Quando falamos em manutenção preventiva, é inevitável pensar em planejamento. Mas não adianta ter um bom plano de manutenção preventiva se não tiver um cronograma eficiente, porque, dessa forma, a possibilidade de falhar na execução é maior. Seria o mesmo que ter uma excelente receita para uma cerveja artesanal, preparar o seu próprio malte, mostrar aos amigos… e depois estragar tudo porque devia ter deixado a mistura fermentar mais um dia. Planejamento nenhum funciona sem um cronograma e é isso que nos traz a este passo a passo para traçar um calendário de manutenção preventiva. 

 

0. Plano vs. Cronograma de manutenção preventiva 

O ponto de partida para traçar um cronograma de manutenção preventiva é distinguir o cronograma do plano em si. O plano de manutenção preventiva estabelece prioridades com base na importância dos ativos na operação e define todas as tarefas que devem ser executadas ao longo do ano. De certa forma, é como dizer que as crianças precisam aprender “Português e Matemática” – ou seja, não passa de uma declaração de intenções. Para que se concretize, é preciso fazer o horário escolar e dividir o tempo entre as disciplinas. 

 

Este “horário” é, como você já deve ter entendido, o cronograma de manutenção preventiva. A grande dificuldade é calcular o tempo exato que deve ser atribuído para cada tarefa e encaixá-las no calendário da empresa. Se estimar tempo a mais para uma determinada atividade, vai desperdiçar tempo e dinheiro. Já no caso contrário, se reservar pouco tempo, corre o risco de atrasar toda a operação, comprometer o plano e ter técnicos insatisfeitos. E como por aqui queremos ser uma fonte de qualidade de vida para todas as equipes de manutenção, vamos ao passo 1.

 

1. Determinar a produtividade da mão de obra 

A primeira coisa que deve ter em mente ao traçar um cronograma de manutenção preventiva é a produtividade da mão de obra. Onde queremos chegar com isto? É fora da realidade pensar que os técnicos estão executando o trabalho de manutenção 100% do tempo. Na verdade, estima-se que apenas 25-35% das horas laborais se destinam ao trabalho efetivo. Sim, você leu direito: se este número estiver acima dos 30%, já pode considerar a sua equipe bem mais produtiva que a média. 

 

As outras horas “improdutivas” são usadas para procurar ferramentas, deslocações, esclarecer dúvidas, interrupções e pausas. Mesmo que algum deste tempo possa ser otimizado com um bom cronograma (por exemplo, evitando deslocações desnecessárias), é importante ter expectativas realistas. Se você trabalha com um software de gestão de manutenção, use os dados disponíveis para entender quantas horas foram realmente passadas em trabalho de manutenção no período. 

 

2. Analisar a lista de tarefas 

Antes de partir para um novo cronograma, é preciso lidar com o “elefante na sala”: o backlog de tarefas. Ou, em bom português, a lista de tarefas que ficaram em aberto sem conclusão no plano de manutenção anterior. É recomendável terminar essas tarefas pendentes antes de avançar com toda a velocidade para um cronograma novo. Afinal, você pode até fugir… mas não pode se esconder dessas demandas. 

 

3. Mergulhar no plano de manutenção preventiva 

Agora que chegou até aqui, é hora de trazer verdades: você não pode traçar um bom cronograma de manutenção preventiva sem mergulhar a fundo no plano de manutenção preventiva. É preciso analisar todas as tarefas para calcular quantos funcionários serão necessários para cada atividade, quantas horas deve alocar (tendo em consideração a produtividade média que já falamos no passo 1) e quais materiais e ferramentas vai precisar para cada tarefa. Entre outras questões. 

 

Há ainda outro ponto importante: o cronograma também deve considerar o melhor momento para fazer manutenção programada. Por exemplo, se estamos falando de um edifício que precisa de uma cobertura nova, talvez seja mais prudente agendar estas obras para a época de férias, onde o prédio poderá estar mais vazio. Se a situação é a renovação completa do sistema de refrigeração de um hotel, talvez seja melhor esperar pela baixa temporada. Faça um esforço para que o tempo de paradas planejado prejudique o menos possível os seus clientes. 

 

4. Definir prioridades 

“Mas isso não devia estar definido no plano de manutenção?” Claro que sim. Mas nenhum plano de manutenção, por melhor que seja, é 100% livre de erros. Por mais inconveniente que seja para todos os gestores de manutenção, o mundo não funciona como um algoritmo: os danos e os imprevistos vão sempre acontecer. Uma forma de responder ao problema é ter alguma flexibilidade em relação ao cronograma diário e ser mais específico apenas nos planos mensais ou semanais.  

 

A outra dica é definir prioridades claras sobre como alterar o cronograma durante um imprevisto. Como responder a cada tipo de risco? O que exige uma resposta imediata, mesmo que isso implique na parada do planejamento habitual? Quais são os tempos máximos de resposta que devem ser assegurados? “Prever imprevistos” é um jogo que, por definição, nunca podemos ganhar – mas podemos perder por menos. Assim, você consegue evitar os problemas com a lista de tarefas, como o que falamos no passo 2.

 

5. Agendar o dia a dia

Chegamos ao último passo. Então, aqui, vale a pena recapitular todos os pontos. Você já sabe quantas horas são necessárias para cada tarefa (realisticamente, tendo em conta a produtividade real!); quais tarefas devem ser finalizadas; quais tem para começar e quais recursos serão necessários para cada uma delas. Então, agora só falta juntar as peças que estavam no meio do quebra-cabeça e foram deixadas para o final: as datas e as horas. 

 

Finalmente, e para completar o ciclo, lembre-se que um cronograma de manutenção preventiva bem delineado também permite aumentar a produtividade. Evite agendar tarefas seguidas que obriguem que seus técnicos façam grandes deslocações, junte atividades que precisam do mesmo tipo de ferramentas e tente incluir todas as informações necessárias nas ordens de serviço para que eles possam agir mais rápido.

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