Apesar do nome, as seis escolas do Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) estão espalhadas por diferentes municípios do Alto Minho: Viana do Castelo, Ponte de Lima, Valença e Melgaço. A distância entre os serviços centrais do Instituto, em Viana do Castelo, e o Complexo Desportivo de Melgaço, em Prado, é de 104 km.
Além da distância entre os diferentes edifícios, que já seria um desafio por si só, há outro detalhe importante: cada um está adaptado a diferentes tipos de ensino. Alguns têm laboratórios, já outros têm ginásios e enfermarias. Por isso, nem todos os planos de operação e manutenção dos edifícios são totalmente replicáveis.
Entre as 6 escolas e outras infraestruturas de apoio, como refeitórios e residências universitárias, o IPVC controla um inventário de mais de dez mil ativos. Os trabalhos de manutenção, tanto preventiva como corretiva, são divididos entre técnicos internos e fornecedores externos.
Na prática, isso significa que há uma larga lista de fornecedores externos – responsáveis pela manutenção das instalações elétricas, elevadores, sistemas AVAC, serviços de limpeza, serviços de segurança e manutenção de áreas externas, entre outros – com diferentes contratos para cada edifício.
Até 2019, a equipe de facility management registrava o inventário em planilhas de excel e fazia a gestão dos chamados em uma plataforma própria. Levando em conta o tamanho do inventário, esta organização impedia uma visão global das infraestruturas: era quase impossível saber o estado de cada ativo ou avaliar o cumprimento do plano de manutenção.
Para enfrentar estes desafios, a equipe do Instituto estava à procura de um software de manutenção que permitisse:
- organizar os milhares de ativos do inventário;
- gerenciar os planos de manutenção e acompanhar chamados à distância;
- comunicar com todos os fornecedores externos e controlar prazos;
- centralizar toda a informação para integrar os equipamentos, as chamados e outras ferramentas que usam o software de Business Intelligence.
Depois da implementação da Infraspeak, já são 5.651 ativos registrados na plataforma, número que deve duplicar durante o ano de 2021. Cada um deles está associado à localização exata dentro de cada edifício, assim como aos respectivos manuais e planos de manutenção.
Cumprido o objetivo de organizar o inventário, passou a ser possível acompanhar as operações à distância e programar alterações sem deslocações desnecessárias.
“Com a Infraspeak, conseguimos saber a situação de cada instalação – número de equipamentos por edifício, danos, etc – a qualquer momento e à distância de dois cliques. Podemos fazer projetos e executar alterações em grande escala sem nos deslocarmos às instalações.”
–Ivo Araújo, Gestor de Contrato de Manutenção AVAC
Todos os fornecedores também têm acesso à plataforma para abrir e fechar chamados. Mas não é a única vantagem: agora, as reparações são mais ágeis, uma vez que consultam toda a informação necessária através da Infraspeak.
“A Infraspeak tem contribuído para melhorar o cumprimento dos planos de manutenção preventiva nos prazos estabelecidos, além de conseguirmos ter uma noção real de todos os danos que existem e do estado de cada equipamento.”
– Ivo Araújo, Gestor de Contrato de Manutenção AVAC
Agora, só falta acelerar ainda mais o reporte de danos com o Infraspeak Direct™, que liga o time à equipe de manutenção. A implementação do Infraspeak Operations™ nos laboratórios da universidade, que são “microestruturas” com necessidades muito específicas, está programada já para 2021.
Os dados que recolhem também são úteis para decidir modernizar ou substituir equipamentos por alternativas mais eficientes. Seguindo os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas, o Instituto está comprometido em melhorar a eficiência energética dos edifícios e fez várias remodelações com esse propósito.
A estratégia já está dando frutos. Em 2020, o Campus Sustentável e Inclusivo do Instituto Politécnico de Viana do Castelo ficou na posição 172 no UI GreenMetric world University Rankings e em 2º lugar ao nível nacional – com a melhor classificação, em Portugal, para Infraestruturas e Energia e Alterações Climáticas.
Acesse a versão mais completa, em PDF, desse caso de estudo.
