Gestão de edifícios: o que é, o que engloba e as melhores práticas

O que é a gestão de edifícios?

 

A gestão de edifícios é uma subcategoria do Facility Management que se refere à operação, manutenção e reparação de uma propriedade. O objetivo é manter o edifício nas melhores condições possíveis para continuar a cumprir o seu propósito. Pode se referir tanto à gestão de edifícios comerciais, por exemplo centros comerciais ou edifícios de escritórios (manutenção predial), como à gestão de edifícios de habitação ou condomínios (manutenção residencial). 

 

O que engloba a gestão de edifícios?

 

A gestão de manutenção de edifícios engloba serviços muito diferentes. Primeiro, há serviços muito técnicos, como a manutenção de elevadores ou o sistema de proteção contra incêndios, conhecidos como “hard facility management”. Por outro lado, existem serviços focados apenas no conforto dos usuários do espaço, como a limpeza, a arquitetura paisagística ou a sinalética, conhecidos como “soft facility management”. 

 

Em qualquer uma destas vertentes, a gestão de edifícios precisa de ter dois aspectos muito importantes em consideração. O primeiro é, claro, o aspecto financeiro – os custos operacionais, contratos de manutenção e até as despesas administrativas. O segundo é o aspecto ambiental, como o desperdício de energia, as emissões de carbono e outras medidas para aumentar a eficiência energética do edifício.

 

Aqui está uma lista não exaustiva de tudo o que a gestão de edifícios engloba:

 

• limpeza do edifício e limpeza de fachadas
• equipamentos do edifício (AVAC, elevadores, sensores, geradores, etc)
• sistemas elétricos, canalização e gastos de energia
• estrutura do edifício (portas, tetos, janelas, etc)
• exterior do edifício (jardins, terraços, acessos, câmaras de vigilância, etc)

 

Gestão de Manutenção de Edifícios: como fazer manutenção residencial e predial?

 

Assim como em outros âmbitos, todos os tipos de manutenção habituais se aplicam: manutenção corretiva, manutenção preventiva e manutenção preditiva. A manutenção corretiva é a mais rudimentar, enquanto a manutenção preditiva privilegia a disponibilidade e a confiabilidade dos equipamentos. Em outras palavras, foca em manter o funcionamento habitual do edifício em qualquer momento.

 

A manutenção preditiva está intimamente ligada ao monitoramento da condição e à IoT. Por outro lado, a tecnologia inteligente permite diminuir o desperdício de energia e tornar os edifícios mais sustentáveis. No futuro, é exatamente esta tecnologia que vai promover a automação dos edifícios e dar finalmente lugar a “edifícios inteligentes”.

 

Exemplos de IoT em edifícios

 

• sensor AVAC: permite ligar e desligar o ar-condicionado ou o aquecimento no horário ideal (por exemplo, ligar meia hora antes da sala ser necessária ou desligar quando não está sendo utilizada);

•  sensores de movimento: permitem saber quais espaços estão sendo ocupados ou não (por exemplo, saber quantas pessoas utilizaram o banheiro e entender quando precisa ser limpa);

• controle de acesso: limitar o acesso a certas áreas restritas do edifício através de leitores de impressões digitais ou cartões de identificação. 

 

Software para gestão de edifícios

 

Através de um Building Management System (BMS) ou software de Gestão Técnica Centralizada (GTC), pode reunir todos os sistemas de edifício em um único programa (AVAC, segurança, iluminação e sistemas mecânicos). Isto permite controlar melhor os gastos de energia e minimizar custos, bem como proporcionar mais funcionalidade, conforto e segurança aos usuários do espaço.

 

Além disso, a tecnologia inteligente que mencionamos acima pode se ligar a um sistema de automação de edifícios (Building Automation System) ou a uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (como a Infraspeak). Reunir todas informações do edifício no mesmo software, ou um ecossistema digital que abrange todos os programas de que precisa, tem várias vantagens:

 

• gerenciar melhor os trabalhos agendados, pendentes e em curso;
• monitorar melhor todo o ciclo de vida dos ativos; 
• ajustar a cadeia de fornecimento e o estoque às necessidades reais; 
• registrar todos os contratos de prestação de serviço e SLAs; 
• controlar os custos com a manutenção e operação do edifício em tempo real;
• aceder a dados, estatísticas e relatórios automáticos. 

