¿Qué es la gestión de edificios?

La gestión de edificios es una subcategoría del Facility Management que se refiere a la operación, el mantenimiento y la reparación de una propiedad. El objetivo es mantener el edificio en las mejores condiciones posibles para que siga cumpliendo su función. Puede referirse tanto a la gestión de edificios comerciales, por ejemplo centros comerciales o edificios de oficinas (mantenimiento de edificios), como a la gestión de edificios residenciales o condominios (mantenimiento residencial).

¿Qué abarca la gestión de edificios?

 

La gestión del mantenimiento de edificios abarca servicios muy dispares. En primer lugar, hay servicios muy técnicos, como el mantenimiento de los ascensores o el sistema de protección contra incendios, conocidos como «hard facility management«. Por otro lado, hay servicios centrados únicamente en la comodidad de los usuarios del espacio, como la limpieza, el paisajismo o la señalización, conocidos como «soft facility management«.

En cualquiera de estos ámbitos, la gestión de edificios debe tener en cuenta dos aspectos muy importantes. El primero es, por supuesto, el aspecto financiero: los costes operativos, los contratos de mantenimiento e incluso los gastos administrativos. El segundo es el aspecto medioambiental, es decir, el derroche de energía, las emisiones de carbono y otras medidas para aumentar la eficiencia energética del edificio.

Aquí presentamos una lista no exhaustiva de todo lo que abarca la gestión de edificios:

 

  • limpieza del edificio y fachadas
  • equipos del edificio (climatización, ascensores, sensores, generadores, etc.)
  • sistemas eléctricos, fontanería y costes de energía
  • estructura del edificio (puertas, techos, ventanas, etc.)
  • exterior del edificio (jardines, terrazas, accesos, cámaras de vigilancia, etc.)

 

Gestión del Mantenimiento de Edificios: ¿cómo hacer el mantenimiento de edificios?

 

Al igual que en otros ámbitos, se aplican todos los tipos de mantenimiento habituales: mantenimiento correctivo, mantenimiento preventivo y mantenimiento predictivo. El mantenimiento correctivo es el más rudimentario, mientras que el mantenimiento predictivo se centra en la disponibilidad y fiabilidad de los equipos. Es decir, se centra en mantener el funcionamiento habitual del edificio en todo momento.

 

El mantenimiento predictivo está estrechamente vinculado a la monitorización de la condición y a la IoT. Por otro lado, la tecnología inteligente permite disminuir el derroche de energía y hacer que los edificios sean más sostenibles. En el futuro, será precisamente esta tecnología la que promueva la automatización de los edificios y dé lugar finalmente a los «edificios inteligentes».

 

Ejemplos de IoT en edificios

 

  • sensor de climatización: permite encender y apagar el aire acondicionado o la calefacción en el momento óptimo (por ejemplo, encenderlo media hora antes de que se necesite la habitación o apagarlo cuando no se utilice);
  • sensores de movimiento: permiten saber qué espacios están siendo ocupados o no (por ejemplo, para saber cuántas personas han utilizado el baño y saber cuándo hay que limpiarlo);
  • control de acceso: limitar el acceso a determinadas zonas restringidas del edificio mediante lectores de huellas dactilares o tarjetas de identificación.

 

Software para la gestión de edificios

 

A través de un Building Management System (BMS) o un software de Gestión Técnica Centralizada (GTC), puedes reunir todos los sistemas del edificio en un solo programa (climatización, seguridad, iluminación y sistemas mecánicos). Esto permite controlar mejor el gasto energético y minimizar los costes, además de proporcionar más funcionalidad, comodidad y seguridad a los usuarios del espacio.

 

Además, la tecnología inteligente que hemos mencionado anteriormente puede conectarse a un sistema de automatización de edificios (Building Automation System) o a una Plataforma Inteligente de Mantenimiento (como Infraspeak). Reunir toda la información del edificio en un mismo software, o en un ecosistema digital que englobe todos los programas necesarios, tiene varias ventajas:

 

  • gestionar mejor los trabajos programados, pendientes y en curso;
  • monitorizar mejor todo el ciclo de vida de los activos;
  • ajustar la cadena de suministro y las existencias a las necesidades reales;
  • registrar todos los contratos de servicio y los SLAs;
  • controlar los costes con mantenimiento y operación del edificio en tiempo real;
  • acceder a datos, estadísticas e informes automáticos.

