A pesar del nombre, las seis escuelas del Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) están repartidas por diferentes ciudades del Alto Minho: Viana do Castelo, Ponte de Lima, Valença y Melgaço. La distancia entre los servicios centrales del Instituto en Viana do Castelo y el Complejo Deportivo Melgaço en Prado es de 104 km.
Además de la distancia entre los diferentes edificios, que ya es un desafío en sí mismo, hay otro detalle importante: cada uno está adaptado a diferentes tipos de enseñanza. Algunos tienen laboratorios, mientras que otros tienen gimnasios y salas. Por esta razón, no todos los planes de operación y mantenimiento de edificios son completamente replicables.
Entre las seis escuelas y otras infraestructuras de apoyo, como cafeterías y residencias universitarias, el Instituto controla un inventario de más de 10.000 activos. Los trabajos de mantenimiento, tanto preventivos como correctivos, se reparten entre técnicos internos y proveedores externos.
En la práctica, esto significa que existe una amplia lista de proveedores externos –responsables del mantenimiento de las instalaciones eléctricas, ascensores, sistemas de climatización, servicios de limpieza, servicios de seguridad y mantenimiento de espacios verdes, entre otros– con diferentes contratos para cada edificio.
Hasta 2019, el equipo de gestión de las instalaciones registró el inventario en Excel y gestionó las Órdenes de Trabajo (OTs) en su propia plataforma. Teniendo en cuenta el tamaño de este inventario, esta organización impedía una visión global de las infraestructuras: era casi imposible conocer el estado de cada activo o evaluar el cumplimiento del plan de mantenimiento.
Para enfrentar estos desafíos, el equipo del Instituto buscó un software de mantenimiento que permitiera:
- organizar los miles de activos en el inventario;
- administrar planes de mantenimiento y monitorear las OTs a distancia;
- comunicarse con todos los proveedores externos y controlar los plazos;
- centralizar toda la información, para integrar los equipos, las OTs y otras herramientas que utilizan como el software Business Intelligence.
Después de haber implementado la plataforma Infraspeak, el Instituto cuenta con 5.651 activos registrados, cifra que espera duplicar durante el año 2021. Cada uno de ellos está asociado a su ubicación exacta dentro de cada edificio, así como a los respectivos manuales y planes de mantenimiento.
Tras cumplir con el objetivo de organizar el inventario, fue posible monitorear las operaciones de forma remota y programar cambios sin desplazamientos innecesarios.
“Con Infraspeak, sabemos el estado de cada instalación (número de equipos por edificio, averías, etc.) en cualquier momento y con solo hacer dos clics. Además, podemos diseñar y realizar cambios a gran escala sin necesidad de ir a las instalaciones”
–Ivo Araújo, Gerente de Contrato de Mantenimiento de AVAC.
Todos los proveedores también tienen acceso a la plataforma para abrir y cerrar las OTs. Pero no es la única ventaja: las reparaciones ahora son más ágiles, ya que se puede consultar toda la información necesaria a través de Infraspeak.
“Infraspeak ha contribuido a mejorar el cumplimiento de los planes de mantenimiento preventivo dentro de los plazos establecidos. Además, proporciona la visión real de todas las averías que existen y del estado de cada equipo”.
–Ivo Araújo, Gerente de Contrato de Mantenimiento de AVAC.
Ahora, todo lo que queda por hacer es acelerar aún más la notificación de averías con Infraspeak Direct™, que vincula al personal con el equipo de mantenimiento. La implementación de Infraspeak Operations™ en los laboratorios de la universidad, que son “microestructuras” con necesidades muy específicas, ya está programada para 2021.
Los datos que recopilan también son útiles para decidir si modernizar o reemplazar equipos con alternativas más eficientes. Siguiendo los Objetivos de Desarrollo Sostenible de Naciones Unidas, el Instituto está comprometido con la mejora de la eficiencia energética de los edificios y ha llevado a cabo varias renovaciones con este fin.
La estrategia ya está dando sus frutos. En 2020, el Campus Sostenible e Inclusivo del Instituto Politécnico de Viana do Castelo ocupó el puesto 172.º en el Ranking Mundial Universitario UI GreenMetric y el 2.º puesto a nivel nacional –con la mejor clasificación en Infraestructura y Energía y Cambio Climático de Portugal.
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