“Recepción: Salida en el cuarto 302. Próximo huésped previsto para mañana a las 9:30.
Operaciones: Ok, registrado, voy a pasar la información a limpieza.
Operaciones: Limpieza necesaria en el 302, seguida de revisión. Entrada prevista para mañana a las 9:30.
Equipo de limpieza: Registrado, voy a ello. Aviso en cuanto termine.”
¿Te suena familiar? Entonces tómate un momento para conocer la nueva app de Infraspeak: Housekeeper, desarrollada pensando en el sector hostelero.
¿Qué es Housekeeper?
Housekeeper es la nueva app de Infraspeak, creada para optimizar la gestión de las operaciones de limpieza y mantenimiento de espacios como hoteles, chalés y otros tipos de alojamientos, sin el vaivén de llamadas y recados.
Esta aplicación te permite gestionar activos, es decir, localizaciones, como las habitaciones del hotel, y equipos, como las camas y ascensores, distribuyendo el trabajo de forma más eficiente. Pero ¡esto no es todo! Entre todas las posibilidades, las principales ventajas de Housekeeper son:
Mayor visibilidad y control
Basta con consultar el Panel de Activos para estar al corriente de todo lo que pasa. Puedes conocer el estado de cada activo, los trabajos programados, en curso y cerrados, quién los está realizando, evaluar las SLA y también conocer la tasa de ocupación de tu alojamiento.
Es decir, puedes saber lo que está sucediendo, dónde está sucediendo y quién lo está realizando.
Este tipo de información te permite ajustar tus operaciones y responder de forma adecuada a las necesidades reales de tu alojamiento.
Eliminación de tareas repetitivas y centralización
Con Housekeeper, puedes trasformar tareas rutinarias en automatizaciones y librarte de tareas repetitivas, hasta ahora coordinadas por teléfono o en papel. Además, como Housekeeper se combina con la Infraspeak Mobile (app del técnico), tu personal, sea de limpieza o de mantenimiento, sabes cuál es el trabajo que se debe realizar y, en cuanto se termine, lo puede marcar como cerrado.
Las automatizaciones y la combinación con la app del técnico hacen su operación más ágil y eficiente. Todo se centraliza en un único lugar, en Infraspeak.
Potencial de integración con PMS
Otro punto fuerte de Housekeeper es la posibilidad de integrarlo con Property Management Systems (PMS), es decir, con programas de gestión de reservas y de entradas y salidas.
Con esta sinergia podrás simplificar la comunicación entre la recepción y tu personal, combinando datos de reserva y de ocupación con las operaciones de limpieza y de mantenimiento. De este modo, no solo se optimizan los procesos, sino que se mejora la rutina de trabajo de tu personal.
[Y, ya que hablamos de eso.. ¿Conoces la integración de Infraspeak con Nonius? Nonius es un hub de soluciones tecnológicas para el sector hotelero que facilita la integración de varias soluciones de PMS, desde Opera, Tesipro, hasta tantos otros. Conoce más sobre esta solución aquí].
Una operación, diferentes estados
Housekeeper se basa en el cambio de estados de los activos, es decir, si la habitación está limpia, sucia, lista para inspección, etc. Estos estados deben reflejar el flujo operacional de tu hotel para que Housekeeper pueda satisfacer las necesidades reales de tu alojamiento.
Así, al configurar Housekeeper, además de tener que asociar las categorías de activos y las especialidades técnicas, tendrás que crear estados y ordenarlos según tus operaciones.
Ejemplos de estado: Limpia, Sucia, Libre/Sucia, Lista para inspección
Los estados ayudan a mantener tu operación organizada, permitiéndote saber, en todo momento, cómo se encuentra cada activo. Además, son un punto de partida para las automatizaciones.
Las automatizaciones
Una automatización es un flujo de trabajo (o parte de él) automático y personalizable, donde un estímulo desencadena una acción, moviendo un activo del estado inicial a un estado final.
