O papel do departamento de manutenção de um hotel é garantir que todos os seus espaços e equipamentos estejam bem conservados e a funcionar sem problemas, de forma a reduzir o risco de interrupções no seu funcionamento.
Para qualquer empresa, ter acesso a informações precisas sobre a sua operação oferece uma vantagem competitiva, pois esse conhecimento é a chave para tomar boas decisões e partir para novas ideias de negócio. Da mesma forma, também para um hotel é essencial possuir dados bem organizados, que são a base de uma boa manutenção.
Começar pelo princípio: possuir informação pertinente e organizada
O registo de qualquer intervenção de manutenção reativa num hotel é crucial para ajudar a identificar a causa dessas falhas. Registar estas intervenções é o primeiro passo para que o hotel corrija procedimentos operacionais incorretos e identifique o uso inadequado ou excessivo de equipamentos, bem como outras origens de falhas recorrentes.
Uma estratégia de manutenção reativa ajuda a acelerar processos e a melhorar a experiência dos hóspedes. Mas, para tal, é fundamental estruturá-la corretamente!
Ainda mais importante no setor hoteleiro é a manutenção preventiva, que permite que todos os espaços e equipamentos funcionem sem que os hóspedes notem anomalias. Para isso, os técnicos de manutenção precisam de ter acesso a informações-chave sobre cada equipamento, incluindo:
- Manuais de instruções
- Registos de intervenções
- Calendário de manutenção preventiva
- Dados sobre o ciclo de vida do equipamento
Devido à enorme quantidade de informações com que um gestor hoteleiro tem de lidar, é fundamental organizá-las adequadamente, caso contrário será difícil estabelecer um plano de manutenção preventiva eficaz.
Informações bem organizadas resultam em dados mais fiáveis e úteis e tornam o trabalho mais simples. Ao ter acesso a todo o histórico do equipamento, tanto os gestores como os técnicos de manutenção ficam mais preparados para tomar decisões informadas. Com a Infraspeak, manter registos detalhados e atualizados é uma tarefa acessível, fácil e proveitosa.
1. Utilize software de gestão de manutenção hoteleira
O primeiro passo para conseguir um plano de manutenção eficaz é aumentar a capacidade de simplificar e/ou automatizar processos manuais. A gestão de manutenção no setor hoteleiro é um trabalho a tempo inteiro, mas que está dependente de outras pessoas. Com o software de manutenção certo, é possível ganhar tempo, reunir toda a informação numa única plataforma e evitar checklists em papel para acompanhar se as tarefas foram concluídas ou não.
Mais importante ainda: permite-lhe acompanhar eficientemente todas as atividades de rotina ligadas à manutenção, em tempo real.
2. Garanta uma boa comunicação entre a equipa
Quando a equipa consegue partilhar informações de forma simples, rápida e clara, os processos tornam-se mais eficientes. Servidores de mensagens e/ou apps devem ser implementadas para que os colaboradores do hotel comuniquem pedidos de trabalho diretamente à gestão de manutenção.
Como os funcionários estão em contacto direto com os hóspedes, conseguem transmitir pedidos e feedback aos gestores de forma mais eficaz, poupando tempo precioso.
3. Melhore os calendários e o planeamento
Nem sempre é fácil para os gestores implementarem estratégias de manutenção preventiva ao mesmo tempo que existem inspeções de rotina. Quando esta articulação não é bem executada, podem dar-se falhas no equipamento e danos nas instalações, devido ao atraso na reparação.
Ferramentas de agendamento permitem atribuir tarefas aos técnicos, numa base periódica ou diária, e tornar a equipa mais bem organizada, autónoma e proativa. Por detrás de procedimentos de qualidade está um plano desenhado de forma rigorosa, que se adapta às situações e que permite registar rapidamente as reparações de emergência.
4. Acelere a resolução de falhas
Sempre que alguém da equipa identifica um problema, deve reportá-lo diretamente aos gestores para que estes aprovem e se iniciem imediatamente os trabalhos. Uma plataforma de facility management (FM) centralizada ajuda a acelerar esse processo e a controlar o estado das falhas abertas e resolvidas. Em suma, o software de gestão da manutenção permite aos gestores, técnicos e clientes reportarem as avarias num único sistema e comunicar entre si.
5. Simplifique o serviço de housekeeping
Para o sucesso de um hotel, é fundamental que sejam mantidos altos padrões de limpeza, organização e ambiente. A reputação do serviço de housekeeping é um fator determinante na escolha de um hotel e sempre que este serviço supera as expectativas dos clientes, aumentam as hipóteses de o cliente voltar e de recomendar.
Para agilizar as tarefas de housekeeping, a equipa deve ter acesso a listas automatizadas, que dizem a cada elemento onde estar e o que fazer. Saiba mais aqui.
6. Monitorize os equipamentos
Para alcançarem uma manutenção eficiente no seu hotel, é obrigatório que os gestores conheçam o número e o estado dos equipamentos, bem como a sua localização. Com um software de gestão comum, é possível consultar e acompanhar informações, tais como a data de instalação, os custos de funcionamento, o número de série ou o tempo de vida previsto para o equipamento em questão.
Para além disso, com a Infraspeak, os técnicos podem aceder a estes e outros detalhes sobre os dispositivos no próprio local, ao lerem etiquetas NFC com o seu telemóvel.
7. Aceda à informação de stock
Os gestores de manutenção precisam de controlar o stock com rigor, de forma a gerir custos e a planear o orçamento.
A forma mais fácil de fazê-lo é utilizar um software de gestão de inventário, que gera automaticamente relatórios de consumo, a partir dos stocks registados no sistema.
E ainda: o housekeeping como apoio à manutenção reativa
O housekeeping tem um impacto direto na experiência do cliente, sendo muitas vezes esta equipa a primeira a identificar falhas devido ao acesso direto aos quartos e equipamentos, e ao contacto próximo com os hóspedes. No passado, estas falhas eram registadas em papel, o que podia resultar em informações esquecidas ou registadas com pressa e, por isso, incompletas. No entanto, com soluções inovadoras como a Infraspeak Direct™, a equipa de housekeeping pode registar e reportar falhas assim que são detetadas, agilizando e melhorando o processo de comunicação.
De forma similar, a equipa da receção pode garantir a satisfação do hóspede desde o momento da chegada. Utilizando a Infraspeak Direct™, o rececionista verifica se o quarto reservado está pronto ou se, pelo contrário, está temporariamente indisponível devido a um imprevisto, encaminhando o hóspede para outro quarto. Esta app permite que as equipas de housekeeping e de manutenção partilhem e acedam à informação numa única plataforma, comunicando de forma mais ágil e integrada ou, por outras palavras, de forma muito mais inteligente!
