La gestión de servicios de campo es el arte y la práctica de optimizar el trabajo sobre el terreno.
Aunque la propia definición de “campo” ha evolucionado para englobar una gran variedad de funciones, normalmente sigue refiriéndose al servicio técnico, el mantenimiento y la reparación. Las empresas que dirigen y gestionan las operaciones de mantenimiento y reparación sobre el terreno necesitan herramientas eficaces e integradas para escapar de los engorrosos procesos manuales.
El software de gestión de servicios de campo responde a los numerosos retos asociados a la planificación, gestión y organización de los técnicos de campo.
¿Cuál es el resultado? Un servicio de campo preciso, eficiente y rentable que beneficia a todas las partes.
Aquí tienes todo lo que necesitas saber al respecto y te dicimos cuáles son los mejores software de gestión de servicios de campo en 2023.
¿Qué es el software de gestión de servicios de campo?
El software de gestión de servicios de campo (FSMS, del inglés “Field service management software”) ayuda a las empresas a planificar, gestionar y optimizar la prestación de servicios sobre el terreno.
Una gestión eficaz de los servicios de campo implica un equilibrio cuidadoso de numerosas tareas y procesos, desde dirigir a los técnicos al lugar donde tienen que estar hasta garantizar que están equipados con las herramientas y piezas necesarias para el trabajo.
Desde la planificación y la programación hasta la adquisición y el cumplimiento, FSMS agiliza el proceso de servicio de campo de principio a fin para reducir costes e impulsar la eficiencia.
La necesidad de un software de gestión de servicios de campo
Imagínate el siguiente escenario: son las 6 de la tarde de un viernes y uno de los activos críticos de tu cliente se avería.
No tienes acceso inmediato al historial de mantenimiento y no sabes si hay en stock las piezas adecuadas para reparar el problema. Ni siquiera sabes si hay alguien disponible con los conocimientos necesarios.
Es difícil, pero si tienes un FSMS o, mejor aún, una plataforma inteligente de mantenimiento (o PIM, de la que hablaremos más adelante), no te preocupes: hay una solución rápida a sólo unos clics de distancia.
También vale la pena destacar que FSMS apoya el mantenimiento proactivo mediante la automatización de servicios cíclicos y la integración de software con sensores IoT para la monitorización continua de la condición.
Una vez que ampliamos estas situaciones complicadas a cientos o incluso miles de tareas de servicio de campo, se ve por qué el software integrado integralmente no es opcional. Las empresas necesitan una solución para centralizar las tareas en un flujo de trabajo único y sin contratiempos. FSMS es esa solución.
Las plataformas de nueva generación, como las PIM, permiten a las empresas crear flujos de trabajo automatizados que les benefician tanto a ellas como a sus clientes, reduciendo costes y desatando ventajas competitivas.
Características principales del software de gestión de servicios de campo
No todos los programas de gestión de servicios de campo están hechos de la misma manera. Las mejores opciones recogen los aspectos básicos y ofrecen flujos de trabajo personalizables que se adaptan incluso a los casos de uso más complejos, ya sea la gestión de edificios, facility management o algo totalmente distinto.
Estas son algunas de las características fundamentales del FSMS que hay que tener en cuenta:
- Dashboards: La centralización y visualización de datos son esenciales para el software de gestión de campo, ya que proporcionan a las empresas una visibilidad completa de las órdenes de trabajo, el mantenimiento programado, los recursos, las existencias, los costes y mucho más. Lo ideal es que las empresas puedan personalizar los dashboards según sus necesidades.
- Mapas y geolocalización: Las herramientas de mapeo realizan un seguimiento de las órdenes de trabajo y los técnicos. Identifica edificios, activos y miembros del equipo en tiempo real.
- Gestión de equipos y priorización: Las herramientas de gestión de equipos y proyectos garantizan el envío de los equipos más adecuados, con las herramientas y los conocimientos necesarios al trabajo indicado en el momento oportuno.
- Comunicación: Centraliza las comunicaciones en beneficio de gestores, técnicos y usuarios finales, ya sea un equipo de seguridad, un recepcionista o un técnico in situ. Utiliza los mensajes y las notificaciones de la aplicación para intercambiar información clave.
- Gestión de adquisiciones y existencias: Utiliza los datos del servicio de campo para automatizar la gestión de adquisiciones y existencias y garantizar que las piezas y los productos se piden con prontitud. Repón automáticamente las piezas que se estén agotando.
- Gestión de contratos y acuerdos de nivel de servicio (SLA): Centraliza los contratos y los SLA para garantizar que los técnicos disponen de la información que necesitan para cumplir los acuerdos de servicio, ya sea al revisar un ascensor o sustituir un extintor.
- Cumplimiento: Supervisa los SLA y protege a los miembros del equipo con listas de verificación de cumplimiento legal y de seguridad.