 

Tipos de gestión de mantenimiento de edificios

 

Ante tantos servicios diferentes, no podría haber un solo modelo de gestión. Los modelos de mantenimiento de edificios se dividen en tres tipos:

 

Modelo integral

En este modelo, el mantenimiento de los edificios es gestionado totalmente por equipos internos. Seguir este modelo requiere que las empresas dispongan de herramientas y técnicos capaces de garantizar el mantenimiento. Teniendo en cuenta todos los servicios que engloba el Facility Management, esto supone enormes retos y costes operativos para la empresa. No sólo en mano de obra y equipos, sino también en consumibles y logística.  

 

Totalmente desagregado

Lo contrario del modelo integral es el modelo totalmente desagregado, en el que el mantenimiento lo gestiona un proveedor de servicios externo. Aunque haya que contratar a otros proveedores, la administración sólo tiene un punto de contacto. Sin embargo, tiene claras desventajas: pérdida de control, pérdida de datos y un posible aumento de los costes, ya que el proveedor puede aplicar márgenes a todos los servicios que contrata.

 

Modelo mixto

El modelo más común es el «modelo mixto». El control del Facility Management y la gestión de los contratos siguen siendo tareas internas, quizás incluso con un equipo interno de técnicos. Al mismo tiempo, las tareas más especializadas son realizadas por proveedores externos (subcontratación). Aproximadamente el 88% de las empresas subcontratan el facility management. Por término medio, el 23% de las tareas se asignan a proveedores externos.

 

Mejores prácticas en la gestión de edificios

 

  • Trazar el mapa de los activos

Identificar y trazar bien el mapa de los activos facilita el trabajo del equipo. Esto hace que sea mucho más fácil entender en qué lugar está la siguiente orden de trabajo o dónde se informó de la avería.

 

  • Tener en cuenta todo el ciclo de vida de los equipos

Para garantizar la disponibilidad y fiabilidad de todos los equipos, es importante tener en cuenta todas las etapas de la vida del activo (planificación, adquisición, operación y mantenimiento y eliminación). En la fase de planificación es crucial comprender las necesidades de los usuarios, los criterios del proyecto, la calidad y los costes de mantenimiento que tendrán a lo largo de su vida.

 

  • Crear economías de escala

Otra buena práctica en la gestión de edificios es intentar adquirir equipos que sean compatibles con otros ya existentes, lo que facilita la operación y mantenimiento. No sólo reduce el número de piezas de repuesto que deben estar siempre en stock, sino que también permite optimizar la formación de los técnicos.

 

  • Adaptarse a la IoT

Si el objetivo de la gestión de edificios es garantizar que éstos se mantengan en buen estado y sigan cumpliendo su función, entonces no debes quedarte detenido en el tiempo. Instalar dispositivos conectados a la IoT y renovar el edificio es, sin duda, una de las mejores prácticas de facility management.

  • Comunicar con claridad y transparencia

Es necesaria una comunicación clara y transparente con los usuarios de los espacios para entender sus necesidades objetivas (por ejemplo, «tener luz en todos los espacios») y subjetivas (por ejemplo, «aumentar la luminosidad en los pasillos»).

 

  • Asignar responsabilidades y establecer un SLA

Dado que el modelo mixto es el más común, es necesario definir las responsabilidades internas y externas para evitar conflictos. Es importante establecer canales de comunicación y tener un SLA con indicadores de rendimiento específicos.

 

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  • Formar a los empleados

Es esencial formar a los técnicos y empleados en el uso de los equipos y sistemas de seguridad. Muchos gestores invierten en equipos que el personal no sabe utilizar correctamente, lo que influye negativamente en la gestión del edificio y en el retorno sobre la inversión.

 

La gestión y el mantenimiento de edificios son campos exigentes y llenos de peculiaridades. Independientemente del modelo de gestión que se prefiera, es indispensable contar con un sistema de gestión del mantenimiento o un programa similar. Así podrás gestionar todos los contratos, monitorizar la eficiencia del personal y la eficacia de la gestión, y mantener el edificio en las mejores condiciones posibles durante muchos, muchos años.