No mundo dinâmico do gerenciamento de instalações, a busca por soluções eficazes é constante.

As instalações modernas são pressionadas a manter o tempo de atividade e a otimizar as operações de manutenção para evitar paralisações. O tempo de inatividade não planejado custa até US$ 50 bilhões por ano em vários setores.

A função do gerenciamento da manutenção na prevenção do tempo de inatividade está bem estabelecida, com a manutenção preventiva eficaz gerando reduções de custos e aumentos de produtividade.

Durante muito tempo, os sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção (Computerised Maintenance Management Systems, CMMS) definiram o padrão de referência para o gerenciamento de manutenção, colocando vários recursos de organização e controle de manutenção em um único software.

Porém, à medida que as empresas evoluem, suas necessidades também evoluem. Soluções de ponta, como as plataformas de gestão de manutenção inteligente (Intelligent Maintenance Management Platforms, IMMPs), oferecem novas oportunidades para que os gerentes de instalações melhorem o desempenho de seus edifícios e ativos.

Este artigo explora por que cada vez mais profissionais de FM estão se afastando dos softwares CMMS.

CMMS: o status quo

Os sistemas informatizados de gerenciamento de manutenção (CMMS) são um elemento básico para o gerenciamento de tarefas de manutenção.

Esse software especialmente projetado é um dos pilares do setor, criado para ajudar os gerentes de instalações a gerenciar, coordenar e rastrear uma grande variedade de tarefas de manutenção e ordens de serviço.

Embora o CMMS seja uma melhoria significativa em relação a não usar nenhum software de gerenciamento de manutenção, as novas pressões industriais estimularam o desenvolvimento de novas ferramentas. 

Por exemplo, os edifícios e a tecnologia estão mais complexos, as expectativas dos clientes e dos consumidores estão aumentando e as normas relativas à qualidade, segurança e sustentabilidade estão se tornando cada vez mais rigorosas.

As limitações de um CMMS antigo

O software CMMS existe há décadas e estamos começando a observar algumas limitações:

  • Flexibilidade limitada: As soluções de CMMS geralmente oferecem opções limitadas de personalização, o que torna difícil para as empresas adaptarem o sistema às suas necessidades específicas.
  • Tecnologia desatualizada: Em comparação com soluções contemporâneas, como as plataformas de gerenciamento inteligente de manutenção (IMMPs), a tecnologia do CMMS pode parecer ultrapassada.
  • Reativo em vez de proativo: O CMMS geralmente é mais adequado para problemas de manutenção reativa em vez de manutenção preventiva, o que reduz os custos e aumenta a produtividade, de acordo com vários estudos.
  • Interface complexa: Algumas soluções de CMMS podem ter uma curva de aprendizado acentuada devido às suas interfaces complexas, o que pode afetar a adoção e a eficiência do usuário.
  • Problemas de integração: As soluções CMMS mais antigas podem não se integrar facilmente a outros sistemas ou softwares, limitando as oportunidades de compartilhamento de dados. 
  • Análises inadequadas: Embora o CMMS possa registrar e armazenar dados de manutenção, ele geralmente não possui recursos analíticos robustos para a tomada de decisões criteriosas.
  • Preocupações com a escalabilidade: À medida que a empresa cresce e evolui, um CMMS pode não ser capaz de ser dimensionado de forma eficaz para atender às crescentes demandas de gerenciamento de manutenção.
“Estávamos usando um sistema diferente que era suportado por planilhas do Excel e fornecia cerca de 200 ordens de serviço por semana. Agora, estamos entregando 2.000, e isso apenas com os reativos.”

— Mike Robinson, Diretor de desenvolvimento de negócios na Penguin FM

Então, e se pudéssemos levar o CMMS mais longe? E se houvesse uma maneira de igualar esses benefícios impressionantes e desenvolvê-los?

É exatamente isso que as IMMPs podem fazer.

O surgimento das plataformas de gerenciamento inteligente da manutenção

As plataformas de gerenciamento inteligente de manutenção (IMMPs), como a Infraspeak, evoluíram para aliviar as limitações dos CMMS tradicionais. Elas oferecem aos gerentes de instalações mais ferramentas e flexibilidade, mas sem sobrecarregá-los com interfaces muito complicadas.

Uma IMMP não é apenas uma versão avançada de um CMMS – ela significa uma mudança de paradigma.

