Si has llegado a nuestro blog de Infraspeak, seguro que has oído hablar de facility management. Pero en un campo tan amplio, no siempre es fácil entender exactamente qué hace un facility manager. Hoy, de una vez por todas, responderemos a la gran pregunta: ¿Qué es el facility management?
¿En qué consiste el facility management?
El facility management (FM) abarca el mantenimiento, la seguridad, la gestión energética y la optimización del espacio. Garantiza que los edificios y las infraestructuras funcionen de forma eficiente, segura y rentable.
El facility management se divide en dos categorías principales:
- Hard facility management (Hard FM): Se centra en la infraestructura física de la empresa. Abarca la climatización, la fontanería, la seguridad contra incendios, el mantenimiento de edificios y la electricidad.
- Soft facility management (Soft FM): A diferencia del Hard FM, el Soft FM hace que el edificio sea acogedor y mejora la experiencia de los ocupantes.
👀 ¿Todavía no entiendes bien la diferencia? Pongámoslo así…
✔ ¿Actualizar las cámaras de seguridad? → Hard FM
✔ ¿Contratar guardias de seguridad? → Soft FM
👨💻 ¿Quieres saber más sobre las categorías de facility management? Echa un vistazo a nuestra guía completa sobre facility management hard y soft.
Los 10 tipos principales de servicios de facility management
A continuación, te presentamos los tipos de servicios de facility management más comunes.
1. Gestión integral de instalaciones (IFM – del inglés Integrated Facilities Management)
La gestión integral de instalaciones (IFM) consolida todos los servicios de instalaciones bajo un único proveedor. No hay necesidad de hacer malabarismos con varios contratistas para el mantenimiento de la climatización, la fontanería, la seguridad o el personal de limpieza (y agobiarse con facturas y calendarios).
Imagínate que tu aire acondicionado, iluminación, conserjería e incluso jardinería son gestionados por un solo equipo. Te ahorra tiempo y te permite centrarte en lo que más importa.
2. Gestión sostenible de instalaciones (SFM – del inglés Sustainable facilities management)
Los edificios causan el 39% de la contaminación mundial por carbono, casi un tercio de la cual procede de la calefacción, el aire acondicionado y la iluminación (Fuente: WorldGBC, 2022). Sin embargo, la gestión sostenible de instalaciones (SFM) aborda este problema mediante sistemas energéticamente eficientes, la reducción de residuos y la conservación del agua.
SFM es también una decisión económica inteligente. La universidad americana UC Davis, por ejemplo, ahorró 120.000 dólares anuales al pasarse a la iluminación LED inteligente (Brightway LED, 2023). ¡Es dinero suficiente para financiar becas o mejorar las aulas!
🌱Ver también: Los 6 principales beneficios de la gestión sostenible de las instalaciones
3. Gestión de infraestructuras asistida por ordenador (CAFM – del inglés Computer-Aided Facilities Management)
La gestión de infraestructuras asistida por ordenador (CAFM) utiliza IoT y tecnología de edificios inteligentes para mejorar las operaciones. Realiza un seguimiento del rendimiento de los equipos, el uso de la energía y la eficiencia del espacio en un sistema central.
Por ejemplo, los sensores de detección de fugas en los sistemas de fontanería identifican a tiempo las tuberías con fugas. Este proceso se denomina mantenimiento predictivo y ayuda a las empresas a evitar averías inesperadas.
McKinsey descubrió que el mantenimiento predictivo reducía los costes de reparación entre un 18 y un 25%. Del mismo modo, un informe del Departamento de Energía de Estados Unidos muestra que redujeron los costes entre un 25 y un 30% y evitaron entre un 70 y un 75% de las averías.
4. Gestión del cumplimiento
La gestión del cumplimiento es parte integrante del facility management. Garantiza que los edificios cumplan la legislación legal y medioambiental. Además, protege a las empresas de sanciones, litigios y daños a su reputación.
Los facility managers vigilan la evolución de la legislación para mantener a las empresas protegidas y cumpliendo con las reglas. No importa si se trata de leyes de seguridad contra incendios, accesibilidad en el lugar de trabajo, etc. Si no se aplican estas medidas, tu empresa podría enfrentarse a consecuencias legales o incluso a cierres forzosos.
