As expectativas são altas. Apesar da crise pandémica de COVID-19, o crescimento do mercado de Gestão de Facilities em 2021 e nos próximos anos é invevitável.
Porquê?
Usando a expressão Facility Management como um grande guarda-chuva, a expectativa sobre o FM é de gerir custos sem comprometer a experiência dos trabalhadores. Ou seja, dar uma resposta a empresas que devem ser cada vez mais eficientes, tanto financeiramente como a nível de energia. Ao mesmo tempo, satisfazemos equipes cada vez mais multiculturais e intergeracionais. Há quem resuma isto em duas palavras: “smart workplace”, ou local de trabalho inteligente. Como esse termo demonstra um excelente poder de síntese, não contestamos.
Se você está satisfeito com esta resposta, pode parar de ler aqui. Mas se quer saber como o “smart workplace” vai funcionar, continue. Prometemos que não vamos deixar nada de fora: alterações climáticas, Inteligência Artificial, modelação digital de edifícios, blockchain. Todos eles vão alterar o seu trabalho num futuro bem próximo e já estão nas principais tendências e desafios para a Gestão de Facilities em 2021.
1. Monitoramento da equipe e centralização de informação
Alguns dos maiores desafios para os gestores de facilities no Brasil são rastrear as tarefas de cada técnico e lidar com a burocracia. O problema, na grande maioria dos casos, é comum: a equipe não usa um software de gestão, ou usa um software inadequado. Mesmo nos Estados Unidos, um estudo feito pela Plant Engineering sugere que 53% das empresas usam um CMMS, o que significa que 47% usam outros meios, como o Excel ou o papel.
Aqui na Infraspeak, não somos inimigos das planilhas de cálculo (nem sempre, pelo menos!). Mas talvez seja pertinente contar uma pequena história sobre o Excel (aviso: não leia antes de dormir). Em 2013, a JP Morgan perdeu 6 bilhões de dólares devido a um erro de Excel. E esse não foi um caso único. As planilhas de Excel não são suficientemente eficazes no armazenamento de informação e na centralização de vários aspectos da operação de uma equipe.
Depender do Excel para organizar as tarefas não é uma solução viável para a Gestão de Facilities em 2021. O coração até aperta cada vez que temos que relembrar que existem sistemas de gestão de manutenção e infraestruturas que os seus técnicos podem ter no celular e usar durante todo o dia. Os gestores de facilities que não usam um software de gestão adequado correm risco de ver a concorrência ganhar espaço em 2021.
2. Aumento da terceirização em Gestão de Facilities em 2021
Outra grande tendência na Gestão de Facilities é o aumento da terceirização – em 2017, a terceirização de tarefas de FM atingiu 50,5% do volume de negócios a nível global. A terceirização é uma maneira de contornar danos inesperados, compensar a falta de mão de obra e cortar custos. Saiba mais sobre os prós e contras da terceirização de serviços de manutenção.
Não é por acaso que uma das coisas que contribuiu para o aumento da terceirização na Europa foi a austeridade. A manutenção de edifícios e infraestruturas públicas, hospitais e escolas depende cada vez mais de empresas externas, já que não há capacidade para contratar mais profissionais em regime full time.
Por outro lado, o avanço tecnológico também tornou mais fácil controlar tudo à distância. É possível ter acesso a dados em tempo real, reportar danos e acompanhar o progresso de cada tarefa. E a cereja do bolo: esse controle remoto não tem custos elevados.
3. Big data e análise de dados
Há muito tempo, big data é uma das grandes tendências no mundo da Gestão de Facilities. Finalmente, com o aparecimento de tecnologia cada vez mais avançada e graças à Internet das Coisas, a promessa foi cumprida. Mas se engana quem pensa que o assunto fica resolvido com a recolha de mais dados do que nunca.
A big data também traz mais desafios para a Gestão de Facilities. Ter muita informação exige mais conhecimento sobre como filtrá-la, processá-la e analisá-la. É preciso distinguir o que é excesso daquilo que nos traz ideias relevantes sobre como gerir cada ativo. Esse é o primeiro desafio para lidar com a big data em 2021. O segundo é armazenar todos os dados que recolhemos de forma segura, para garantir a privacidade dos clientes e cumprir todas as leis de proteção de dados.
4. Experiência das equipes e dos clientes
A tecnologia deve trabalhar a nosso favor, e não o contrário. Uma das maiores tendências dos últimos anos é privilegiar a experiência do utilizador com interfaces cada vez mais user-friendly e intuitivas. É importante que os seus funcionários sintam que não estão soterrados em burocracia e que conseguem organizar o seu próprio dia facilmente.
Da mesma forma, é essencial que os seus clientes possam reportar danos com facilidade e pedir assistência. Antes de adotar qualquer sistema de gestão ou outra nova ferramenta, tenha em consideração se ela só serve para você ou se realmente tem vantagens para as pessoas com quem trabalha. Lembre-se das palavras de ordem: smart workplace e bem-estar.