As IMMPs se libertam do “sistema de registros” estático que caracteriza o CMMS.

Em vez disso, eles vão além do simples gerenciamento de manutenção, oferecendo integração de IoT, análise de dados de IA e integrações de software.

“A aplicação da Infraspeak nos permite controlar os tempos e os custos de todas as nossas intervenções, além de nos permitir ter uma visão global do que está acontecendo em cada uma das tarefas de manutenção de nossos operadores.”

— Danyel Guzmán, CEO da Verdtical

É claro que eles também dominam o básico, como a programação de manutenção preventiva e reativa e o gerenciamento de ordens de serviço.

É importante destacar que as IMMPs não complicam demais a estrutura de tecnologia do gerente de instalações. Pelo contrário, os usuários relatam que eles são mais fáceis de usar, o que é excelente para integrar a equipe rapidamente e delegar tarefas a não profissionais de TI.

“A Infraspeak, por ser baseada na nuvem, significa que posso acessá-la em qualquer lugar, desde que tenha uma conexão com a Internet. Isso é inestimável para a minha equipe, pois ela pode comunicar a necessidade de recursos por meio de fotos gravadas no aplicativo.”

— Mike Kelley, gerente de manutenção da Sundeala

As vantagens da IMMP

As IMMPs aproveitam efetivamente as tecnologias avançadas, como IA e IoT.

Isso permite que coletem e analisem dados abrangentes de manutenção e de chamados, transformando-os em insights valiosos e acionáveis. Aproveite seus dados para cortar custos e aumentar o desempenho das instalações. Seus clientes e consumidores agradecerão por isso!

Alguns dos principais recursos das IMMPs incluem:

Interface dinâmica e flexível

As IMMPs operam como sistemas de manutenção dinâmicos e em tempo real -— um sistema de inteligência.

“A adaptabilidade da Infraspeak permite transformar este software em um aplicativo sob medida para cada necessidade.”

— António Revez da Silva, CEO da ARSPLUS

“Trabalhei em propriedades durante 15 anos, provavelmente em oito funções diferentes, todas de gestão superior. E já usei muitos sistemas CAFM diferentes. Alguns são um pesadelo. Alguns simplesmente não são adequados para o nosso tipo de setor… muitos sistemas CMMS são do tipo “é assim mesmo”. Gosto do fato de que você pode adaptar a Infraspeak para atender às necessidades específicas de sua empresa.””

— Matt Goodyear, diretor de patrimônio da Holmeleigh Care

Isso significa que eles são muito mais adaptáveis e responsivos às mudanças nas necessidades operacionais em comparação com os antigos CMMS. Além disso, você pode usar uma IMMPs para criar suas próprias soluções otimizadas – você não fica preso a uma interface complicada e a recursos excessivos.

Automação: simplificando as tarefas de manutenção

As IMMPs oferecem recursos alimentados por IA, como alertas semanais e relatórios automatizados de falhas.

Isso não apenas alivia a carga de trabalho da equipe de manutenção, permitindo que ela se concentre em tarefas essenciais, mas também aumenta significativamente a produtividade em todas as operações de manutenção.

“O que mais posso destacar é a ferramenta de gerenciamento de avarias ou ordens de serviço. É uma ferramenta fundamental que nos facilitou muito a resolução de trabalhos corretivos e, pouco a pouco, à medida que toda a equipe se adapta, trabalhará melhor a cada dia. Outras ferramentas, como controles de armazém (estoques, etc.), gestão de compras, consumo, SLAs, etc., parecem ser muito funcionais.”

— Manuel Morcillo, gerente de manutenção do La Siesta Salou Resort&Camping

Integração: preenchendo a lacuna entre os sistemas

Uma das vantagens distintas das IMMPs é sua capacidade de se integrar perfeitamente a outras ferramentas digitais e sistemas de hardware.

Essa interoperabilidade permite um melhor compartilhamento de dados e colaboração entre diferentes plataformas.

“Costumávamos usar três sistemas diferentes para administrar nosso departamento de manutenção. Agora, praticamente tudo é feito na plataforma Infraspeak.”

— Mark Durrans, Gerente de Manutenção e Serviços da Rentec

“A Infraspeak tornou a vida muito mais fácil. Colocou tudo sob o mesmo guarda-chuva, para que possamos gerenciar, criar relatórios, ver onde estamos gastando dinheiro e onde podemos investir em uma única plataforma.””