5. Gestión de activos
Un restaurante depende de hornos, frigoríficos y equipos de cocina para mantener el flujo de pedidos. Si un frigorífico se estropea, muchos ingredientes se desperdiciarán y causarán pérdidas inesperadas. Lo mismo ocurre con tus herramientas y equipos de trabajo: ordenador portátil, impresora de oficina o vehículo de empresa.
¿Qué pasaría si de repente dejaran de funcionar?
La gestión de activos te ayuda a evitarlo mediante el seguimiento de los equipos y la programación del mantenimiento. En pocas palabras, cuidar de lo que se tiene hace que se trabaje mejor y de forma más inteligente.
Más información: Los 10 mejores softwares de gestión de activos
6. Gestión del espacio de trabajo
Desde la pandemia, muchas oficinas ya no funcionan totalmente in situ. La gente trabaja a distancia, y algunos van a la oficina unas pocas veces a la semana. Como resultado, grandes áreas de oficinas permanecen desocupadas, lo que supone un desperdicio de recursos.
La gestión del espacio de trabajo supera este reto ayudando a las empresas a hacer un seguimiento del uso del espacio. Analiza la organización y reutiliza las secciones vacías. De este modo, puedes convertir espacios en zonas de conferencias, puestos de trabajo compartidos o salas de reuniones, en lugar de dejarlos vacíos.
💡Curiosidad: Al rediseñar su espacio de trabajo, Google ahorró. en 2022, 1000 millones de dólares en gastos inmobiliarios a la vez que impulsó la productividad de los empleados (Fuente: Bloomberg)
7. Gestión de las relaciones con los proveedores (SRM – del inglés Supplier relationship management)
El éxito de una empresa depende a veces de la fortaleza de su cadena de suministro. La gestión de las relaciones con los proveedores (SRM) garantiza que las empresas construyan y mantengan asociaciones sólidas y productivas con sus proveedores.
Los sistemas SRM como Infraspeak Network™ no solo negocian contratos. Transforman la colaboración con los proveedores conectando a clientes y proveedores en un espacio de trabajo digital único. Esta plataforma elimina los silos y los procesos manuales, automatizando tareas repetitivas como las actualizaciones de contratos, el seguimiento de pedidos y los informes de cumplimiento.
8. Gestión de la salud y la seguridad
La gestión del cumplimiento de las normas de salud y seguridad (HSCM) garantiza que los edificios y equipos cumplen las normas de seguridad laboral y los estándares del sector. Abarca las leyes de seguridad contra incendios, los planes de evacuación de emergencia y las estrategias de reducción de riesgos.
Las lesiones y enfermedades laborales tienen un enorme impacto financiero. Según la Organización internacional del trabajo (OIT), cuestan a la economía mundial 3 mil millones de dólares al año. Lamentablemente, estas pérdidas podrían evitarse con medidas de seguridad proactivas.
9. Gestión de edificios
La gestión de edificios controla los costes al tiempo que mantiene las instalaciones operativas. Esto implica gestionar los servicios públicos, el mantenimiento y los gastos operativos cotidianos (OpEx), lo que repercute directamente en la rentabilidad.
Una gestión de edificios con visión de futuro combina la responsabilidad fiscal con la sostenibilidad. Por ejemplo, los sistemas de recogida de agua de lluvia reducen la factura del agua. Estas mejoras también pueden optar a incentivos fiscales y crean valor más allá del ahorro.
10. Gestión inmobiliaria
La gestión de múltiples propiedades es compleja y costosa sin una supervisión adecuada. Muchas empresas pagan de más por espacios no utilizados o luchan con contratos de arrendamiento desorganizados.
Un software de facility management como Infraspeak simplifica las operaciones inmobiliarias. Automatiza el seguimiento de los arrendamientos, programa el mantenimiento y controla los costes en tiempo real. En lugar de hacer malabarismos con hojas de cálculo, conseguirás visibilidad y control totales.
¿Qué hace un facility manager?
