O papel do departamento de manutenção de um hotel é garantir que todos os seus espaços e equipamentos estejam bem conservados e funcionando sem problemas, reduzindo assim os riscos de interrupções no seu funcionamento.

Para qualquer empresa, ter acesso a informações precisas sobre as suas operações oferece uma vantagem competitiva, pois esse conhecimento é a chave para tomar boas decisões e partir para novas ideias de negócios. Da mesma forma, para um hotel também é essencial possuir dados bem organizados, que são a base de uma boa manutenção.

Começando pelo começo: possuir informações pertinentes e organizadas

O registro de qualquer intervenção de manutenção reativa em um hotel é crucial para ajudar a identificar a causa dessas falhas. Registrar estas intervenções é o primeiro passo para que o hotel corrija procedimentos operacionais incorretos e identifique o uso inadequado ou excessivo de equipamentos, bem como outras origens de falhas recorrentes.

Uma estratégia de manutenção reativa ajuda a acelerar processos e a melhorar a experiência dos hóspedes. Mas, para isso, é fundamental estruturar esses processos de maneira correta!

Mais importante ainda no setor hoteleiro é a manutenção preventiva, que permite que todos os espaços e equipamentos funcionem sem que os hóspedes notem anomalias. Para isso, os técnicos de manutenção precisam de ter acesso a informações essenciais sobre cada equipamento, incluindo:

Devido à enorme quantidade de informações com que um gestor hoteleiro precisar lidar, é fundamental que elas estejam organizadas adequadamente, caso contrário será difícil estabelecer um plano de manutenção preventiva eficaz.

Informações bem organizadas resultam em dados mais confiáveis e úteis e tornam o trabalho mais simples. Ao ter acesso a todo o histórico do equipamento, tanto os gestores como os técnicos de manutenção ficam mais preparados para tomar decisões baseadas em informações. Com a Infraspeak, manter registros detalhados e atualizados é uma tarefa acessível, fácil e muito útil.

1. Utilize software de gestão de manutenção hoteleira

O primeiro passo para conseguir um plano de manutenção eficaz é aumentar a capacidade de simplificar e/ou automatizar processos manuais. A gestão de manutenção no setor hoteleiro é um trabalho integral, mas que está dependente de outras pessoas. Com o software de manutenção certo, é possível ganhar tempo, reunir todas as informações em uma única plataforma e evitar checklists em papel para acompanhar se as tarefas foram concluídas ou não.

Mais importante ainda: é possível acompanhar todas as atividades de rotina ligadas à manutenção de maneira eficiente, em tempo real.

2. Garanta uma boa comunicação entre a equipe

Quando a equipe consegue compartilhar informações de forma simples, rápida e clara, os processos se tornam mais eficientes. Servidores de mensagens e/ou apps devem ser implementados para que os colaboradores do hotel comuniquem pedidos de trabalho diretamente à gestão de manutenção.

Como os funcionários estão em contato direto com os hóspedes, conseguem transmitir pedidos e feedbacks aos gestores de forma mais eficaz, poupando um tempo precioso.

3. Melhore os calendários e o planejamento

Nem sempre é fácil para os gestores implementarem estratégias de manutenção preventiva ao mesmo tempo que existem inspeções de rotina. Quando esta articulação não é bem executada, podem acontecer falhas no equipamento e danos nas instalações, devido ao atraso na reparação.

Ferramentas de agendamento permitem atribuir tarefas aos técnicos, em uma base periódica ou diária, e tornar a equipe mais bem organizada, autônoma e proativa. Por trás de procedimentos de qualidade existe um plano desenhado de forma rigorosa, que se adapta às situações e que permite registrar rapidamente as reparações de emergência.

4. Acelere a resolução de falhas

Sempre que alguém da equipe identifica um problema, deve reportá-lo diretamente aos gestores para que estes aprovem e os trabalhos sejam iniciados imadiatamente. Uma plataforma de gestão de facilities centralizada ajuda a acelerar esse processo e a controlar o estado das falhas abertas e resolvidas. Em resumo, o software de gestão da manutenção permite aos gestores, técnicos e clientes reportarem os danos em um único sistema e se comunicarem entre si.

5. Simplifique o serviço de housekeeping

Para o sucesso de um hotel, é fundamental que sejam mantidos altos padrões de limpeza, organização e ambiente. A reputação do serviço de housekeeping é um fator determinante na escolha de um hotel e sempre que este serviço supera as expectativas dos clientes, aumentam as hipóteses de o cliente voltar e de recomendar para outras pessoas.

Para agilizar as tarefas de housekeeping, a equipe deve ter acesso a listas automatizadas, que dizem a cada pessoa da equipe onde devem estar e o que devem fazer. Saiba mais aqui.

6. Monitore os equipamentos

Para alcançarem uma manutenção eficiente no seu hotel, é obrigatório que os gestores conheçam o número e o estado dos equipamentos, assim como a sua localização. Com um software de gestão comum, é possível consultar e acompanhar informações, como a data de instalação, os custos de funcionamento, o número de série ou o tempo de vida previsto para o equipamento em questão.

Além disso, com a Infraspeak, os técnicos podem acessar estes e outros detalhes sobre os dispositivos no próprio local, ao lerem etiquetas NFC com o seu celular.

7. Acesse às informações de estoque

Os gestores de manutenção precisam  controlar o estoque com rigor, de forma a gerenciar os custos e para planejar o orçamento.

A forma mais fácil de fazer isso é utilizando um software de gestão de inventário, que gera automaticamente relatórios de consumo, a partir dos estoques registrados no sistema.

E ainda: o housekeeping como apoio à manutenção reativa

O housekeeping tem um impacto direto na experiência do cliente, sendo muitas vezes esta equipe a primeira a identificar falhas por ter acesso direto aos quartos e equipamentos, e ao contato próximo com os hóspedes. No passado, estas falhas eram registradas em papel, o que podia resultar em informações esquecidas ou registradas com pressa e, por isso, incompletas.

No entanto, com soluções inovadoras como a Infraspeak Direct™, a equipe de housekeeping pode registrar e reportar danos assim que são detectados, agilizando e melhorando dessa maneira o processo de comunicação. De forma similar, a equipe da recepção pode garantir a satisfação do hóspede desde o momento da chegada.

Utilizando a Infraspeak Direct™, o recepcionista verifica se o quarto reservado está pronto ou se, pelo contrário, está temporariamente indisponível devido a algum imprevisto, encaminhando o hóspede para outro quarto. Este app permite que as equipes de housekeeping e de manutenção compartilhem e acessem informações em uma única plataforma, se comunicando de forma mais ágil e integrada ou, em outras palavras, de forma muito mais inteligente!