- Análisis: Recopila y analiza datos de todos los procesos anteriores para obtener información accionable sobre KPI como el tiempo de envío, el tiempo medio entre fallos (MTBF) y el tiempo medio de reparación (MTTR). Utiliza esos datos para ahorrar tiempo, reducir costes y aumentar la eficiencia del servicio.
Mejor software de gestión de servicios de campo en 2023
- Infraspeak
- Work&Track Mobile
- Fracttal
- GSMtasks
- Remote eye
- Synchroteam
- Odoo
- GoAudits
- Visual Planning
- Pandell Jobutrax
Las opiniones que figuran a continuación proceden de Capterra.es y pueden cambiar.
Infraspeak
Infraspeak ayuda a los gestores y equipos de servicios de campo a planificar y optimizar un mantenimiento eficaz, organizar los activos y el inventario y garantizar el cumplimiento, al tiempo que proporciona información inteligente que repercute en tus operaciones. Esta plataforma inteligente de mantenimiento te ayuda a reducir el MTTR hasta un 83%, disminuir los costes impredecibles hasta 3,2 veces y mejorar la tasa de cumplimiento de SLA hasta un 91%. Las innovadoras capacidades de Infraspeak también te permiten ahorrar tiempo automatizando más del 60% de todo tu trabajo administrativo.
Con el software de gestión de servicios de campo de Infraspeak, podrás:
- crear planes de mantenimiento preventivo caso por caso basados en la utilización real de los activos
- planificar tareas recurrentes, asignar conjuntos de tareas a trabajos específicos planificados y automatizar la asignación de tareas
- acceder a KPI en tiempo real e informes personalizables para tus operaciones de gestión de servicios de campo
- conectarte a un mundo de más de 100 integraciones, incluidos sensores IoT y sistemas de gestión de edificios (BMS)
- identificar automáticamente picos y variaciones para reducir costes, optimizar el consumo de energía y hacer que tus operaciones sean más sostenibles
- centralizar tu historial de pedidos y proveedores, actualizar automáticamente los inventarios y optimizar la facturación y la elaboración de presupuestos
- solicitar, organizar y comparar presupuestos de distintos proveedores
- mejorar la toma de decisiones en la gestión de servicios de campo mediante inteligencia y datos
Con su interfaz fácil de usar y su funcionalidad móvil, Infraspeak mejora la eficiencia, la productividad y el tiempo de actividad de los activos, lo que la convierte en una solución eficaz para todas las organizaciones que buscan optimizar sus operaciones de servicios de campo.
Lo que dicen los usuarios de Infraspeak
“Solíamos usar tres sistemas diferentes para administrar nuestro departamento de mantenimiento. Ahora, prácticamente todo se hace en la plataforma de Infraspeak”. — Mark Durrans, Gerente de Mantenimiento y Servicio en Rentec
Work&Track Mobile
Una solución para programar, asignar y supervisar el trabajo de servicio de campo. Permite crear órdenes de trabajo e informes personalizados, así como diseñar flujos de trabajo adaptados al modelo de negocio. Proporciona una vista en tiempo real del trabajo programado en una línea de tiempo o mapa, facilitando la coordinación del personal de campo.
Fracttal One
Software CMMS/GMAO diseñado para la gestión de mantenimiento de activos físicos. Es una solución móvil y en línea que ofrece acceso a la información desde la nube. Fracttal One ayuda a empresas de diferentes sectores y tamaños a realizar un seguimiento de sus operaciones, gestionar órdenes de trabajo, equipos y proveedores. Permite planificar, asignar, ejecutar e informar sobre tareas y KPI directamente desde la aplicación a los profesionales de mantenimiento involucrados.
GSMtasks
GSMtasks permite obtener una visión completa de la fuerza de trabajo móvil y actualizar las tareas diarias de los trabajadores móviles, incluyendo la información del cliente y de la tarea. Los trabajadores móviles ya no necesitan llevar consigo toda la información relevante, ya que los documentos digitales y las firmas se envían a su dispositivo móvil. GSMtasks ofrece funcionalidades como la gestión de inventarios, expediciones y pedidos de trabajo, seguimiento de tiempo en línea y firma electrónica.
Remote eye
Remote eye es una solución de software para compartir información entre los equipos de servicios de campo y los departamentos de asistencia remota. Permite asistir a los usuarios que llevan a cabo el mantenimiento al proporcionar datos en tiempo real.
Synchroteam
Software de gestión de servicios externos que permite administrar eficientemente las fuerzas de trabajo móviles, simplificar los procesos comerciales y optimizar los costes. Ofrece funciones como seguimiento, programación, distribución, calendario, gestión de trabajos, creación de informes, CRM, registro de tiempo, facturación y mapas.
Odoo
Ofrece una amplia gama de aplicaciones, como gestión de relaciones con clientes (CRM), ventas, gestión de proyectos, manufactura, gestión de inventario, punto de venta (POS), contabilidad y más. Odoo se adapta a empresas de cualquier tamaño y presupuesto, y puede ser utilizado en la nube o instalado localmente.