— Jordan Tesfamichael, EL&N Londres

Um excelente exemplo é a integração com o software de contabilidade Xero. A integração com o Xero permite que os gerentes de manutenção compartilhem automaticamente faturas e dados de aquisição com seu software de contabilidade.

Análise perspicaz para decisões baseadas em dados

As IMMPs podem gerar relatórios automáticos sobre edifícios, serviços públicos, ordens de serviço e manutenção.

Isso não apenas otimiza o planejamento e a execução da manutenção, mas também contribui para a eficiência de custos e o gerenciamento eficaz de riscos. Use seus dados para cortar custos e melhorar o desempenho de suas instalações.

A função das IMMPs em diferentes setores

As IMMPs mudam o jogo em vários setores, oferecendo uma abordagem inteligente e integrada ao gerenciamento da manutenção.

O mais importante é que eles são aplicáveis a uma ampla gama de setores e podem ser personalizados para vários fluxos de trabalho. Vamos explorar como as IMMPs estão reformulando as operações em vários setores.

Varejo

Em ambientes de varejo, é fundamental manter os ativos funcionando para clientes e consumidores.

As unidades de varejo apresentam uma grande variedade de elevadores, unidades de ar condicionado HVAC, iluminação, etc., que precisam ser mantidos em ótimas condições.

Com uma IMMP, todos os dados de manutenção são agregados em um sistema centralizado, fornecendo informações valiosas sobre o desempenho dos ativos, os custos de manutenção e as taxas de conclusão de tarefas. Isso permite que os gerentes de varejo tomem decisões baseadas em dados que aumentam a eficiência e reduzem os custos.

Serviços de instalações

No mundo dos serviços de instalações, é comum o gerenciamento de diversos ativos em vários edifícios e, possivelmente, até em diferentes setores ou indústrias.

Uma IMMP simplifica esse processo por meio de recursos avançados, como criação e atribuição automatizadas de chamaos, rastreamento de ativos em tempo real e relatórios avançados.

As IMMPs também garantem a conformidade regulamentar por meio da manutenção meticulosa de registros e do gerenciamento de acordos de nível de serviço (SLA).

Hotelaria

O setor de hotelaria depende de uma manutenção tranquila. As IMMPs otimizam os processos de manutenção, reduzindo a probabilidade de falha de ativos e mantendo altos níveis de atendimento ao cliente.

Além disso, os altos padrões de manutenção estão associados a melhores avaliações dos clientes e à repetição de negócios.

Adicionalmente, as IMMPs podem se integrar a outros sistemas do hotel, permitindo uma visão holística das operações e a rápida resolução de problemas.

Saúde

No setor médico e de saúde, o tempo de inatividade dos ativos não é apenas inconveniente, como também pode ser uma questão de vida ou morte. As IMMPs proporcionam um gerenciamento de manutenção robusto, garantindo o tempo de atividade dos equipamentos médicos, o que é fundamental para apoiar os resultados clínicos.

As IMMPs também oferecem suporte à conformidade com as rigorosas regulamentações do setor de saúde por meio da programação automatizada de inspeções, da manutenção de registros detalhados e da manutenção oportuna de dispositivos médicos.

IMMPs para um gerenciamento de instalações pronto para o futuro

As instalações são pressionadas a oferecer um tempo de atividade e um desempenho de manutenção cada vez maiores.

As IMMPs oferecem a adaptabilidade tão necessária, combinando interfaces fáceis de usar com profunda funcionalidade técnica. De forma crítica, estas plataformas são flexíveis e podem ser personalizados para usuários de diferentes setores, incluindo hotelaria, varejo, médico, manufatura e muitos outros.

Os clientes e consumidores da Infraspeak abrangem vários setores, mas todos dizem a mesma coisa – nossa IMMP aumenta a eficiência, reduz custos e simplifica as operações. Alguns estavam usando duas ou 3 plataformas diferentes antes de descobrir a Infraspeak.

Agora, eles usam apenas a Infraspeak, que oferece tudo, desde o gerenciamento de manutenção preventiva e reativa até o gerenciamento de ordens de serviço, análises avançadas e integração com dispositivos IoT e outras plataformas de software.

O futuro do gerenciamento de instalações chegou, e ele é inteligente, integrado e eficiente.