Não há nada que os gestores de manutenção desejem mais do que ter ativos a funcionar 100% do tempo e sem avarias a registar. O problema é que esse objetivo é impossível de alcançar: não conseguimos prevenir ou prever todas as avarias, por melhor que seja o nosso plano de manutenção preventiva.
Então, qual é o nosso melhor plano de ataque? Qual é a melhor forma de evitar a frustração de ter um ativo crítico avariado? Um plano de manutenção preventiva tão equilibrado quanto possível, que protege os principais ativos da empresa, diminui os custos com manutenção e assegura que tudo corre sobre rodas.
Se lhe parece complexo, descomplique: vamos explicar-lhe como criar um plano de manutenção em 5 passos. 
→ Antes de passarmos à prática e entrarmos em detalhes, recomendamos a leitura do nosso guia definitivo de manutenção preventiva.
1. Definir objetivos e prioridades
O primeiro passo para criar um plano de manutenção é definir o objetivo final. O que pretende? Poupar dinheiro com manutenção? Evitar avarias que comprometeram o funcionamento normal da empresa no passado? Proteger equipamentos dispendiosos que não consegue substituir com facilidade?
Ter objetivos claros é essencial, porque sem isso não vai conseguir estabelecer prioridades, e sem prioridades não consegue alocar recursos. Numa fábrica, por exemplo, o objetivo principal é manter toda a linha de produção em funcionamento – mais do que poupar dinheiro com a manutenção dos elevadores ou do ar condicionado.
Para empresas que gerem múltiplas instalações, um software gestão de facilities pode ser essencial para coordenar eficazmente todos os planos de manutenção preventiva entre diferentes edifícios e departamentos.
Não há uma receita universal. Os seus objetivos até podem mudar consoante o momento financeiro da empresa ou devido a fatores externos. Tivemos agora um bom exemplo: durante a pandemia de COVID-19, muitos hotéis reduziram a manutenção preventiva a serviços mínimos.
Pense também no que tem falhado para atingir esses objetivos. Falta de técnicos? Falta comunicação entre departamentos? Deixou passar os prazos a cumprir? Não tinha peças suplentes para resolver a avaria? O software de manutenção atual é insuficiente? Precisa de um software gestão de stocks para controlar melhor as peças? Ou a avaria não se podia prevenir de todo?
| 💡 O maior retorno da manutenção preventiva será nos ativos com um comportamento previsível, isto é, que precisam de revisões ao fim de x tempo ou y ciclos de utilização (por exemplo, ar condicionados, elevadores, termoacumuladores, frotas de automóveis, exaustores, câmaras de frio). |
2. Fazer um inventário de ativos e a listagem de tarefas
A segunda etapa do plano de manutenção preventiva é fazer o mapeamento dos ativos, divididos por famílias de equipamentos. É mais fácil mapear visualmente se utilizar uma IMMP (Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção) com essa funcionalidade ou um software gestão de ativos especializado.
Quando estiver a fazer o inventário dos ativos, não se esqueça de compilar também:
- prazos de garantia
- as recomendações do fabricante ou manual do utilizador relativamente à manutenção do equipamento (por exemplo, frequência da manutenção, vida útil esperada, condições ideais de temperatura e humidade, contactos do fabricante)
- dados de verificações anteriores para verificar o funcionamento do equipamento
- dados de reparações anteriores, especialmente se houve substituição de peças
- criticidade do ativo
- requisitos legais.
Vejamos o seguinte exemplo (Exemplo 1):Nome do Edifício: Edifício 8 Ano do PMP: 2020 Família de Equipamentos: Caldeiras de água quente Ativo: Caldeira de água quente #1 Marca/fabricante: Fabricantes de Caldeiras, Lda. Prazo de garantia: março de 2021 Recomendação do fabricante: manutenção geral um mês antes da estação fria, de forma a estarem em pleno funcionamento no inverno. Na altura de maior utilização, recomenda-se uma inspeção geral a cada 3 meses. Última inspeção: maio de 2020 Criticidade: Classe C Requisitos legais: n/a (para equipamentos com requisitos legais específicos, considere usar um software gestão de compliance) |
O conjunto destas informações vai determinar a frequência com que precisa de fazer manutenção preventiva: diariamente, algumas vezes por semana, semanalmente, bimestral, mensal, trimestral, semestral ou anualmente.
Exemplo 2Nome do Edifício: Edifício 8 Ano do PMP: 2020 Família de Equipamentos: AVAC Rooftop Ativo: ar condicionado rooftop bar |
Exemplo 3Nome do Edifício: Edifício 8 Ano do PMP: 2020 Família de Equipamentos: Detetores de Incêndios Ativo: detetores de incêndios da cozinha |
⚠️ Mais uma vez, esta etapa é mais fácil se estiver a usar uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) ou um software CMMS. Nesse caso, pode programar as tarefas automaticamente, de acordo com a frequência pretendida. Além disso, pode associar cada tarefa aos técnicos responsáveis, o que o ajuda a definir com mais detalhe todo o cronograma de manutenção e avançar mais rápido no passo 3.
