La función del departamento de mantenimiento de un hotel es garantizar que todas las instalaciones y equipos se mantengan en buen estado y funcionen correctamente para reducir el riesgo de interrupciones en el funcionamiento del hotel.
El acceso a información de alta calidad aporta una ventaja competitiva a cualquier empresa, ya que es la clave de todas las decisiones, la base para la adquisición de conocimientos dentro de la empresa y el instigador de nuevas ideas empresariales. Del mismo modo, disponer de datos bien organizados es esencial para el buen mantenimiento de un hotel.
Lo primero es lo primero: tener información bien organizada
Cada intervención de mantenimiento correctivo en un hotel debe registrarse para ayudar a identificar el origen de cualquier fallo. El registro de estas intervenciones permite a los hoteles corregir los procedimientos operativos, identificar el uso inadecuado o excesivo de los equipos, así como otras causas de averías repetitivas.
Garantizar una estrategia de mantenimiento reactivo bien organizada ayuda a acelerar los procesos y a mejorar la experiencia ofrecida a los huéspedes. Por lo tanto, ¡es muy importante hacerlo bien!
Por otra parte, el mantenimiento preventivo es vital en el sector de la hostelería, ya que todos los equipos deben funcionar con eficacia y sin que los clientes detecten ningún problema. Para que esto sea posible, los técnicos de mantenimiento deben tener acceso a una serie de datos clave de cada equipo, como:
- Manuales de instrucciones;
- Registros de intervención;
- Un calendario de mantenimiento preventivo;
- Datos sobre el ciclo de vida de los equipos;
Debido a la increíble abundancia de información en un hotel, es muy importante organizar adecuadamente toda esta información o será muy difícil conseguir un programa de mantenimiento preventivo eficaz.
Además de permitir tenerlo todo ordenado, tener la información bien organizada puede dar lugar a datos más fiables y útiles. Al tener acceso a todo el historial del equipo, tanto los gestores como los técnicos de mantenimiento están mejor preparados para tomar decisiones más informadas. Con Infraspeak, mantener registros detallados se ha transformado en una tarea ampliamente accesible, fácil y útil.
1. Utilizar un software de gestión de mantenimiento de hoteles
El primer paso para llevar a cabo un programa de mantenimiento eficaz es aumentar la capacidad de facilitar y/o automatizar los procesos manuales. Como todos sabemos, la gestión del mantenimiento de un hotel es un trabajo a tiempo completo que requiere mucho tiempo y esfuerzo y que depende principalmente de otras personas. Con el software de gestión de mantenimiento de hoteles adecuado, es posible ganar tiempo, reunir toda la información en una única plataforma y evitar las listas de comprobación en papel para controlar si las tareas se han completado o no.
Y lo que es más importante, permite seguir todas las actividades rutinarias de mantenimiento del hotel de forma eficiente y sobre la marcha.
2. Garantizar la comunicación del personal
Los procesos son más eficientes cuando el personal puede compartir información sin problemas. Deben utilizarse servidores y/o aplicaciones de mensajería, ya que permiten a los empleados del hotel comunicar las solicitudes y órdenes de trabajo directamente a la dirección de mantenimiento del hotel.
Además, dado que los miembros del personal trabajan directamente con los clientes, están mucho mejor posicionados para transmitir sus peticiones y comentarios a los miembros pertinentes del equipo de gestión. Esto mejora la eficacia de las comunicaciones y ahorra un tiempo precioso.
3. Mejorar la programación y los calendarios
No siempre es fácil para los directores de hotel aplicar estrategias de mantenimiento preventivo al mismo tiempo que se realizan las inspecciones rutinarias. Cuando esto no se lleva a cabo con fluidez, pueden producirse averías en los equipos y daños materiales que quedan desatendidos durante días.
El uso de herramientas de programación te permite asignarte tareas a ti mismo y a los demás, de forma periódica o diaria, y hacer que el equipo sea más organizado y proactivo. Tener un proceso de alta calidad requiere un plan meticulosamente formado y la capacidad de adaptarse a las situaciones para registrar rápidamente las reparaciones de emergencia.
4. Agilizar la resolución de averías
Siempre que el equipo reconozca un problema de mantenimiento, debe adquirir el hábito de comunicarlo directamente a sus responsables para que puedan aprobar rápidamente los trabajos y empezar a abordar inmediatamente el problema en cuestión. Una plataforma de FM centralizada ayudará a agilizar este proceso y a controlar los informes sobre el estado tanto de las averías abiertas como de las resueltas. En resumen, el software de gestión de mantenimiento permite que los gestores, los técnicos y los clientes informen de las averías en un mismo sistema y entre sí.
5. Racionalizar el housekeeping
En los hoteles es fundamental mantener un alto nivel en cuanto a limpieza, organización, prestación de servicios, buen ambiente y limpieza funcional. La reputación de un equipo de housekeeping es una de las principales consideraciones a la hora de elegir un hotel en el que alojarse y, siempre que supere las expectativas de un cliente, es probable que éste vuelva y pase el nombre de tu hotel de boca en boca.
Para agilizar esta tarea fundamental, el personal debe tener acceso a listas automatizadas. El equipo de housekeeping ahora puede saber exactamente qué hacer y dónde debe estar. Obtén más información aquí.
6. Seguimiento de los equipos
Un mantenimiento eficaz depende de que los gestores conozcan el número y el estado de los equipos y activos presentes en el hotel, así como su ubicación. Con la ayuda de un software de gestión, la información crucial sobre los equipos puede consultarse fácilmente y seguirse sin estrés. Estos datos incluyen la descripción, la fecha de instalación, los costes de funcionamiento, el número de serie o el tiempo previsto de funcionamiento del equipo.
Con Infraspeak, los técnicos pueden conocer toda esta información y más sobre un dispositivo simplemente pasando la etiqueta NFC asociada con su smartphone preparado para NFC.
7. Acceder a la información sobre inventario
Los responsables de mantenimiento necesitan controlar estrictamente las existencias para gestionar los costes y planificar y asignar mejor el presupuesto.
La forma más sencilla de hacerlo es utilizando un software de gestión de inventario que genere automáticamente informes sobre el consumo durante la ejecución de los trabajos, extraídos directamente de las existencias contabilizadas y registradas en el sistema del programa.
Extra: El housekeeping como apoyo al mantenimiento reactivo
El housekeeping tiene un impacto directo en la experiencia del cliente. Suelen ser los primeros en detectar las averías, ya que tienen acceso directo a las habitaciones, a los equipos e interactúan bastante con los huéspedes. Antes, este tipo de averías se notificaban en papel al final de los turnos. Esto dejaba mucho margen para que la información se olvidara o se registrara con prisas. Sin embargo, con soluciones innovadoras como Infraspeak Direct™, el equipo de housekeeping puede informar de las averías inmediatamente, agilizando y mejorando el proceso de comunicación.
Por otra parte, el equipo de bienvenida puede asegurarse de que un huésped está satisfecho desde el momento en que llega. Al utilizar Infraspeak Direct™, un recepcionista puede ver si una habitación reservada no está disponible debido a un problema imprevisto y enviar al huésped a otra habitación que sí esté lista. Gracias a la aplicación, los equipos de housekeeping y mantenimiento pueden acceder ahora a esta información en una única plataforma y comunicarse de forma mucho más inteligente.
