Apesar do nome, as seis escolas do Instituto Politécnico de Viana do Castelo estão espalhadas por diferentes municípios do Alto Minho: Viana do Castelo, Ponte de Lima, Valença e Melgaço. A distância entre os serviços centrais do Instituto, em Viana do Castelo, e o Complexo Desportivo de Melgaço, em Prado, é de 104 km.
Além da distância entre os diferentes edifícios, que já seria um desafio por si só, há outro detalhe importante: cada um está adaptado a diferentes tipos de ensino. Alguns têm laboratórios, enquanto outros têm ginásios e enfermarias. Por isso, nem todos os planos de operação e manutenção dos edifícios são totalmente replicáveis.
Entre as 6 escolas e outras infraestruturas de apoio, como refeitórios e residências universitárias, o Instituto controla um inventário de mais de dez mil ativos. Os trabalhos de manutenção, tanto preventiva como corretiva, são divididos entre técnicos internos e fornecedores externos.
Na prática, isso significa que há uma larga lista de fornecedores externos – responsáveis pela manutenção das instalações elétricas, elevadores, sistemas AVAC, serviços de limpeza, serviços de segurança e manutenção de espaços verdes, entre outros – com diferentes contratos para cada edifício.
Até 2019, a equipa de facility management registava o inventário em Excel e fazia a gestão das ordens de trabalho (OTs) numa plataforma própria. Tendo em conta o tamanho do inventário, esta organização impedia uma visão global das infraestruturas: era quase impossível saber o estado de cada ativo ou avaliar o cumprimento do plano de manutenção.
Para enfrentar estes desafios, a equipa do Instituto estava à procura de um software de manutenção que permitisse:
- organizar os milhares de ativos do inventário;
- gerir planos de manutenção e acompanhar OTs à distância;
- comunicar com todos os fornecedores externos e controlar prazos;
- centralizar toda a informação, de modo a integrar os equipamentos, as OTs e outras ferramentas que usam, nomeadamente o software de Business Intelligence.
Depois de terem implementado a Infraspeak, têm 5651 ativos registados na plataforma, número que contam duplicar durante o ano de 2021. Cada um deles está associado à localização exata dentro de cada edifício, assim como aos respetivos manuais e planos de manutenção.
Cumprido o objetivo de organizar o inventário, passou a ser possível acompanhar as operações à distância e programar alterações sem deslocações desnecessárias.
“Com a Infraspeak, conseguimos saber o ponto de situação de cada instalação – número de equipamentos por edifício, avarias, etc – a qualquer momento e à distância de dois cliques. Podemos fazer projetos e executar alterações em grande escala sem nos deslocarmos às instalações.”
–Ivo Araújo, Gestor de Contrato de Manutenção AVAC
Todos os fornecedores também têm acesso à plataforma para abrir e fechar OTs. Mas não é a única vantagem: agora, as reparações são mais ágeis, uma vez que consultam toda a informação necessária através da Infraspeak.
“A Infraspeak tem contribuído para melhorar o cumprimento dos planos de manutenção preventiva nos prazos estabelecidos, além de conseguirmos ter uma noção real de todas as avarias que existem e do estado de cada equipamento.”
– Ivo Araújo, Gestor de Contrato de Manutenção AVAC
Agora, só falta acelerar ainda mais o reporte de avarias com o Infraspeak Direct™, que liga o staff à equipa de manutenção. A implementação do Infraspeak Operations nos laboratórios da universidade, que são “microestruturas” com necessidades muito específicas, está programada já para 2021.
Os dados que recolhem também são úteis para decidir modernizar ou substituir equipamentos por alternativas mais eficientes. Seguindo os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas, o Instituto está comprometido com melhorar a eficiência energética dos edifícios e fez várias remodelações com esse propósito.
A estratégia já está a dar frutos. Em 2020, o Campus Sustentável e Inclusivo do Instituto Politécnico de Viana do Castelo ficou na posição 172 no UI GreenMetric world University Rankings e em 2º lugar a nível nacional – com a melhor classificação, em Portugal, para Infraestruturas e Energia e Alterações Climáticas.
Leia a versão mais completa, em PDF, deste caso de estudo.