[ Estado inicial -» Automatización -» Estado final ]
Mediante las automatizaciones de Housekeeper, podrás definir lo que le sucede a un activo de un determinado edificio y definir un flujo de operaciones automático.
En el caso de Housekeeper puedes crear 2 tipos de automatizaciones:
La automatización basada en el tiempo
La automatización basada en el tiempo tiene como objetivo la alteración de estado del activo.
Un activo de cierta categoría pasa del estado inicial al final todos los días a la hora definida.
Ejemplo: Todos los días a las 06:00, los activos de la categoría Habitación Doble pasan del estado Limpia al estado Ocupada/Sucia.
En el día de check-out, puedes cambiar las reglas y optar por una de las siguientes opciones:
- Mantener la automatización.
- Interrumpir la automatización, es decir, el activo se mantiene en su estado inicial.
- Mantener la automatización, con cambio a un estado final diferente, por ejemplo Libre/Sucia
La automatización basada en el estado
La automatización basada en el estado tiene como objetivo programar trabajos. Es decir, en vez de modificar el estado, como sucede en la automatización basada en el tiempo, esta automatización desencadena la programación de un trabajo que tu personal debe ejecutar. En cuanto ese trabajo se concluye, ese activo pasará a un nuevo estado.
Ejemplo: Cuando los activos de la categoría Habitación Doble pasen al estado Ocupada/Sucia, programar el trabajo Limpieza Diaria. En cuanto se acabe, pasar al estado Limpia.
La gran ventaja de los dos tipos de automatizaciones es que puedes combinarlos para crear flujos de trabajo automatizados que aseguren la consistencia de tus operaciones y el nivel de calidad. Al combinar las automatizaciones basadas en el tiempo con las automatizaciones basadas en el estado podrás crear flujos como:
Estado A -» Automatización basada en el tiempo -» Estado B -» Automatización basada en el estado -» Trabajo programado -» Trabajo cerrado -» Estado C -» (Y así sucesivamente… ¿Es o no es fantástico?)
A título de ejemplo, esta secuencia resultaría algo semejante a:
Todos los días a las 06:00, los activos de la categoría Habitación Doble pasan del estado Limpia al estado Ocupada/Sucia. Cuando los activos de la categoría Habitación Doble pasen al estado Ocupada/Sucia, programar el trabajo Limpieza Diaria. En cuanto se acabe, pasar al estado Limpia.
A similitud de lo que ocurre con otros trabajos de Infraspeak, puedes vincular un SLA a los trabajos de Housekeeper durante la creación de una automatización basada en el estado.
El Panel de Activos
Housekeeper organiza las habitaciones, equipos y demás activos en un panel altamente intuitivo: el Panel de Activos, donde cada columna se corresponde con un estado y cada ficha se corresponde con un activo.
Mediante el Panel de Activo podrás:
- Conocer el estado de los activos.
- Asignar trabajos a tu equipo o saber quién los tiene asignados.
- Conocer los datos más relevantes de los activos y acceder a más información.
- Saber cuáles son los trabajos con SLA en riesgo de incumplimiento.
- Mover los activos a otro estado y desencadenar automatizaciones manualmente (basta con arrastrar las fichas).
- Usar filtros para ver solo aquello que deseas.
Entre otros datos, en las fichas de cada activo podrás conocer la fecha de check-in y de check-out, el próximo trabajo, a quién está asignado (o asignarlo con un botón) y el recuento de SLA. Los iconos y el esquema de colores facilitan la interpretación de la información, haciendo toda la experiencia altamente intuitiva.
Con Housekeeper, te libras de tareas repetitivas, coordinas las operaciones con gran facilidad y aseguras que todo está perfecto y listo para recibir a tus huéspedes.
Si ya utilizas Infraspeak, conecta Housekeeper aquí, o habla con tu Customer Success Manager.
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