O que é a gestão do espaço de trabalho?
A gestão de espaços de trabalho (também conhecida como “workplace management”) é um processo através do qual as empresas tentam estimular a produtividade e a eficiência dos funcionários, ao mesmo tempo que cortam custos e otimizam o desempenho da empresa. As últimas estatísticas do CBRE indicam que, em média, priorizar o bem-estar aumenta a produtividade em 10%.
Imagine, por exemplo, que você tem um espaço limitado para 100 funcionários. É preciso estudar qual é a melhor disposição para que cada um tenha o seu espaço de trabalho. Depois, ainda precisa assegurar que cada mesa tenha luz suficiente, uma tomada para um computador e que a sala tenha um sistema de ar-condicionado eficaz. Mas, isso é só o básico, porque há muito mais que pode ser feito para que os funcionários se sintam confortáveis e satisfeitos.
A gestão do espaço de trabalho é o mesmo que facility management?
De certa forma, a gestão do espaço de trabalho é uma “disciplina” do Facility Management. Há uma sobreposição clara entre ambas, porque o FM influencia a produtividade, a satisfação e a motivação dos funcionários. Por exemplo: um estudo chegou à conclusão que os trabalhadores erram menos ao escrever quando a temperatura está entre os 20 e 25ºC. Outro estudo descobriu que os níveis de umidade se relacionam com o estresse.
Porém, enquanto o FM “puro” tende a se concentrar em questões mais técnicas e mensuráveis (no exemplo anterior, como otimizar o ar-condicionado ou a umidade relativa do ar), a gestão de espaços de trabalho expande para outras variáveis. Por exemplo, como podemos otimizar o espaço para que as equipes trabalhem em conjunto? Como isolar espaços para que possam fazer chamadas e videoconferências?
Além da praticidade, entra em jogo o conforto. Por isso, o gestor de local de trabalho pode criar espaços de lazer comuns (como salas de yoga, espaços para esportes), gerir a cantina ou a creche da empresa, instalar vending machines, oferecer café ou frutas ao longo do dia. E agora, com o trabalho híbrido, é preciso garantir que o espaço esteja pronto para horários flexíveis.
Evidentemente, a gestão do local de trabalho é variável de acordo com o tipo de empresa e de edifício (por exemplo, edifício de escritórios, call centers, hospitais, centros de investigação, espaço de coworking, fábricas, etc). Mas, geralmente, a gestão do espaço de trabalho é responsável por:
- o layout do espaço e a ergonomia física;
- a otimização do espaço disponível;
- a segurança do local de trabalho;
- planejamento das necessidades para o futuro;
- promover um bom ambiente de trabalho;
- gestão de custos e análise financeira;
- gestão de recursos e automação.
Por que usar um software para a gestão do espaço de trabalho?
Um software para a gestão do espaço de trabalho centraliza todas informações sobre os ativos e os locais, incluindo os pedidos de reparação e limpezas, o consumo de energia e o histórico dos ativos. Reunir esses dados elimina “silos de informação” e oferece a oportunidade de analisar pontos fracos que podem ser melhorados e onde os recursos estão sendo desperdiçados.
Mapear os espaços e os ativos
A primeira vantagem de usar um software é conseguir mapear todos os edifícios e a localização dos ativos em cada um deles. O Instituto Politécnico de Viana do Castelo, em Portugal, por exemplo, consegue gerenciar os edifícios da universidade em quatro cidades diferentes através da Infraspeak.
Monitorar todos os ativos
Ao usar uma única plataforma, você consegue monitorar todos os equipamentos e confirmar que está cumprindo a manutenção periódica. Por outro lado, entender em que fase do ciclo de vida dos ativos cada ativo se encontra te permite ajustar o plano de manutenção.
Gerenciar o espaço disponível
Open space ou gabinete? Mesas individuais ou compartilhadas? Quantas pessoas precisam compartilhar um escritório? Se é um local de trabalho híbrido, quantas podem trabalhar no mesmo dia? Como se pode saber quais espaços de trabalho e salas de reunião estão reservadas? Sem um software apropriado, é difícil gerenciar o espaço disponível.
No Reino Unido, a estimativa é que as empresas podem poupar 8100£ por cada funcionário com modelos de trabalho híbrido. Além disso, para os próprios funcionários é um vantagem. No Brasil, por exemplo, esse regime impactou em economia de R$ 38 mil por ano aos trabalhadores. Outro estudo chegou à conclusão que as empresas podem poupar ⅓ dos custos operacionais. O único porém é que os modelos de trabalho híbrido exigem mais organização para evitar o “overcrowding”.
Reduzir as emissões de carbono
Os edifícios consomem 40% da energia e desperdiçam 30% da energia que usam. Controlar o uso de eletricidade e otimizar a utilização do ar-condicionado por meio de tecnologia inteligente ajuda a poupar energia. (Estima-se que utilizar sensores, por exemplo, é o suficiente para poupar até 20% de energia.) Assim, promove a sustentabilidade e reduz as emissões de carbono.
Aumentar a segurança do local de trabalho
Usar um software de facility management diminui os acidentes de trabalho. Como? Os checklists diminuem o risco de erro humano, enquanto apps como o nosso “gatekeeper” asseguram que os técnicos estão cientes dos riscos de cada trabalho. A manutenção torna o local de trabalho mais seguro para todos, mas é o software que torna a manutenção segura para os técnicos.
Fazer uma análise financeira
As despesas com imóveis são um dos maiores gastos com as empresas. Por isso, precisam maximizar esse valor e garantir que é um bom local para que a equipe trabalhe em conjunto. Cabe ao gestor do espaço de trabalho fazer a análise do retorno por metro quadrado, otimizar a logística do dia a dia e procurar as melhores opções no mercado imobiliário.
Como melhorar a gestão do espaço de trabalho?
Se é um facility manager que está, na realidade, fazendo a gestão de espaços de trabalho, aqui estão algumas boas práticas:
Identifique “pontos de dor”
Quando não estamos trabalhando em um determinado local, ou não desempenhamos uma determinada função, nem sempre entendemos os detalhes. Pergunte aos seus funcionários do que precisam: mais espaço? Limpezas mais frequentes? Do lado da gestão: estão tirando proveito suficiente do espaço que alugam?
Faça um brainstorming
Para promover o bem-estar de quem usa o espaço de trabalho, você não pode ficar isolado no seu escritório. Junte a equipe e faça um brainstorming sobre como aproveitar melhor o espaço disponível e promover o bem-estar.
Invista nas ferramentas certas
Já falamos acima das várias vantagens em ter um software para gerenciar os espaços de trabalho. Você não precisa necessariamente de um software de workplace management, basta que seja uma plataforma onde consegue reunir todas informações, mesmo que tenha sido desenvolvida originalmente para manutenção ou Facility Management.
Explore os fatores que influenciam a produtividade
Enquanto facility manager, a sua prioridade talvez sempre tenha sido “a confiabilidade dos ativos” ou “evitar danos”. Enquanto gestor de espaços de trabalho, investigue fatores que influenciam a produtividade e que nem sempre são óbvios, como a umidade, a temperatura, os espaços verdes e até o apoio lombar das cadeiras.
O impacto do facility management no bem-estar dos funcionários foi uma surpresa para você? Então, explore o nosso blog para ler mais dicas sobre a gestão do local de trabalho, Facility Management e manutenção.