Un facility manager es responsable de supervisar y gestionar la infraestructura física y los servicios de un edificio o instalación. Su principal objetivo es garantizar que las instalaciones funcionen sin problemas y con eficiencia para satisfacer las necesidades de sus ocupantes. Estas son algunas de las principales responsabilidades de un facility manager:
- Mantenimiento y reparaciones: Los facility managers coordinan y supervisan el mantenimiento, las reparaciones y las renovaciones de las instalaciones. Elaboran programas de mantenimiento, realizan inspecciones y se aseguran de que las reparaciones se lleven a cabo con prontitud y eficacia.
- Planificación y asignación del espacio: Gestionan la distribución y utilización eficiente del espacio dentro de las instalaciones. Esto implica planificar las mudanzas de oficinas, reconfigurar los espacios para adaptarlos a las necesidades cambiantes y optimizar la distribución del espacio para maximizar la productividad y la rentabilidad.
- Seguridad y protección: Los facility managers son responsables de mantener un entorno seguro dentro de las instalaciones. Garantizan el cumplimiento de las normas de seguridad, aplican medidas de seguridad y coordinan los planes de respuesta ante emergencias.
- Gestión de proveedores: Gestionan las relaciones con proveedores de servicios externos y vendedores, como empresas de limpieza, contratistas de mantenimiento, empresas de seguridad y suministradores. Los facility managers negocian contratos, supervisan la calidad del servicio y garantizan la entrega puntual de bienes y servicios.
- Presupuesto y control de costes: Desarrollan y gestionan el presupuesto de las instalaciones, haciendo un seguimiento de los gastos y garantizando la rentabilidad de las operaciones. Los facility managers identifican áreas de ahorro de costes, negocian contratos y hacen recomendaciones para gastos de capital.
- Gestión medioambiental: Los facility managers promueven prácticas sostenibles y la gestión medioambiental dentro de las instalaciones. Aplican medidas de eficiencia energética, programas de gestión de residuos y otras iniciativas para reducir el impacto medioambiental de las instalaciones.
- Cumplimiento y requisitos normativos: Garantizan que las instalaciones cumplan todos los códigos, reglamentos y normas pertinentes. Los facility managers se mantienen al día de los códigos de edificación, las normativas de seguridad, las normativas medioambientales y otros requisitos legales para garantizar su cumplimiento.
- Gestión de equipos: Los facility managers pueden supervisar un equipo de personal de mantenimiento, personal de seguridad, personal administrativo y otras funciones relacionadas con las instalaciones. Proporcionan orientación, formación y evaluaciones del rendimiento para garantizar una plantilla eficiente y motivada.
El alcance de las operaciones de las empresas de facility management y sus responsabilidades específicas dependen de las necesidades del cliente, el tamaño de la empresa, la estructura operativa y el presupuesto.
Para que tengas una idea más clara de sus funciones particulares, aquí tienes algunos de los tipos de facility management:
A. Gestión global
Incluye la supervisión y gestión de numerosos aspectos de tu negocio. Desde tareas de mantenimiento preventivo hasta el control de la legislación de tus instalaciones, están a tus órdenes para cubrir muchos aspectos y ayudar a que tu empresa funcione a diario sin problemas.
B. Control de calidad
Las empresas de facility management se aseguran de que tus productos o servicios cumplan siempre las normas más estrictas. Pueden hacerlo a través de varios métodos, como el análisis de procesos y las inspecciones rutinarias.
C. Servicios de limpieza
Muchas empresas de FM ofrecen servicios de limpieza para mantener todo ordenado. Los servicios pueden incluir un servicio de limpieza diario o una limpieza a fondo ocasional.
D. Proyectos de mantenimiento
El equipo de mantenimiento de una empresa de FM supervisa diversas tareas para garantizar que todo funcione correctamente en tus instalaciones. Su responsabilidad es planificar, evaluar y gestionar mejoras o reparaciones menores. Estos proyectos pueden realizarse a través de software para ayudar con los esfuerzos de mantenimiento predictivo.
E. Servicios de TI y redes
Los servicios de facility management son ideales para mantener tu infraestructura informática segura y funcionando correctamente. El equipo de FM supervisará y mantendrá tu red y solucionará cualquier problema que pueda surgir.
