“Recepção: Checkout no quarto 302. Próximo hóspede previsto para amanhã às 9h30.
Operações: Ok registado, vou passar a informação à limpeza.
Operações: Limpeza necessária no 302, seguida de revisão. Check-in previsto para amanhã às 9h30.
Equipa de limpeza: Registado, vou já tratar. Aviso assim que terminado.”
Soa familiar? Então tire um momento para conhecer a nova app da Infraspeak – o Housekeeper, desenvolvido a pensar no setor hoteleiro.
O que é o Housekeeper?
O Housekeeper é a nova app da Infraspeak, criada para otimizar a gestão das operações de limpeza e manutenção de espaços como hotéis, villas e outros tipos de alojamento, sem o vaivém de chamadas e recados.
Esta aplicação permite-lhe gerir ativos, isto é locais, como os quartos do seu hotel, e equipamentos como as camas e elevadores, e distribuir o trabalho de forma mais eficiente. Mas não é só! Entre todas as potencialidades, as principais vantagens do Housekeeper são:
Mais visibilidade e controlo
Basta consultar o Dashboard de Ativos para ficar a par de tudo o que se passa. Pode conhecer o estado de cada ativo, os trabalhos agendados, em curso e concluídos, quem os está a realizar, avaliar SLAs e ainda perceber a taxa de ocupação do seu alojamento.
Ou seja, pode perceber o que está a acontecer, onde está a acontecer e quem está a fazer acontecer.
Este tipo de informação permite-lhe ajustar as suas operações e responder de forma adequada às necessidades reais do seu alojamento.
Eliminação de tarefas repetitivas e centralização
Com o Housekeeper, pode transformar tarefas rotineiras em automações e libertar-se de tarefas repetitivas, até aqui coordenadas por telefone ou papel. Além disso, como o Housekeeper articula com a Infraspeak Mobile (app do Técnico), a sua equipa, seja de limpeza ou de manutenção, sabe sempre qual o trabalho a realizar e assim que tiver terminado, pode marcá-lo como concluído.
As automações e a articulação com a app do Técnico torna a sua operação mais ágil e eficiente. Tudo fica centralizado num só local, na Infraspeak.
Potencial de integração com PMS
Outro ponto forte do Housekeeper é a possibilidade de o integrar com Property Management Systems (PMS), isto é, com software de gestão de reservas, e de check-in e check-out.
Com esta sinergia poderá simplificar a comunicação entre a receção e a sua equipa, articulando dados de reserva e de ocupação com as operações de limpeza e manutenção. Deste modo, não só otimiza os processos, como melhora a rotina de trabalho do seu staff.
[E por falar nisso… Já conhece a integração da Infraspeak com a Nonius? A Nonius é um hub de soluções tecnológicas para o setor hoteleiro, que facilita a integração de várias soluções de PMS, desde Opera, Tesipro, a tantos outros. Saiba mais sobre esta solução aqui.]
Uma operação, diferentes estados
O Housekeeper assenta na mudança de estados dos ativos, ou seja, o quarto está limpo, sujo, pronto para inspeção, etc. Estes estados devem espelhar o fluxo operacional do seu hotel, para que o Housekeeper possa ir ao encontro das necessidades reais do seu alojamento.
Assim, ao configurar o seu Housekeeper, além de ter de associar as categorias de ativos e as especialidades técnicas, terá de criar estados e ordená-los de acordo com as suas operações.
Exemplos de estados: Limpo, Sujo, Livre/Sujo, Pronto para inspeção
Os estados ajudam a manter a sua operação organizada, permitindo-lhe saber, a qualquer momento, como se encontra cada ativo. Além disso, são o ponto de partida das automações.
As automações
Uma automação é um fluxo de trabalho (ou parte dele) automático e customizável, onde um estímulo desencadeia uma ação, movendo um ativo do estado inicial para um estado final.
[ Estado inicial -» Automação -» Estado final ]
Através das automações do Housekeeper, poderá definir o que acontece a um ativo de determinado edifício, e definir um fluxo de operações automático.
No caso do Housekeeper pode criar 2 tipos de automações:
A automação baseada no tempo
A automação baseada no tempo tem como objetivo a alteração de estado do ativo.
Um ativo de certa categoria passa do estado inicial para o final, todos os dias, à hora definida.
Exemplo: Todos os dias às 06h, os ativos da categoria Quarto Twin passam do estado Limpo para o estado Ocupado/Sujo.
No dia de check-out, pode mudar as regras e optar por uma das seguintes opções:
- Manter a automação;
- Interromper a automação, ou seja, o ativo mantém-se no estado inicial;
- Manter a automação, com alteração para um estado final diferente, por exemplo Livre/Sujo.
A automação baseada no estado
A automação baseada no estado tem como objetivo agendar trabalhos. Ou seja, em vez de alterar o estado, como acontece na automação baseada no tempo, esta automação desencadeia o agendamento de um trabalho a executar pela sua equipa. Assim que esse trabalho for concluído, esse ativo passará a um novo estado.
Exemplo: Quando os ativos da categoria Twin Room, passarem ao estado Ocupado/Sujo, agendar o trabalho Limpeza Diária. Assim que este for concluído, passar ao estado Limpo.
A grande vantagem dos dois tipos de automações é que pode combiná-los para criar fluxos de trabalho automatizados que garantam a consistência das suas operações e o nível de qualidade. Ao combinar as automações baseadas no tempo com as automações baseadas no estado poderá criar fluxos como:
Estado A -» Automação baseada no tempo -» Estado B -» Automação baseada no estado -» Trabalho agendado -» Trabalho fechado -» Estado C -» (E assim sucessivamente… não é fantástico?!)
A título de exemplo, esta sequência resultaria em algo semelhante a:
Todos os dias às 06h, os ativos da categoria Quarto Twin passam do estado Limpo para o estado Ocupado/Sujo. Quando os ativos da categoria Twin Room, passam para o estado Ocupado/Sujo, agendar o trabalho Limpeza Diária. Assim que este for concluído, passar ao estado Limpo.
À semelhança do que acontece com outros trabalhos da Infraspeak, pode associar um SLA aos trabalhos do Housekeeper durante a criação de uma automação baseada no estado.
O Dashboard de Ativos
O Housekeeper organiza os quartos, equipamentos e restantes ativos num painel altamente intuitivo – o Dashboard de Ativos -, onde cada coluna corresponde a um estado e cada card corresponde a um ativo.
Através do Dashboard de Ativos poderá:
- Conhecer o estado dos ativos;
- Atribuir trabalhos à equipa ou saber a quem se encontram atribuídos;
- Conhecer os dados mais relevantes dos ativos e aceder a mais informações;
- Perceber quais os trabalhos com SLAs em risco de incumprimento;
- Mover os ativos para outro estado e desencadear automações manualmente (basta fazer drag and drop, ou seja arrastar os cards);
- Usar filtros para ver apenas aquilo que deseja.
Entre outras informações, nos cards de cada ativo poderá conhecer a data de check-in e check-out, o próximo trabalho, a quem está atribuído (ou um botão para o atribuir) e a contagem do SLA. Os ícones e o esquema de cores facilitam a interpretação da informação, tornando toda a experiência altamente intuitiva.
Com o Housekeeper, livra-se de tarefas repetitivas, coordena as operações com elevada facilidade e garante que tudo está em conformidade e pronto para receber os seus hóspedes.
Se já usa a Infraspeak, conecte o Housekeeper aqui, ou contacte o seu Customer Success Management.
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