Para uma gestão integrada de ativos e facilities, considere implementar um software CAFM que combine todas as funcionalidades necessárias para automatizar o cronograma de manutenção e gerir recursos de forma mais eficiente.
3. Gerir prioridades e recursos
Nos passos anteriores, definimos os nossos objetivos a longo prazo e a periodicidade ideal de cada medida de manutenção preventiva. Agora, chegou a altura de fazer um “reality check” ao nosso plano de manutenção. Precisamos de traduzir os nossos objetivos para o curto prazo, consoante o tempo e os recursos de que dispomos.
- Pelo passo um, já sabemos quais são os ativos que devemos priorizar.
- Pelo passo dois, já sabemos quais são os ativos com mais criticidade.
Então, vamos encaixando a lista no plano de manutenção:
- as ações de manutenção preventiva nos ativos mais críticos (Classe A), cuja avaria mais afeta os nossos objetivos;
- as ações de manutenção preventiva em ativos importantes para a empresa, mas cuja eventual avaria prejudica menos o funcionamento normal da empresa (criticidade de classe B);
- ações de manutenção failure-finding (testes e verificações) em ativos críticos;
- todas as outras ações de manutenção preventiva e de manutenção baseada na condição em ativos de menor criticidade.
- manutenção corretiva programada (ativos menos críticos, de classe C, que não justificam o investimento em manutenção preventiva).
Por esta altura o plano de manutenção já está quase completo, mas ainda precisa de gerir recursos humanos e atribuir as tarefas às equipas certas. Para isso, vamos separar tarefas por ordem de dificuldade e dividir as ações de manutenção em 5 níveis:
Em manutenção preventiva, quase todas as tarefas estão entre o nível 1 e o nível 3. Geralmente, as tarefas de nível 1 podem ser executadas pelos próprios utilizadores do equipamento ou por mão-de-obra interna. As tarefas de nível 2 e 3 caem dentro daquilo a que chamamos “contratos de manutenção” – outsourcing. O ideal é não precisar de executar tarefas de nível 4 ou nível 5, a menos que estejamos a falar de um plano de manutenção industrial com equipamentos pesados.
Equipas técnicas que trabalham no terreno podem beneficiar de um software field service management para otimizar as suas operações de manutenção preventiva, especialmente quando executam tarefas de nível 2 e 3.
Quando está a fazer o seu plano de manutenção, sugerimos fazer uma lista e rever todos estes contratos, já que representam custos fixos e uma boa parte das tarefas de nível 2 e 3.
- Há algum serviço de nível 1 que esteja a cargo de um fornecedor externo e que possa fazer internamente com melhor relação custo-benefício?
- Há alguma tarefa de nível 2 tão recorrente que justifica contratar técnicos qualificados, em vez de recorrer a contratos de manutenção?
- Há alguma tarefa que precise de atribuir a um fornecedor externo, de forma a que os seus técnicos se possam dedicar a outros objetivos?
- Os contratos de manutenção dão toda a cobertura que precisa?
- As empresas externas estão a cumprir todas as tarefas do seu plano?
- Precisa de procurar novos fornecedores para algum serviço?
- A comunicação com os fornecedores externos é fluída?
| 💡 Entre as tarefas que atribui à sua equipa, lembre-se de deixar 10% de tempo disponível para manutenção não planeada – isto vai permitir que cumpra o seu plano mesmo quando há imprevistos. |
4. Criar KPIs para o plano de manutenção
Se definiu objetivos, agora precisa de saber se os atingiu. Deve definir indicadores de performance (KPIs) à priori, de forma a acompanhar o progresso e a eficácia do plano de manutenção. Alguns dos indicadores mais comuns são os seguintes:
- percentagem de manutenção preventiva;
- taxa de cumprimento da manutenção preventiva;
- eficácia geral do equipamento;
- a percentagem crítica de manutenção agendada;
- tempo médio entre avarias;
- custo total com manutenção (incluindo mão-de-obra, materiais, contratos de manutenção)
- e, claro, o ROI.
Caso a sua equipa seja sempre zelosa a inserir os dados no software de manutenção, consegue calcular estes KPIs automaticamente ao longo de todo o processo. Saiba mais sobre este passo no nosso artigo sobre medir a eficácia do seu plano de manutenção.
5. Rever e melhorar
Nada é perfeito! Ao rever o plano de manutenção, os KPIs e os relatórios, pondere se:
- realmente precisa de todas as ações de manutenção preventiva que fez, ou algumas não dão retorno?
- algum ativo teve um desempenho aquém do esperado?
- todas as avarias eram inevitáveis ou podia ter prevenido algumas delas com manutenção preventiva?
- o nível de risco de cada ativo se mantém igual, ou se há algum equipamento que se está a desgastar rapidamente e precisa de manutenção adicional.
E… recomeçar!
Pronto para fazer um plano e não tem um software de manutenção? Descarregue o nosso template de plano de manutenção em Excel!
Precisa de mais do que isso? Fale com um dos nossos especialistas e saiba como a Infraspeak o pode ajudar a criar e gerir planos de manutenção preventiva de forma inteligente.
