cuál es la dimensión de su empresa y su papel en el mercado? Por otras palabras, ¿necesita un software extremadamente complejo, para gestionar varios edificios, clientes, y proveedores, o esas serían funcionalidades que no tendrían sentido en el cotidiano de su empresa?

No hay una solución única que funcione para todos. Si trabaja como minorista, tiene sentido tener un software que le permita hacer la gestión de existencias; a su vez, una empresa de asistencia técnica da prioridad a la comunicación entre los diferentes equipos y la capacidad de gestionar tareas de mantenimiento preventivo y correctivo. Para elegir el GMAO apropiado para su equipo, no debe perder nunca sus horizontes y metas de vista.

2. ¿Quién va a utilizar el GMAO?

Este es el paso lógico después de haber definido sus objetivos. Cuando tenga claro qué es lo que pretende alcanzar con el GMAO, piense en quién lo va a utilizar y en cómo trabajan esas personas: la elección acertada es la opción más user-friendly para su equipo.

¿En qué situaciones su equipo va a utilizar el software? ¿Es suficiente tener acceso a un ordenador, o tiene más ventaja tener toda la información necesaria en su mano a cualquier momento? ¿Están siempre conectados a internet, o les conviene funcionar también offline? ¿El intercambio de información en tiempo real entre el equipo es imprescindible? Estas preguntas son fundamentales para decidir su orden de prioridades: una app nativa, un programa que también funciona en el móvil, un software basado en la cloud, integración con otro(s) software(s) ya utilizado(s) por la empresa, etc. También es importante tener bastante claro cómo será el proceso de transición – es decir, si la empresa que desarrolla el GMAO ofrece asistencia en la fase de onboarding.

3. ¿Qué referencias existen de cada software?

A partir del momento en el que ya sabe exactamente qué busca en un software de mantenimiento, puede hacer una pequeña shortlist de los GMAO que cumplen esos requisitos. Después, solo hay un lema: investigar, investigar e investigar. Lea comentarios de otras empresas que utilizan el mismo software, estudios de caso y otros materiales que las empresas puedan poner a disposición. Es importante saber que está eligiendo un socio de confianza y que garantiza la seguridad de sus datos.

Cuando logre reducir la shortlist a 2 o 3 posibilidades, no tome una decisión final sin pedir una demostración. Idealmente, podría ver cómo funciona el sistema y comprender cuál de las interfaces es más intuitiva, qué es lo que valora más en cada una de las opciones y cuáles sus expectativas.

Estos tres pasos son imprescindibles para llegar a una conclusión sobre cuál es el mejor software de gestión de mantenimiento para su equipo. Pero, como su equipo y sus necesidades no van a ser siempre exactamente iguales a lo que son hoy, necesitamos llamar la atención para algunas funcionalidades que ayudarán a su empresa en el futuro.

Características que debe buscar en un GMAO para el futuro de su empresa

1. Adaptabilidad.

¿Qué ocurre cuando su empresa empieza a expandirse? Busque un software de gestión de mantenimiento que pueda crecer con usted a medida que su empresa escala y el número de activos aumenta. Existen varios sistemas GMAO que tienen diferentes planes y permiten esa escalabilidad. Otros, como Infraspeak, están divididos en distintos módulos completamente personalizables. De este modo, cuando cambie su negocio, le bastará adaptar el software según sea necesario. 

2. Actualizaciones.

Es imposible prever las actualizaciones a las que cada GMAO será sometido, pero, de un modo general – y esto es válido para cualquier producto de TI – es una buena idea buscar proveedores que se actualicen constantemente. Eso significa que hay más probabilidad de que el software de mantenimiento esté abierto a sugerencias de los clientes y que venga a integrarse con tecnologías punta en el futuro.

3. Historial & Informes.

No menosprecie la capacidad de generar informes automáticos y almacenar el historial de las intervenciones anteriores. Estas herramientas de análisis son fundamentales para entender qué es lo que está saliendo mal (o no tan bien), qué cambios debe implementar y cuál ha sido la evolución del desempeño del equipo de mantenimiento.

Además, es importante tener acceso a indicadores de existencias, costes de mantenimiento, consumos energéticos u otros factores que potencian la toma de decisiones informadas por parte del gestor de mantenimiento y de la administración. 

4. Enfoque en el mantenimiento predictivo.

El mantenimiento predictivo y el mantenimiento preventivo son esenciales para reducir sus gastos con el mantenimiento. Un software de mantenimiento que ayude a prever cuándo va a necesitar repetir determinadas tareas y que las calendariza es un gran paso para conseguir un ROI más alto, todavía. Con esta información en mente, no tenemos dudas de que será capaz de elegir el software de mantenimiento más adecuado para su equipo y para sus operaciones.

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