 

Tipos de gestão de manutenção edifícios

 

Perante tantos serviços diferentes, não poderia haver apenas um modelo de gestão. Os modelos de manutenção de edifícios dividem-se em três tipos:

 

Modelo concentrado

Neste modelo, a manutenção do edifício é gerida totalmente por equipes internas. Seguir este modelo exige que as empresas tenham ferramentas e técnicos capazes de assegurar a manutenção. Tendo em conta todos os serviços que o Facility Management engloba, isto tem enormes desafios e custos operacionais para a empresa. Não só em mão de obra e equipamentos, mas também em consumíveis e logística.  

 

Totalmente desagregado

O oposto do modelo concentrado é o modelo totalmente desagregado, em que a gestão da manutenção é feita por um prestador de serviços externos. Mesmo que seja preciso contratar outros prestadores, a administração tem apenas um ponto de contato. No entanto, existem desvantagens claras: perda de controle, perda de dados e um eventual aumento de custos, uma vez que o prestador pode aplicar margens a todos os serviços que contrata. 

 

Modelo misto

O modelo mais comum é o “modelo misto”. O controle do Facility Management e gestão dos contratos continuam a ser tarefas internas, talvez até com uma equipe interna de técnicos. Ao mesmo tempo, as tarefas mais especializadas são executadas por fornecedores externos (outsourcing). Aproximadamente 88% das empresas fazem outsourcing de facility management. Em média, 23% das tarefas são atribuídas a fornecedores externos.

 

Melhores práticas na gestão de edifícios

 

• Mapear os ativos

Identificar e mapear bem os ativos facilita o trabalho da equipe. Assim é muito mais fácil entender qual é o local do próximo chamado ou onde o dano foi reportado.

 

• Levar em consideração todo o ciclo de vida dos equipamentos

Para assegurar a disponibilidade e a confiabilidade de todos os equipamentos, é importante considerar todas as etapas da vida do ativo (planejamento, aquisição, operação e manutenção e descarte). Na fase de planejamento é crucial entender as necessidades dos usuários, os critérios do projeto, a qualidade e os custos de manutenção que terão ao longo da sua vida. 

 

• Criar economias de escala

Outra das boas práticas da gestão de edifícios é tentar adquirir equipamentos compatíveis com outros já existentes, o que facilita a operação e manutenção. Não só reduz o número de peças sobressalentes que devem estar sempre em estoque, como permite otimizar o treino dos técnicos. 

 

• Adaptar-se à IoT

Se o objetivo da gestão de edifícios é garantir que os edifícios se mantêm em bom estado e continuam a cumprir o seu propósito, então não fique parado no tempo. Instalar dispositivos ligados à Internet e renovar o edifício é definitivamente uma das melhores práticas de facility management.

 

• Comunicar de forma clara e transparente

É necessário uma comunicação clara e transparente com os usuários do espaço para entender as suas necessidades objetivas (por exemplo, “ter luz em todos os espaços”) e subjetivas (por exemplo, “aumentar a luminosidade nos corredores”). 

 

• Atribuir responsabilidades e estabelecer um SLA

Uma vez que o modelo misto é o mais comum, é necessário definir responsabilidades internas e externas para evitar conflitos. É importante estabelecer canais de comunicação e ter um SLA com indicadores de desempenho específicos. 

 

👉 Leia mais sobre a importância da comunicação em manutenção e Facility Management com clientes, funcionários e fornecedores [e-book grátis]

 

• Treinar os funcionários

É essencial treinar os técnicos e funcionários para o uso de equipamentos e sistemas de segurança. Muitos gestores investem em equipamentos que o time não sabe utilizar corretamente, o que tem influência negativa nas gestão dos edifícios e no ROI.

 

A gestão de edifícios e a manutenção predial são campos exigentes e cheio de peculiaridades. Independentemente do modelo de gestão que preferir, um sistema de gestão de manutenção ou um programa semelhante é indispensável. Assim, você consegue gerir todos os contratos, monitorar a eficiência da equipe e a eficácia de gestão – e manter o edifício no melhor estado possível durante muitos, muitos anos.