¿Qué es la gestión del espacio de trabajo?

 

La gestión de espacios de trabajo (también conocida como «workplace management») es un proceso mediante el cual las empresas intentan estimular la productividad y la eficiencia de los empleados, al tiempo que reducen los costes y optimizan el rendimiento de la empresa. Las últimas estadísticas del CBRE indican que, por término medio, dar prioridad al bienestar aumenta la productividad en un 10%.

 

Imagina, por ejemplo, que tienes un espacio limitado para 100 empleados. Hay que estudiar cuál es la mejor disposición para que cada uno tenga su propio espacio de trabajo. A continuación, hay que asegurarse de que cada mesa tenga suficiente luz, un enchufe para el ordenador y que la sala cuente con un sistema de aire acondicionado eficaz. Pero eso es sólo lo básico, porque hay mucho más que se puede hacer para que los empleados se sientan cómodos y satisfechos.

 

¿La gestión del espacio de trabajo es lo mismo que facility management?

 

En cierta medida, la gestión del espacio de trabajo es un «apartado» del Facility Management. Ambos se sobreponen claramente porque el FM influye en la productividad, la satisfacción y la motivación de los empleados. Por ejemplo, un estudio reveló que los trabajadores cometen menos errores al escribir cuando la temperatura está entre 20 y 25°C. Otro estudio descubrió que los niveles de humedad se correlacionan con el estrés.

 

Sin embargo, mientras que el FM «puro» tiende a centrarse en cuestiones más técnicas y medibles (en el ejemplo anterior, cómo optimizar el aire acondicionado o la humedad relativa del aire), la gestión de espacios de trabajo se extiende a otras variables. Por ejemplo, ¿cómo podemos optimizar el espacio para que los equipos trabajen en conjunto? ¿Cómo aislar los espacios para que puedan hacer llamadas y videoconferencias tranquilamente?

 

Además de la practicidad, entra en juego la comodidad. Por eso, el director del centro de trabajo puede crear espacios de ocio comunes (como salas de yoga, espacios para hacer deporte), gestionar el comedor de la empresa o la guardería, instalar máquinas expendedoras, ofrecer café o piezas de fruta a mitad de la jornada. Y ahora, con la llegada del trabajo híbrido, tienen la función de garantizar que el espacio esté preparado para horarios flexibles.

 

Por supuesto, la gestión del lugar de trabajo varía en función del tipo de empresa y edificio (por ejemplo, edificio de oficinas, call-center, hospitales, centros de investigación, espacio de co-working, fábricas, etc.). Pero, por lo general, la gestión del espacio de trabajo es responsable de:

  •  la disposición del espacio y la ergonomía física;
  •  la optimización del espacio disponible;
  •  la seguridad del lugar de trabajo;
  •  planificar las necesidades para el futuro;
  •  promover un buen ambiente de trabajo;
  •  gestión de costes y análisis financiero;
  •  gestión de recursos y automatización.

 

¿Por qué utilizar un software para la gestión del espacio de trabajo?

 

El software para la gestión del espacio de trabajo centraliza toda la información sobre los activos y los locales, incluyendo las solicitudes de reparación y limpieza, el consumo de energía y el historial de los activos. Reunir estos datos elimina los «silos de información» y te da la oportunidad de analizar los puntos débiles que puedes mejorar y dónde estás desperdiciando recursos.

 

Hacer un mapeo de los espacios y de los activos 

La primera ventaja de utilizar un software es poder hacer un mapeo de todos los edificios y la ubicación de los activos en cada uno de ellos. El Instituto Politécnico de Viana do Castelo, por ejemplo, puede gestionar los edificios de la universidad en cuatro ciudades diferentes a través de Infraspeak.

 

Monitorizar todos los activos

Al utilizar una única plataforma, puedes monitorizar todos los equipos y confirmar que se está cumpliendo con el mantenimiento periódico. Además, conocer en qué fase del ciclo de vida de los activos se encuentra cada uno de ellos te permite ajustar el plan de mantenimiento.