Además, sus funciones evolucionan según la situación. Por ejemplo, la pandemia de COVID-19 y sus secuelas dieron lugar a muchos retos debido a la “nueva normalidad” que están adoptando las empresas de todo el mundo. El aumento de los horarios flexibles y de las configuraciones de trabajo híbridas obligó a las empresas de facility management a introducir cambios en su funcionamiento anterior.
Piensa en el facility management como en esta chuleta de Words with Friends. A nadie le gusta perder. Ni contra los amigos ni, desde luego, contra la competencia. Tener un equipo de facility management a tu lado es como tener un código de trucos. Puedes mejorar todos los aspectos de las operaciones de tu empresa con su amplia gama de recursos y conocimientos.
Los 4 pilares del facility management
Para tener éxito, el facility management requiere un enfoque estratégico y sistemático de la gestión de los activos de una empresa. Los cuatro pilares principales del facility management son:
I. Establecer procesos de trabajo eficientes
El papel del facility manager es ayudar a agilizar las operaciones de la oficina para que los empleados puedan hacer su trabajo de forma más eficiente. Pueden conseguirlo creando procesos de trabajo estandarizados para cada departamento de una organización, asegurándose de que cada proceso sigue unas directrices estrictas y eliminando pasos innecesarios.
Esto ayuda a mejorar la coordinación entre departamentos, así como la comunicación entre ellos. Agilizar el flujo de trabajo también reduce la curva de aprendizaje de los nuevos empleados, ya que no tienen que dedicar tanto tiempo a aprender los procesos de cada departamento. De este modo, se consigue una mayor eficacia operativa.
II. Apoyar a las personas
Las personas que trabajan en tus instalaciones son activos fundamentales, e invertir en su bienestar es importante. Proporcionando buenas condiciones y espacios de trabajo, puedes asegurarte de que tus empleados estén contentos y sean productivos.
Además, tener una empresa de FM también significa proporcionar un lugar de trabajo seguro y protegido, ya se trate de seguridad física o de protección frente a amenazas como incendios o lesiones. También es imprescindible asegurarte de que cuentan con el equipo y las instalaciones adecuadas para realizar su trabajo con eficacia.
III. Integrar tecnología
Las empresas de facility management integran la tecnología en su enfoque siempre que es posible, utilizándola como herramienta para mejorar la eficiencia en lugar de limitarse a añadir otra capa de complejidad a sus operaciones empresariales.
Tomemos como ejemplo un negocio de telemedicina para mayores. Para que este negocio tenga éxito, la integración de la tecnología in situ es crucial para conectar a las personas mayores con los profesionales sanitarios. Aquí es donde las empresas de facility management pueden desempeñar un papel vital para que las personas mayores y los profesionales sanitarios se comuniquen fácilmente.
Para permitir el contacto a distancia y el cuidado de los mayores, las empresas de FM pueden ayudar a la empresa de telemedicina a configurar el software, proteger los datos de los mayores y solucionar problemas si es necesario. Las empresas de facility management también pueden ayudar a instalar los sistemas en las instalaciones del paciente, lo que simplifica todo el proceso, sobre todo porque las personas mayores pueden necesitar más ayuda.
Es más, las empresas de FM disponen de muchas herramientas que les permiten acceder a soluciones tecnológicas del más alto nivel. Pueden utilizar software diseñado para mejorar la programación de las actividades de mantenimiento, lo que les permite identificar puntos ciegos en tus instalaciones y realizar cambios para solucionarlos.
Además, un programa de mantenimiento preventivo puede ayudar a identificar cuándo se romperá una pieza concreta del equipo, de modo que se puedan realizar reparaciones antes de que el problema empeore.
IV. Mantenimiento y mejora de instalaciones y equipos
El cuarto pilar del facility management consiste en mantener la infraestructura existente y los activos físicos de la empresa para realizar mejoras cuando sea necesario. Esto puede incluir reparaciones tras un fallo del equipo o la mejora del sistema de climatización del edificio. También puede implicar la instalación de nuevos equipos para mejorar la eficiencia de las operaciones existentes o la construcción de nuevas estructuras para acompañar el crecimiento.