5. Substituir equipamentos velhos e/ou em mau estado
Temos a ideia de que o que é bom “dura para sempre”. Mas, na verdade, não dura. Se fosse assim, as nossas séries favoritas continuavam no ar por muito tempo; histórias de amor não acabavam em divórcios dramáticos e, talvez, nem o botox tivesse sido descoberto!
Com os edifícios, acontece exatamente a mesma coisa. Por melhor que sejam os materiais e a tecnologia originais, o tempo acaba pregando suas peças. Um estudo da Plant Engineering em 2018 descobriu que a principal causa de paradas não planejadas é a idade dos aparelhos. Em 44% dos casos, os equipamentos obsoletos foram a causa do downtime – portanto, substituir equipamentos velhos é, certamente, um desafio para a Gestão de Facilities em 2021.
Comece fazendo uma avaliação do risco para determinar quais ativos precisam de substituição primeiro. No caso de um edifício, os gestores de facilities devem começar a pensar em reabilitações profundas em coberturas, canalização, iluminação, elevadores, sistemas de aquecimento e arrefecimento, janelas e sistemas inteligentes quando estes chegam aos 30 anos.
6. BIM e Gestão de Facilities
A sigla BIM significa “Building Information Modelling”. De forma simplificada, podemos descrever o BIM como uma ferramenta de modelação digital que permite aos construtores e arquitetos ter uma visão completa do projeto e recolher toda a informação sobre o edifício – plantas, áreas, materiais usados, etc. Não se trata de algo novo, mas é uma tecnologia que só agora estamos colocando em prática no mundo da Gestão de Facilities.
Em alguns países, como o Reino Unido, já é obrigatório ter modelos BIM para todos os edifícios públicos desde 2016. Mas os edifícios novos são uma minoria. Em edifícios antigos que precisam de mais manutenção, a modelagem da informação pode ser mais útil para tarefas de Gestão de Facilities. Um estudo feito em 32 edifícios de uma universidade no Reino Unido concluiu que associar BIM e FM melhora a eficiência das equipes de manutenção, já que é mais rápido acessar informações e localizar um problema.
Exemplo: imagine que uma parede e um rodapé de um determinado espaço precisam ser pintados. Sabe qual é a referência da tinta usada nesse quarto, para ficar igual às outras paredes? Qual foi o tratamento dado à madeira do rodapé? Vai ser preciso arrastar mobília para fazer a remodelação? A sua equipe sabe exatamente qual é o lugar que precisa de ser remodelado? Se associar a modelagem BIM às ordens de serviço, a sua equipe terá todas as respostas.
7. Blockchain
Tal como o BIM, a Blockchain não é uma tecnologia nova. Ela surgiu com as primeiras criptomoedas e, na sua essência, é uma corrente de informação criptografada que não pode ser corrompida – isso é o que garante que a compra e venda de moedas é confiável.
Atualmente, o uso de Blockchain continua limitado, especialmente, ao mundo das criptomoedas, mas não faltam ideias para aplicar essa tecnologia na indústria, no comércio, varejo, no setor hoteleiro e, claro, na gestão de infraestruturas.
O objetivo é que tudo passe a ser rastreável, desde as transferências de propriedades às atividades no sistema, passando pela origem de tudo o que compramos. Ou seja, todo o processo da ordem de serviço ficaria gravado de forma transparente e eficaz. É possível que a tecnologia de blockchain se integre com os softwares de manutenção num futuro próximo… talvez, já em 2021.
8. Sustentabilidade e eficiência energética
Conquistar mais eficiência energética é, sem dúvida, um dos maiores desafios no futuro imediato. Por um lado, as perdas de energia contribuem para o desperdício e para aumentar a nossa pegada ecológica. Por outro, elevam os custos das empresas com o aquecimento e a climatização de edifícios.
Os softwares de CAFM (Computer Aided Facilities Management, ou Gestão de Facilities Auxiliada por Computadores), os sensores e a Internet das Coisas permitem automatizar em quais temperaturas o aquecimento liga e desliga, reduzir recursos em salas que não estão sendo utilizadas, diminuir os gastos com luz e até definir a frequência indicada para as ações de manutenção e de limpeza, conforme o uso habitual de cada ativo.
O objetivo é que todos os edifícios tenham uma pegada de carbono neutra – como já acontece no The Edge, a sede da Deloitte em Amesterdam, que aplica a Internet das Coisas para ser o “edifício mais sustentável do mundo”. O sistema de iluminação está ligado via Ethernet a sensores que registram a claridade, a ocupação de cada sala, a umidade, a temperatura e o teor de CO2. Não é um futuro distante ou ficção científica: é algo que já está ao nosso alcance.
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Como dissemos na abertura desse artigo, as expectativas são altas para a Gestão de Facilities em 2021. É importante ficar por dentro das tendências e tomar as medidas necessárias para ultrapassar os desafios. Fale com um dos nossos especialistas e saiba como o Infraspeak pode impulsionar a sua operação e ajudá-lo a superar esses desafios!