 

Gestionar el espacio disponible

¿Espacio abierto o despacho? ¿Escritorios individuales o compartidos? ¿Cuántas personas tienen que compartir una oficina? Si se trata de un lugar de trabajo híbrido, ¿cuántos pueden trabajar en la misma jornada? ¿Cómo se puede saber qué espacios de trabajo y salas de reuniones están reservados? Sin un software adecuado, es difícil gestionar el espacio disponible.

 

En el Reino Unido, se calcula que las empresas pueden ahorrar 8100 libras por empleado con modelos de trabajo híbridos. Otro estudio llegó a la conclusión de que las empresas pueden ahorrar ⅓ de sus costes operativos. El único inconveniente es que los modelos de trabajo híbridos requieren más organización para evitar la «aglomeración».

 

Reducir las emisiones de carbono

Los edificios consumen el 40% de la energía y desperdician el 30% de la que utilizan. El control del uso de la electricidad y la optimización del uso del aire acondicionado, sobre todo a través de la tecnología inteligente, ayuda a ahorrar energía (se calcula que el uso de sensores, por ejemplo, permite ahorrar hasta un 20% de energía). De este modo, se fomenta la sostenibilidad y se reducen las emisiones de carbono.

 

Aumentar la seguridad del lugar de trabajo

Utilizar un software de facility management disminuye los accidentes laborales. ¿Cómo? Las listas de comprobación disminuyen el riesgo de error humano, mientras que aplicaciones como nuestro «gatekeeper» garantizan que los técnicos sean conscientes de los riesgos de cada trabajo. El mantenimiento hace que el lugar de trabajo sea más seguro para todos, pero es el software el que hace que el mantenimiento sea seguro para los técnicos.

 

Hacer un análisis financiero 

Los gastos inmobiliarios son uno de los mayores gastos de las empresas. Así que tienen que maximizar ese valor y asegurarse de que es un buen lugar para que el equipo trabaje en conjunto. Corresponde al gestor del espacio de trabajo hacer un análisis de la rentabilidad por metro cuadrado, optimizar la logística diaria y buscar las mejores opciones en el mercado inmobiliario.

 

¿Cómo mejorar la gestión del espacio de trabajo?

 

Si eres un facility manager que se dedica a la gestión de espacios de trabajo, aquí tienes algunas buenas prácticas:

 

Identifica “puntos de dolor”

Cuando no estamos trabajando en un lugar determinado, o no realizamos una función determinada, no siempre nos fijamos en los detalles. Pregúntales a tus empleados qué necesitan: ¿más espacio? ¿Limpieza más frecuente? En cuanto a la gestión: ¿están sacando suficiente partido al espacio que alquilan?

 

Haz una lluvia de ideas

Para promover el bienestar de quienes utilizan el espacio de trabajo, no puedes quedarte aislado en tu oficina. Reúne al equipo y haz una lluvia de ideas sobre cómo aprovechar mejor el espacio disponible y promover el bienestar.

 

Invierte en las herramientas adecuadas

Ya hemos hablado anteriormente de las diversas ventajas de contar con un software para gestionar los espacios de trabajo. No tiene que ser necesariamente un software de workplace management, sino una plataforma en la que se pueda recopilar toda la información, aunque se haya desarrollado originalmente para el mantenimiento o el Facility Management.

 

Explora los factores que influyen en la productividad

Como facility manager, es posible que tu prioridad haya sido siempre la «fiabilidad de los activos» o la «prevención de averías». Como gestor de espacios de trabajo, investiga los factores que influyen en la productividad y que no siempre son evidentes, como la humedad, la temperatura, los espacios verdes e incluso el soporte lumbar de la silla.

 

¿Te ha sorprendido el impacto del facility management en el bienestar de los empleados? A continuación, explora nuestro blog para leer más consejos sobre la gestión del lugar de trabajo, el Facility Management y el mantenimiento.