Escolher o melhor software de gestão de manutenção (CMMS) para sua equipe não é uma tarefa fácil. Isso porque um CMMS deve promover a comunicação interna, diminuir a burocracia, oferecer mais dados, relatórios e insights fidedignos, otimizar o tempo e centralizar todas as operações.

No fundo, um bom CMMS é um autêntico canivete suíço. Portanto, não é um ataque de honestidade que nos leva a concluir que encontrar um software que corresponda a todas as suas expectativas não é uma tarefa fácil. É puro realismo.

Por não ser uma tarefa fácil, a escolha do software é algo cuja importância você não pode subestimar. Um software de gestão de manutenção pode ser crucial para otimizar o seu trabalho (e o de toda a sua equipe!) no dia-a-dia. Os clientes da Infraspeak são prova disso — algo que só foi possível porque souberam escolher o CMMS com a estrutura e as funcionalidades mais apropriadas para as suas equipes.

Se você está em fase de decisão, há algumas coisas que deve levar em consideração na escolha da ferramenta ideal.

1. Decida quais são os seus objetivos ao adotar um CMMS

Independentemente da solução que você escolher, deve ter bem claros os seus objetivos. O que você pretende fazer e melhorar com o uso de um CMMS? Que tipo de operações quer agilizar? Que equipes vão beneficiar mais do software? Qual é a dimensão da sua empresa e o seu papel no mercado?

Em outras palavras, você precisa de um software extremamente completo para gerir vários edifícios, clientes e fornecedores ou essas seriam funcionalidades que não fazem sentido no dia-a-dia de sua empresa? 

Não há uma solução única que funcione para todos. Se você trabalha na área de vendas, faz sentido ter um software que lhe permita fazer a gestão de estoques. Já uma empresa de assistência técnica deve privilegiar a comunicação entre as diferentes equipes e a capacidade de gerir tarefas de manutenção corretiva e preventiva. 

Para escolher o CMMS certo para sua equipe, você nunca deve perder os seus objetivos de vista.

2. Quem é que vai usar o software?

Este é o passo lógico depois de delinear os seus objetivos. Quando você já tiver clareza do que pretende alcançar com o CMMS, pense em quem vai usá-lo e em como essas pessoas trabalham: a escolha acertada é a opção mais user-friendly para a sua equipe.

Em que situações a sua equipe vai usar o CMMS? Ter acesso a um computador é suficiente ou é mais vantajoso ter toda informação necessária na palma da mão a qualquer momento? Estão sempre ligados à internet ou é conveniente que funcionem também offline? A troca de informação em tempo real entre a equipe é imprescindível?

Estas perguntas são vitais para que você decida a sua ordem de prioridades: um app nativo, um programa que também funciona em smartphones, um software baseado em nuvem, integração com outro(s) software(s) já utilizado(s) pela empresa, etc. 

Também é importante ter bem claro como será o processo de transição – isto é, se a empresa que desenvolve o software presta assistência na fase de onboarding.

3. Que referências existem de cada CMMS? 

A partir do momento em que você já sabe exatamente o que está procurando em um software de gestão de manutenção, pode fazer uma lista dos CMMS que cumprem esses requisitos.

Depois, só há uma palavra de ordem: investigar, investigar, investigar. Leia reviews de outras empresas que utilizam o mesmo software, cases e outros materiais que as empresas possam disponibilizar. É importante saber se você está escolhendo um parceiro de confiança e que garanta a segurança dos seus dados.

Quando a sua lista estiver reduzida a duas ou três alternativas, não tome uma decisão final sem antes pedir uma demonstração. Por meio dela, você poderá ver como o sistema funciona e perceber qual das interfaces é mais intuitiva, o que mais valoriza em cada uma das opções e quais são as suas expectativas. 

Estes três passos são imprescindíveis para chegar a uma conclusão sobre qual é o melhor CMMS para sua equipe. Mas, como a sua equipe e as suas necessidades não serão sempre exatamente iguais ao que são hoje, precisamos chamar a atenção para algumas funcionalidades que vão ajudar a sua empresa no futuro.

Características que deve procurar num CMMS para o futuro da sua empresa

Adaptabilidade

 

 

O que acontecerá quando a sua empresa se expandir? Procure um CMMS que possa crescer junto à medida que a sua empresa escalone e o número de ativos aumente.

Existem vários CMMS que têm diferentes planos e que permitem essa escalabilidade. Outros, como o Infraspeak, estão divididos em diversos módulos completamente personalizáveis. Assim, quando o seu negócio mudar, basta adaptar o software conforme necessário. 

Atualizações

 

 

É impossível prever as atualizações que cada CMMS vai sofrer, mas de modo geral — e isso é válido para qualquer produto de TI —, é uma boa política procurar por fornecedores que se atualizam constantemente. 

Dessa forma, há mais chances de que o software esteja aberto à sugestões dos clientes e de que possa ser integrado à tecnologias de ponta no futuro.

Histórico & Relatórios

 

 

Não menospreze a capacidade de gerar relatórios automáticos e armazenar o histórico das intervenções anteriores. Estas ferramentas de análise são fundamentais para perceber o que não vai bem (ou não tão bem quanto poderia), quais mudanças você deve implementar e qual tem sido a evolução da performance da equipe de manutenção.

Além disso, é importante ter acesso a indicadores de estoque, custos de manutenção, consumos energéticos ou outros fatores que influenciem a tomada de decisões por parte do gestor de manutenção e da administração.

 

  • Foco na manutenção preditiva

 

A manutenção preditiva e a manutenção preventiva são essenciais para diminuir as suas despesas com manutenção. Um CMMS que ajude a prever quando você vai precisar repetir determinadas tarefas e que as organiza em um calendário é um grande passo para conseguir um ROI ainda mais alto.

Com esta informação em mente, não temos dúvidas de que você será capaz de escolher o CMMS mais adequado para a sua equipe e para as suas operações.

Se você ficou curioso para saber mais sobre o Infraspeak, fale conosco!