GoAudits
GoAudits es una aplicación móvil inteligente y una solución completa para la recolección de datos de campo y auditorías. Permite planificar y programar verificaciones, realizar auditorías móviles desde cualquier dispositivo y asignar tareas correctivas de inmediato. Después de una inspección, se pueden generar informes detallados al instante y enviarlos automáticamente por correo electrónico a las personas adecuadas para obtener información en tiempo real.
Visual Planning
Solución de gestión de planificación optimizada para aquellos que gestionan intervenciones o trabajos de campo. Ofrece herramientas personalizables para aumentar la productividad. Con Visual Planning, los usuarios pueden supervisar en tiempo real proyectos, trabajos, tareas, clientes, órdenes de trabajo, equipos y más,
Pandell Jobutrax
Pandell Jobutrax es un software web que digitaliza el proceso de albaranes en yacimientos petrolíferos. Genera automáticamente hojas de horas a partir de los albaranes, gestiona la seguridad y los certificados, realiza un seguimiento de equipos e inventario, y llena órdenes de compra automáticamente según los albaranes.
¿Qué puede hacer por tu empresa el software de gestión de servicios de campo?
Agilidad, eficiencia, solidez… los directivos de las empresas oyen estas palabras de moda todo el tiempo, pero implementar soluciones que las ofrezcan es todo un reto.
Por ejemplo, Forbes ha demostrado que alrededor del 80% de los trabajadores no tienen “escritorio” ahora, pero alrededor del 60% no están satisfechos con la tecnología que utilizan y la consideran ineficiente. Entre los técnicos de servicios de campo, en concreto, un 45% se muestra insatisfecho con sus herramientas actuales.
Esto es lo que la gestión de servicios de campo puede hacer por tu empresa:
Racionalizar las operaciones de servicio externo
Atrás quedaron los días de los engorrosos procesos de programación y la introducción manual de datos. Bueno, eso podría pensarse, pero Verizon descubrió que un destacable 25% de las empresas todavía dependen de pizarras y procesos manuales.
En su forma más básica, el software de gestión de servicios de campo agiliza la programación de los servicios de campo, incluida la organización de servicios cíclicos y reparaciones de emergencia.
Los clientes pueden enviar solicitudes a través del software, eliminando la necesidad de sistemas de comunicación secundarios. Esto puede reducir las llamadas de mantenimiento hasta en un 75%.
Reducir los errores humanos
Al centralizar los datos, FSMS reduce eficazmente el error humano, proporcionando una visión global del ciclo de vida del servicio. La gestión de órdenes de trabajo ayuda a los equipos de servicio a comprender los requisitos de un trabajo, incluidos el activo en cuestión, las piezas, las herramientas, la información sobre el cumplimiento y observaciones.
Se recogen todos los detalles de cada solicitud, presupuesto, contrato, reparación, visita, fecha, hora, ubicación y personas implicadas, lo que proporciona una visibilidad integral de las tareas y los procesos.
Aumentar la eficiencia
El software de servicio de campo maximiza la eficiencia, garantizando que los activos, las existencias, el personal y los recursos se gestionan de forma centralizada.
Los miembros del equipo están conectados a una única fuente de información, lo que les permite comunicar información esencial de forma rápida y sencilla. Verizon determinó que el FSMS produjo un retorno de la inversión positivo en sólo 6 meses, con una reducción media del 11% en costes de accidentes, del 10% en costes laborales y del 8% en costes de combustible.
Automatización inteligente
Al aprovechar los datos de Internet de las Cosas (IoT), las soluciones de servicio de campo pueden ayudar a las empresas a detectar problemas de forma proactiva y orquestar un mantenimiento proactivo y preventivo.
Mediante la integración de los datos de monitorización de la condición, las empresas pueden identificar y diagnosticar problemas y resolverlos antes de que se conviertan en fallos graves. Según McKinsey, el mantenimiento predictivo basado en la condición puede reducir los costes en un 30%.
Información accionable
El software de servicio de campo se une a una constelación de tecnologías que aumentan la eficiencia y agilizan las operaciones empresariales mediante la optimización de procesos y la creación de puntos de datos analizables.
PIM: Una nueva generación de FSMS
Las PIM se basan en las funciones principales del FSMS para añadir integraciones avanzadas para el mantenimiento proactivo, inteligencia artificial (IA) para el análisis automatizado de datos y funciones ampliables y personalizables que se adaptan a flujos de trabajo complejos.
Las empresas de la próxima generación exigen un FSMS de la próxima generación, razón por la cual Infraspeak desarrolló nuestra avanzada plataforma integral para la gestión del mantenimiento. Descubre cómo Infraspeak puede ayudarte programando una demostración hoy mismo.
- Mejora la eficiencia en la gestión de instalaciones.
- Mejora la visibilidad del rendimiento de los activos y los equipos.
- Toma decisiones más informadas y basadas en datos.