En algunos casos, esto requiere identificar el enfoque más rentable para mejorar las instalaciones existentes, por ejemplo, si se debe invertir en la renovación de una estructura existente o en la construcción de algo nuevo. La limpieza y el mantenimiento rutinario de las zonas comunes también es responsabilidad de las empresas de FM.
¿Por qué contratar a una empresa de facility management?
Ahora que ya sabes lo que hacen las empresas de facility management y los tipos de servicios que ofrecen, es hora de saber por qué deberías contratar una.
1. Mantiene tus costes bajos
Sea cual sea tu sector, uno de los objetivos principales es ahorrar dinero. Quizá te preguntes por qué contratar a una empresa de facility management si quieres mantener bajos los costes.
La respuesta es sencilla: Los costes de NO mantener tus instalaciones adecuadamente pueden ser mayores.
Claro que puedes mantenerlo internamente. Pero no deberías. Si contratas a tu propio personal, tendrás que ofrecer todo el paquete, incluidos los beneficios sociales y la paga de vacaciones. Por no hablar de que elegir a miembros de la plantilla para gestionar estas responsabilidades probablemente provocaría contratiempos, ya que carecerían de la experiencia necesaria para estas tareas.
En cambio, la subcontratación sería más beneficiosa porque te costaría menos. Además, puedes estar tranquilo sabiendo que son especialistas en facility management y que te ayudarán a minimizar los riesgos y los errores. Eso, a la larga, se traduce en menores costes, ya que no tendrás que gastar en seguir limpiando los errores y rehaciendo las tareas.
2. Ahorra mucho tiempo
Contratar a una empresa de facility management también puede ahorrarte tiempo, mucho tiempo. Normalmente, tendrías que pasar por el proceso de publicar ofertas de empleo, entrevistar a los candidatos, formar a los nuevos empleados y gestionar todo un departamento responsable de las funciones de las instalaciones.
¿Por qué pasar por todo eso? ¿Por qué añadir algo a tu ya larga lista de responsabilidades cuando puedes compartir la carga de trabajo subcontratando a una empresa de FM?
Todo el proceso de creación de un equipo de facility management es largo. Lleva mucho menos tiempo dejar todo lo relacionado con el FM en manos de una empresa especializada. Comunica lo que quieres que se haga exactamente y ellos se encargarán.
3. Ayuda a mantener limpios los espacios
Nadie quiere trabajar en una oficina descuidada y sucia, sobre todo después de lo que ha pasado con la pandemia. Por eso no debes descuidar el mantenimiento, limpieza y desinfección de tus instalaciones. Las empresas de facility management pueden proporcionar a tu empresa equipos de limpieza y suministros sanitarios.
De este modo se mantiene la limpieza y esterilidad de tus instalaciones. También anima a tus empleados a ser higiénicos y reduce el riesgo de que enfermen a causa de gérmenes o polvo. Ayudará a reducir el número de bajas por enfermedad y hará que haya más trabajadores disponibles en todo momento.
Pero eso no es todo. El papel de las empresas de FM es aún más importante en determinadas industrias en las que las prácticas higiénicas son una prioridad absoluta, especialmente en los sectores sanitario y médico. Por ejemplo, las empresas de facility management podrían ayudar a las empresas que fabrican medicamentos, complementos alimenticios, mascarillas y otros productos para la salud y el bienestar a cumplir la legislación gubernamental y satisfacer las normas del sector en materia de higiene.
4. Garantiza un lugar de trabajo seguro
Para la mayoría de las personas, su lugar de trabajo es su segundo hogar. Hay que reforzar la importancia de tener un lugar de trabajo seguro y cómodo. Con la ayuda de una empresa de facility management, puedes asegurarte de que tu empresa y tus empleados cumplen las normas de seguridad.
La empresa de FM se encarga de evaluar y verificar que todos los equipos y componentes eléctricos funcionan correctamente y son seguros.
Algunas empresas de facility management se encargan de la formación del personal para casos de emergencia. Esto puede incluir cómo manejar los incendios, las estrategias de salida en caso de emergencia o el manejo adecuado de los equipos.
