“Recepção: Check-out no quarto 302. Próximo hóspede previsto para amanhã às 9h30.
Operações: Ok registrado, vou passar a informação à limpeza.
Operações: Limpeza necessária no 302, seguida de revisão. Check-in previsto para amanhã às 9h30.
Equipe de limpeza: Registrado, vou já tratar. Aviso assim que terminado.”
Soa familiar? Então tire um momento para conhecer o novo app da Infraspeak – o Housekeeper, desenvolvido para o setor hoteleiro.
O que é o Housekeeper?
O Housekeeper é o novo app da Infraspeak, criado para otimizar a gestão das operações de limpeza e manutenção de espaços como hotéis, vilas e outros tipos de alojamento, sem o vaivém de chamadas e recados.
Este aplicativo permite a você administrar ativos, isto é locais, como os quartos do seu hotel, e equipamentos como as camas e elevadores, e distribuir o trabalho de forma mais eficiente. Mas não é só! Entre todas as potencialidades, as principais vantagens do Housekeeper são:
Mais visibilidade e controle
Basta consultar o Dashboard de Ativos para ficar a par de tudo o que se passa. Você pode conhecer o estado de cada ativo, os trabalhos agendados, em curso e concluídos, quem os está realizando, avaliar SLAs e ainda saber a taxa de ocupação do seu alojamento.
Ou seja, você pode saber o que está acontecendo, onde está acontecendo e quem está fazendo acontecer.
Este tipo de informação permite que você ajuste as suas operações e responda de forma adequada às necessidades reais do seu alojamento.
Eliminação de tarefas repetitivas e centralização
Com o Housekeeper, você pode transformar tarefas rotineiras em automações e libertar-se de tarefas repetitivas, até aqui coordenadas por telefone ou papel. Além disso, como o Housekeeper articula-se com a Infraspeak Mobile (app do Técnico), a sua equipe, seja de limpeza ou de manutenção, sabe sempre qual o trabalho a realizar e assim que tiver terminado, pode marcá-lo como concluído.
As automações e a articulação com o app do Técnico tornam a sua operação mais ágil e eficiente. Tudo fica centralizado num só local, na Infraspeak.
Potencial de integração com PMS
Outro ponto forte do Housekeeper é a possibilidade de o integrar com Property Management Systems (PMS), isto é, com software de gestão de reservas, e de check-in e check-out.
Com esta sinergia você poderá simplificar a comunicação entre a recepção e a sua equipe, articulando dados de reserva e de ocupação com as operações de limpeza e manutenção. Deste modo, você não apenas otimiza os processos, como melhora a rotina de trabalho do seu staff.
[E por falar nisso, você já conhece a integração da Infraspeak com a Nonius? A Nonius é um hub de soluções tecnológicas para o setor hoteleiro, que facilita a integração de várias soluções de PMS, desde Opera, Tesipro, a tantos outros. Saiba mais sobre esta solução aqui.]
Uma operação, diferentes estados
O Housekeeper assenta na mudança de estados dos ativos, ou seja, o quarto está limpo, sujo, pronto para inspeção, etc. Estes estados devem espelhar o fluxo operacional do seu hotel, para que o Housekeeper possa ir ao encontro das necessidades reais do seu alojamento.
Assim, ao configurar o seu Housekeeper, além de ter de associar as categorias de ativos e as especialidades técnicas, você terá de criar estados e ordená-los de acordo com as suas operações.
Exemplos de estados: Limpo, Sujo, Livre/Sujo, Pronto para inspeção
Os estados ajudam a manter a sua operação organizada, permitindo-lhe saber, a qualquer momento, como se encontra cada ativo. Além disso, são o ponto de partida das automações.
As automações
Uma automação é um fluxo de trabalho (ou parte dele) automático e customizável, onde um estímulo desencadeia uma ação, movendo um ativo do estado inicial para um estado final.
[ Estado inicial -» Automação -» Estado final ]
Através das automações do Housekeeper, você poderá definir o que acontece a um ativo de determinado edifício, e definir um fluxo de operações automático.
No caso do Housekeeper você pode criar 2 tipos de automações:
A automação baseada no tempo
A automação baseada no tempo tem como objetivo a alteração de estado do ativo.
Um ativo de certa categoria passa do estado inicial para o final, todos os dias, em hora definida.
Exemplo: Todos os dias às 06h, os ativos da categoria Quarto Twin passam do estado Limpo para o estado Ocupado/Sujo.
No dia de check-out, você pode mudar as regras e optar por uma das seguintes opções:
- Manter a automação;
- Interromper a automação, ou seja, o ativo mantém-se no estado inicial;
- Manter a automação, com alteração para um estado final diferente, por exemplo Livre/Sujo.
A automação baseada no estado
A automação baseada no estado tem como objetivo agendar trabalhos. Ou seja, em vez de alterar o estado, como acontece na automação baseada no tempo, esta automação desencadeia o agendamento de um trabalho a ser executado pela sua equipe. Assim que esse trabalho for concluído, esse ativo passará a um novo estado.
Exemplo: Quando os ativos da categoria Twin Room passarem ao estado Ocupado/Sujo, agendar o trabalho Limpeza Diária. Assim que este for concluído, passar ao estado Limpo.
A grande vantagem dos dois tipos de automações é que você pode combiná-los para criar fluxos de trabalho automatizados que garantam a consistência das suas operações e o nível de qualidade. Ao combinar as automações baseadas no tempo com as automações baseadas no estado você poderá criar fluxos como:
Estado A -» Automação baseada no tempo -» Estado B -» Automação baseada no estado -» Trabalho agendado -» Trabalho fechado -» Estado C -» (E assim sucessivamente… Não é fantástico?!)
A título de exemplo, esta sequência resultaria em algo semelhante a:
Todos os dias às 06h, os ativos da categoria Quarto Twin passam do estado Limpo para o estado Ocupado/Sujo. Quando os ativos da categoria Twin Room passam para o estado Ocupado/Sujo, agendar o trabalho Limpeza Diária. Assim que este for concluído, passar ao estado Limpo.
A exemplo do que acontece com outros trabalhos da Infraspeak, você pode associar um SLA aos trabalhos do Housekeeper durante a criação de uma automação baseada no estado.
O Dashboard de Ativos
O Housekeeper organiza os quartos, equipamentos e restantes ativos num painel altamente intuitivo – o Dashboard de Ativos -, onde cada coluna corresponde a um estado e cada card corresponde a um ativo.
Através do Dashboard de Ativos você poderá:
- Conhecer o estado dos ativos;
- Atribuir trabalhos à equipe ou saber a quem se encontram atribuídos;
- Conhecer os dados mais relevantes dos ativos e acessar a mais informações;
- Saber quais os trabalhos com SLAs estão em risco de incumprimento;
- Mover os ativos para outro estado e desencadear automações manualmente (basta fazer drag and drop, ou seja arrastar os cards);
- Usar filtros para ver apenas aquilo que você deseja.
Entre outras informações, nos cards de cada ativo você poderá conhecer a data de check-in e check-out, o próximo trabalho, a quem está atribuído (ou um botão para o atribuir) e a contagem do SLA. Os ícones e o esquema de cores facilitam a interpretação da informação, tornando toda a experiência altamente intuitiva.
Com o Housekeeper, você fica livre de tarefas repetitivas, coordena as operações com elevada facilidade e garante que tudo está em conformidade e pronto para receber os seus hóspedes.
Se você já usa a Infraspeak, conecte o Housejeeper aqui, ou fale com o seu Customer Success Manager.
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