5. Acceso a mejores recursos
Cuando contratas a una empresa de facility management, tienes acceso a sus expertos, tecnología y herramientas que pueden hacer que tu negocio funcione de forma más eficiente. Dependiendo de a quién contrates, el equipo de FM puede ocuparse de múltiples aspectos de tu empresa. Trabajar con uno significaría ayudarte a conseguir lo siguiente:
- Formar a tu personal
- Obtener apoyo diario
- Organizar tu oficina
- Mejorar tus sistemas
En general, contratar a una empresa de facility management es una inversión excelente. Te quitará un montón de trabajo de encima y tendrás más tiempo para ocuparte de tus otras responsabilidades.
Sin embargo, es mejor que investigues para sacar el máximo partido del acuerdo. Valora lo que puede ofrecerte una empresa de FM concreta y los recursos que la acompañan.
6. Aumenta la productividad de los empleados e impulsa el negocio
En el ámbito empresarial, el tiempo es dinero. Si tienes muchos tiempos muertos o inactividad, perderás dinero. Para impulsar tus ventas, los empleados tienen que ser productivos. Sin duda, hay varios factores que afectan a la productividad.
Es imposible mantener la motivación cuando la oficina huele a basura, las mesas están llenas de polvo y la silla está a punto de romperse en cualquier momento. Eso sólo va a añadir un estrés innecesario. Cuando tus empleados están cómodos, son capaces de producir resultados de forma eficiente.
Con una empresa de FM, tus instalaciones estarán siempre limpias, higiénicas, seguras, organizadas y serán eficaces. Tener a los empleados contentos significa que se cumplirán los plazos, lo que mantiene a los clientes satisfechos y mejora tus resultados.
7. Protege los activos y los datos
El mundo digital tiene sus ventajas, pero también sus inconvenientes. Uno de ellos es la amenaza constante de la piratería informática. Y la violación de datos es un gran problema, sea cual sea el sector. Estas cosas pueden acabar con la confianza de tus clientes y hacerte perder dinero rápidamente.
Las empresas de facility management pueden aliviar tus preocupaciones a ese respecto. Pueden proteger tus activos y datos online con su tecnología y su experiencia en TI y redes.
Una empresa de facility management puede ayudarte a evitar las violaciones de datos mediante la aplicación de software, la creación de firewalls y de sistemas de seguridad, garantizando así la protección de tu empresa y tus clientes.
Los 5 errores más comunes en facility management que probablemente estés cometiendo
1. No utilizar el software de facility management adecuado
Quedarse en el pasado y resistirse a un software de FM personalizable es un error fatal. No sólo porque estas soluciones de software te ayudan a mantener tu agenda organizada, sino también porque te proporcionan informes y datos sobre toda la línea de montaje. Lo que nos lleva a…
2. No basar las decisiones en datos concretos
Uno de los mayores errores del facility management es basar las decisiones en la intuición o en la experiencia. Con la ayuda del software adecuado, puedes controlar tu inventario en tiempo real, hacer un seguimiento de cada orden de trabajo y controlar las tendencias. Junto con diversos indicadores de mantenimiento, puedes mejorar la gestión basándote en datos concretos y evitar hacer conjeturas raras.
3. No controlar el inventario
No nos cansaremos de repetirlo: necesitas información organizada en tiempo real. No controlar el inventario es un error imperdonable de facility management que se traduce invariablemente en largos tiempos de reparación. Esto, a su vez, se traduce en enormes costes con envíos de emergencia, enormes tiempos de avería, pérdida de beneficios, etc.
4. No tener en cuenta la opinión de los empleados
Para comprender bien lo que ocurre con tus empleados y sus tareas diarias, dependes, cómo no, de la información que ellos te facilitan. Por esta razón, debes asegurarte de promover una cultura empresarial de confianza y apoyo mutuo para que tus empleados se sientan cómodos hablando contigo. No querrás un escenario como el de Mourinho en el Manchester United…
5. Separar el mantenimiento preventivo del mantenimiento predictivo
Este sigue siendo un tema controvertido: ¿debes invertir en mantenimiento preventivo o en mantenimiento predictivo? El mayor error que cometen los responsables de mantenimiento empieza justo aquí. No es cuestión de uno u otro: van de la mano. Prepara un plan de mantenimiento que integre ambos y evalúa qué solución ofrece la mejor relación coste-beneficio para los distintos equipos.
